富士フイルムのWorking Folderは電子帳簿保存法に最適？機能や価格を紹介！|複合機リースの格安NO1

富士フイルムのWorking Folderは電子帳簿保存法に最適？機能や価格を紹介！

2024年04月03日

業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円で、リース・販売している株式会社じむやの堀田です。

本記事では、富士フイルムビジネスイノベーションのWorking Folderについて解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

富士フイルムビジネスイノベーションのWorking Folderとは？

さてこのWorking Folderというのは簡単に言ってしまえばクラウドシステムの事です。

クラウドとは「クラウドコンピューティング」と言って自社サーバー等を使わず、インターネット上に保存するシステムです。

もちろん私が紹介するので、ただのクラウドではありません。

以前紹介した「DocuWorks（ドキュワークス）」というPDFの様な管理ソフトと同じく既存のものよりできることが非常に多いです。

取引先に段階的なアクセス権限を与え情報を共有できる【富士フイルムビジネスイノベーションのWorking Folder】

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Working Folderの一番の特徴と言えば、この他社へのアクセス権限移譲です。

例えば、建築や設計関係のお仕事をされている方だと、いちいちメールで複数の業者に指示を出す事が面倒という方もおられるかと思います。

しかし、Working Folderを使えば

書き込みが可能なユーザー
閲覧のみ可能なユーザー

を管理者（契約者）が個別で設定が出来ますので、やり取りにこのシステムを使えば、今後のスムーズなやり取りが可能です。

「１０メガバイトを超える大きいデータをメールに添付出来ない！」なんて事もなくなります。現に建築関係ではほぼ必須と言われているぐらいです。

DocuWorksがあればさらに業務の効率化が望めます。

また、他社間とのやり取りに使えるという事は、支店間・部署間のやり取りにも使えるという事になります。

例えば、今でしたらVPNルーターとファイルサーバーを置いて、支店間の情報を共有する事が主流でしたが、このWorking Folderを使えば数十万する上記の機器をリースせずに済みます。

また、セキュリティ面に関しても保存したデータは暗号化され、部外者のアクセスを弾くので非常に優秀なクラウドサービスになります。

Working Folderのもつ機能について詳しくみていきましょう。

『大容量』

Working Folderは、100GB〜5,000GBまで使える大容量設計であり、かつ1回あたり5GBまでの大きなファイルをアップロードすることが可能となっています。

大量のデータを扱うプロジェクトや、多くのメンバーが関与する企業のプロジェクト管理などにおいて、大容量設計であることは大きなメリットです。

さらに、Working Folder Plusでは容量を最大50TBまで拡張することができます。

非常に大量のデータを扱う必要がある企業や組織にとって、容量を拡張できることはとても有用でしょう。

例えば、映像制作会社や大規模な研究機関などは、膨大な量のデータを日々扱っています。

このようなケースでは、Working Folder Plusによる50TBまで拡張可能な容量は、データ管理という1つの課題を解決してくれます。

大容量設計であることはデータ管理の効率化と業務の生産性向上に貢献し、ユーザーに安心感を与えてくれます。

『チェックイン・チェックアウト機能』

グループで作業する際に便利な機能がチェックイン・チェックアウトの機能です。

具体的に説明しますと、文書を編集することができるのは1度につき1人までというように制限することができます。

これにより、同時に複数のユーザーが同じ文書を編集してしまうことによる混乱や、編集内容の重複等を防ぐことができます。

規模が大きなプロジェクトでは、多くのメンバーが同じ文書に対して作業を行うことが往々にしてあり、そのような場合に、チェックイン・チェックアウト機能を利用することで、各メンバーがスムーズに作業を進めることができるようになるでしょう。

さらに、チェックイン・チェックアウト機能はセキュリティ面でも大きな利点をもたらします。

文書の編集権限を1人のユーザーに限定し、さらには作業中であることを他のユーザーに知らせることができるので、不正な編集や情報の漏洩を防ぐことにもつながります。

チェックイン・チェックアウト機能は、効率的な文書管理とセキュリティを両立してくれます。

『IDのないユーザーともファイル共有』

Working FolderのIDをもっていないユーザーに対しても、メールで通知した限定URLからファイルを共有することができます。

この機能は、プロジェクトに一時的に参加するメンバーとの情報共有にも活用可能です。

社外のパートナーやクライアントとも情報の共有を簡単に行うことができ、社内外にわたりプロジェクトを進めることができるようになります。

さらに、IDのないユーザーからもファイル登録をしてもらうことができ、クラウド上でファイルの受け取りができます。

特定のフォーマットでのデータ提供を求める場合などに便利に活用可能です。

この機能を利用すれば、データの形式に起因する問題を避けることができます。

『複合機のジョブフロー連携』

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機とのジョブフロー連携を行うことができます。

連携することで、受信データやスキャンデータをWorking Folderに自動アップロードすることが可能です。

自動アップロードは文書のデジタル化やペーパーレス化を推進する上で大きなメリットとなり、さらには業務の効率化につながります。

例えば、紙の文書を手動でデジタル化し、それをクラウドにアップロードするという手間が省けます。これは、文書のバックアップを取る上でも有効です。

さらに、受信ファクスを自動で振り分けることができますので、情報の管理を容易にするだけでなく、紙の消費を抑えることもできます。

複合機とジョブフロー連携することは、業務の効率化と環境の負荷軽減にも貢献してくれます。

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機との連動！

キャプチャ

やはり普通のクラウドと違うところに複合機との連動が掲げられます。

富士フイルムビジネスイノベーション社といえば複合機がメインの会社であり、どのようなサービスも複合機を意識して展開しております。

例としては

パソコンがなくとも直接Working Folderのデータを印刷する事が可能
複合機でスキャニングしたデータを直接Working Folderへ
FAXが来たら自動的に直接Working Folderへ転送

という事も可能です。

また、DocuWorks（ドキュワークス）との連動も可能で、DocuWorksの画面にWorking Folderの階層が表示されます。

この様な利便性の高い同等のクラウドを導入するとなると通常月額２万円前後はしてきますが、Working Folderは月々3,500円（ユーザー数：10人、容量：10GB）で利用できる格安クラウドシステムになります。

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機と一緒に活用したら、まず間違いなく富士フイルムビジネスイノベーションブランドから抜け出すのは難しいでしょう。

Working Folderの価格

商品名	標準価格(税別)	備考
Working Folder 基本サービス	4,200円/月	ユーザー数：10人キャビネット容量：100 GB ドロワー数：最大510（個人ドロワー数：最大10、共有ドロワー数＋あんしんドロワー数：最大500）