複合機リースとレンタルの違いは？料金・契約期間・向いている会社を比較

複合機リースとレンタルの違いを一覧で比較

リースは利用者が選んだ機種をリース会社が購入する

公益社団法人リース事業協会によると、ファイナンス・リースでは、利用者が物件や販売会社を選び、リース会社がその物件を購入して貸し出します。
そのため、新品のA3カラー複合機、FAX、両面同時読取ADF、追加給紙、フィニッシャーなど、業務に必要な構成を指定しやすい点が特徴です。

複合機から業務システムへスキャンする、パソコンからFAXを送る、ICカード認証を使うといった要件がある場合も、事前に仕様を整理して機種を選べます。
ただし、リース契約の成立にはリース会社所定の審査があり、希望する機種や契約条件がそのまま承認されるとは限りません。

本体を自由に処分できる契約ではない

リース期間中の所有権はリース会社にあります。
利用者が自由に売却、譲渡、廃棄できるものではありません。
事務所移転に伴って設置場所を変更するときも、リース会社や保守会社への連絡が必要になることがあります。

レンタルは貸主が保有する在庫から選ぶのが基本

レンタルは、貸主が所有している複合機を期間を定めて借りる契約です。
在庫機を活用するため、リースと比べて短い期間に対応できることがあります。
一方で、メーカー、発売時期、印刷速度、オプション構成を細かく指定できない場合があります。

中古機や整備済み機が提供されることもあるため、導入前には機種名、製造年または使用状況、総印刷枚数、搭載ストレージ、セキュリティ機能、部品供給や保守対応の可否を確認しましょう。
新品を希望する場合は、見積依頼時に明記する必要があります。

レンタルでも契約条件は会社ごとに異なる

時間単位や日単位の短期レンタルから、数カ月、1年を超える長期レンタルまであります。
短期利用できることはレンタルの特徴ですが、すべての会社が1台から短期間で提供しているわけではありません。
対象地域、最低台数、最低利用期間、在庫を公式情報または個別見積もりで確認してください。

料金は月額ではなく契約期間中の総支払額で比べる

リース料金と保守料金は分けて確認する

リース料は、複合機本体と対象オプションの取得価額、契約期間、リース会社の条件などをもとに設定されます。
一般的なファイナンス・リースは、物件の取得価額、資金コスト、固定資産税、保険料などのほぼ全額を契約期間中に回収する仕組みです。

一方、修理、点検、トナー供給などは販売会社やメーカーとの保守契約で提供されるのが基本です。
したがって、見積書では本体のリース料とカウンター保守料を別々に確認する必要があります。

リース料金の考え方をさらに確認したい場合は、株式会社じむやの複合機のリース料金と計算方法の解説も参考になります。
ただし、掲載例を自社の料金としてそのまま当てはめず、現在の正式な見積もりを取得してください。

本体標準価格だけでは必要額を判断できない

メーカーの本体標準価格には、ADF、FAX、給紙台、フィニッシャー、設置費、ネットワーク設定費、保守料などが含まれない場合があります。
例えば、リコーの公式価格情報では、本体とは別にFAXユニットや自動原稿送り装置の価格が掲載され、いずれかの原稿送り装置または圧板の装着が必要な機種例もあります。

シャープの公式ラインアップでも、20枚機から80枚機まで出力速度と本体希望小売価格に大きな幅があります。
単にA3カラー複合機という条件だけで比べず、印刷速度と必要オプションをそろえることが重要です。
価格と仕様は改定される可能性があるため、メーカー公式サイトと見積書で最新情報を確認してください。

レンタル料金も定額とは限らない

レンタルでは、複合機本体の機械維持料金に保守や消耗品が含まれる契約があります。
ただし、レンタル料金だけで印刷費用まで賄えるとは限りません。

富士フイルムビジネスイノベーションの短期レンタル契約条項では、機械のレンタルサービス料金とは別にコピー料金が定められ、月間の最低コピー料金を設定できる内容になっています。
同社の請求項目に関する公式FAQでも、機械維持料金は本体と付属品のレンタル料金であり、コピー料金を含まないと説明されています。

レンタルの見積書では、機械維持料金、最低コピー料金、実使用枚数に応じた料金、保守料金、搬入・搬出費を分けて確認しましょう。

初期費用と終了時費用を見落とさない

複合機を利用するには、搬入、設置、ネットワーク接続、パソコンへのドライバー設定、スキャン設定、FAX設定などが必要です。
階段作業、クレーン作業、遠隔地への訪問が追加料金になることもあります。

返却時には、搬出費、設置場所の原状回復費、ストレージのデータ消去費が発生する場合があります。
富士フイルムビジネスイノベーションの公式サービスには、オフサイトでのデータ消去と証明書発行を1台2万円とする例がありますが、これは同社の特定サービスの公表価格です。
すべての契約に適用される金額ではないため、契約先へ個別に確認してください。

契約期間と中途解約の条件を比較する

リースは途中で返却しても支払いが終わるとは限らない

公益社団法人リース事業協会は、ファイナンス・リースについて、リース期間中の中途解約はできないと説明しています。
当事者間の合意により中途解約する場合も、契約によっては残期間のリース料または残リース料相当額の違約金を一括で支払うことになります。

