複合機に搭載されているAI（人工知能）とは？おすすめ機能を紹介！

QUICK ANSWER

この記事の要点

2021年以降、京セラなどの大手複合機メーカーがコピーやスキャン、FAXなど従来の基本機能だけでなく、AI（人工知能）を活用したさまざまな機能を搭載するような時代背景となっています。
AI搭載複合機では、スキャンした文書の文字を認識したり書類を種類ごとに分類したり、クラウドへ自動保存したりするなど、これまで人が手作業で行っていた業務を効率化できます。

• AI搭載複合機とは？従来の複合機との違いなど解説！
• AI搭載複合機を導入するべき理由とは？どのような企業におすすめなのかも解説！
• AI搭載複合機の選び方は？4つのポイントで解説！

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2026年9月21日

2021年以降、京セラなどの大手複合機メーカーがコピーやスキャン、FAXなど従来の基本機能だけでなく、AI（人工知能）を活用したさまざまな機能を搭載するような時代背景となっています。

AI搭載複合機では、スキャンした文書の文字を認識したり書類を種類ごとに分類したり、クラウドへ自動保存したりするなど、これまで人が手作業で行っていた業務を効率化できます。

紙の書類を大量に扱う企業では、AIを活用することで文書管理やデータ入力にかかる時間を削減しやすいです。

本記事では、複合機に搭載されているAIとは何なのか、どのような機能が利用できるのか、導入するメリットや選び方など解説しています。

AI搭載複合機とは？従来の複合機との違いなど解説！

まず、AI搭載複合機とはどのような製品なのかを確認しておきましょう。

AI搭載複合機とは従来のコピーやプリント