そのため、次のような可能性がある会社は、月額の差だけで長期リースを決めないほうが安全です。

• 数年以内に事務所を閉鎖または統合する可能性がある
• 移転先の面積や設置環境が決まっていない
• 従業員数や印刷枚数が大きく変わる可能性がある
• ペーパーレス化を進めており、将来の必要台数を予測しにくい
• 業務システムの変更により必要機能が変わる可能性がある

移転時は設置場所変更の手続きも確認する

所有者であるリース会社に無断で移設できない契約があります。
また、複合機は精密機器で重量もあるため、通常の引っ越し業者ではなく指定業者による搬出入を求められる場合があります。
移転の可能性があるなら、移設承認、運搬費、再設定費、保守対応エリアを契約前に確認してください。

レンタルにも解約予告や自動更新がある

レンタルは契約途中で解約できることがありますが、解約条件は提供会社によって異なります。
富士フイルムビジネスイノベーションの特定レンタルサービス契約例では、同一事業所への対象機械3台以上を条件とし、満了前に更新拒絶の通知がなければ1年間更新する規定があります。
また、中途解約には原則3カ月前までの書面通知を求め、即時解約では所定の加算金基本額の3倍相当額を支払う例が示されています。

これは特定の契約例であり、すべてのレンタルに共通する条件ではありません。
しかし、レンタルでも解約予告期間、自動更新、解約時の支払いが設定される可能性があることは理解しておきましょう。

契約満了時に確認したいこと

• 満了後に自動更新されるか
• 更新を断る場合は何日前までに通知するか
• 返却日までの料金を日割り計算できるか
• 搬出業者を指定されるか
• 返却費とストレージ消去費を誰が負担するか
• 付属品や未使用消耗品も返却する必要があるか

保守・カウンター料金・印刷枚数の違い

カウンター保守に含まれる範囲をそろえる

カウンター保守とは、複合機のメーターカウントに応じて料金を支払い、点検、修理、部品交換、トナー供給などを受ける契約です。
ただし、何が含まれるかはメーカー、販売会社、契約プランによって異なります。

富士フイルムビジネスイノベーションのトータルサービス契約例では、ドラムカートリッジ、トナーカートリッジなどの消耗品と、修理・点検などの保守サービスが含まれます。
一方、用紙代とホチキス針代は含まれません。

リコーの特定機種の公式保守情報には、月額基本料金と使用カウントに応じた従量料金を比較し、高いほうを請求する契約例があります。
また、契約から一定年数が経過した後に料金を増額する条件も掲載されています。
この料金体系が他機種や他社にそのまま当てはまるわけではないため、自社の見積書で確認してください。

保守契約で確認する項目

• トナーとドラムが含まれるか
• 故障部品と交換作業費が含まれるか
• 技術員の出張費が含まれるか
• 定期点検の有無と頻度
• 平日、土日、夜間の受付時間
• 遠距離や離島で追加料金が発生するか
• 代替機を提供する条件
• 用紙、ホチキス針、特殊消耗品の扱い
• 契約年数経過後の増額条件

土日対応の考え方は、複合機の保守メンテナンスは土日も対応可能かでも詳しく解説しています。

印刷枚数はカラーとモノクロを分けて把握する

見積もり前に、直近6カ月から12カ月程度のカウンター実績を確認すると、料金を比較しやすくなります。
現在の複合機で、月間モノクロ枚数、月間カラー枚数、繁忙月の最大枚数を調べましょう。

新規事業で実績がない場合は、従業員数だけで決めず、請求書、提案書、会議資料、図面など、実際に印刷する文書から概算します。
ペーパーレスFAXやスキャン保存を導入する予定があれば、その削減分も考慮します。

最低カウンター料金がある場合、見込み枚数を大きく下回っても請求額が下がらない可能性があります。
反対に、繁忙期の出力が想定を超えると従量料金が増えます。
通常月と繁忙月の両方で試算してもらうと安心です。

スポット保守との比較では停止時間も考慮する

保守契約を付けず、故障時だけ修理を依頼するスポット保守もあります。
ただし、スポット保守は訪問料金、作業時間に応じた技術料金、部品代、トナー代などが別々に発生する場合があります。

リコーの特定機種では、保証期間外のスポット保守として訪問ごとの基本料金、30分単位の技術料金、交換部品代を別途請求する公式例があります。
複合機が停止したことによる業務遅延も含め、定額保守とスポット保守のどちらが自社に適するか判断してください。

リースとレンタルはどのような会社に向いているか

リースを検討しやすい会社

リースは、必要な機能と利用期間が明確な会社に向いています。
例えば、A3カラー出力、両面同時スキャン、FAX、複数段給紙、仕分けやホチキス処理などを長期間使う場合です。

• 同じ事業所で複合機を継続利用する予定がある
• 月間印刷枚数がある程度安定している
• 新品や特定メーカーの現行機種を希望する
• 基幹システムや文書管理システムとの連携が必要
• 保守会社と継続的なサポート関係を築きたい

ただし、リースでは審査があり、原則中途解約できません。
既に付き合いのあるリース会社を利用できるか気になる場合は、銀行系リース会社で複合機を契約できるかも参考にしてください。

必要以上に高性能な機種を選ばない

将来に備える目的で過剰な速度や給紙容量を選ぶと、本体利用料が増える可能性があります。
通常月の印刷枚数、繁忙期の処理量、同時利用人数を販売会社に伝え、複数の速度帯で見積もりを取りましょう。
製本や大量スキャンなど、利用頻度の低い機能を内製する必要があるかも検討してください。

レンタルを検討しやすい会社

レンタルは、利用期間や業務量が変わりやすい会社に向いています。
短期プロジェクトの現場事務所、イベント運営拠点、仮設オフィス、移転までのつなぎ、繁忙期だけの増設などが代表例です。

• 複合機を必要とする終了時期が決まっている
• 本格導入前に印刷速度や使い勝手を試したい
• 組織再編や移転の予定がある
• 採用や事業計画により必要台数が変わりやすい
• 特定の新品機種にこだわらない

レンタルでも最低利用期間や解約条件があるため、予定期間より短く終了した場合と、延長した場合の両方を試算しておきましょう。

レンタル在庫のセキュリティを確認する

過去に別の利用者が使った複合機では、ストレージの初期化状況を確認することが重要です。
返却時のデータ消去方法だけでなく、導入前にどのような初期化や点検を行っているか、証明書を発行できるかを質問してください。
アドレス帳、スキャン履歴、FAX送受信データなどの管理方法も確認します。

失敗を避ける見積もりチェックリストと選び方

見積書でそろえる15項目

1. 対応用紙サイズ：A3対応が必要か、A4専用で足りるか
2. カラー対応：カラー複合機かモノクロ複合機か
3. 連続出力速度：カラーとモノクロの毎分出力枚数
4. FAX：FAXユニット、回線数、パソコンFAXの要否
5. ADF：両面同時読取、原稿積載枚数、読取速度
6. 給紙と後処理：給紙段数、手差し、フィニッシャーの有無
7. 月間印刷枚数：モノクロ、カラー、繁忙月を分ける
8. 最低料金：最低カウンター料金や最低コピー料金の有無
9. 保守範囲：トナー、ドラム、部品、技術料、出張費
10. 特別対応：土日、営業時間外、遠距離対応の追加料金
11. 導入費：搬入、設置、ネットワーク、スキャン、FAX設定
12. 中途解約：残額、解約金、解約予告期間、必要な手続き
13. 終了時費用：返却、搬出、原状回復、付属品の扱い
14. データ消去：HDDやSSDの消去方法、証明書の費用
15. 更新後の条件：自動更新、再リース、保守料金や単価の変更

設置環境も見積依頼時に伝える

複合機本体の寸法だけでなく、排紙トレイや給紙カセットを開いた状態の幅、保守作業に必要な空間を確認します。
エレベーターの有無、階段幅、入口寸法、床の段差、電源、LAN配線、FAX回線、搬入可能時間も伝えてください。
現地調査を行える場合は、設置後の追加費用や搬入不能のリスクを減らせます。

最終判断は総額・変更リスク・保守体制の3点で行う

最後は、次の手順で候補を絞ると判断しやすくなります。

1. 必要機能と月間印刷枚数を決める
2. リースとレンタルで同一仕様の見積もりを取る
3. 通常月と繁忙月の印刷料金を計算する
4. 初期費用、月額費用、終了時費用を合算する
5. 移転、縮小、機種変更が起きた場合の負担を確認する
6. 保守受付時間と復旧対応を比較する
7. 見積書と契約書の内容が一致しているか確認する

利用期間と必要仕様が固まっているならリース、変化の可能性が高いならレンタルを軸に比較するのが基本です。
ただし、月額表示だけで結論を出さず、自社の印刷枚数を入れた総支払額で判断してください。

会計処理についても注意が必要です。
企業会計基準委員会が公表した新リース会計基準は、原則として2027年4月1日以後開始する事業年度などからの適用が定められていますが、会社が採用する会計基準や中小企業向け会計ルールによって扱いが異なります。
リースなら一律に同じ経理処理になるとは考えず、税理士または会計士へ確認してください。

主な確認資料

• 公益社団法人リース事業協会 リースの案内
• 公益社団法人リース事業協会 リース契約の特徴
• 国税庁 耐用年数表
• 富士フイルムビジネスイノベーション 短期レンタル契約条項
• 富士フイルムビジネスイノベーション 特定レンタルサービス契約例

本記事は2026年8月17日時点で確認した公式情報をもとに構成しています。
製品価格、契約条件、保守内容は変更されることがあります。
契約前にメーカー、販売会社、リース会社またはレンタル会社の最新資料をご確認ください。

参考情報・出典

• リースのご案内 – 公益社団法人リース事業協会
• リース契約の特徴 – 公益社団法人リース事業協会
• 〖確定申告書等作成コーナー〗-耐用年数（器具・備品）（その1）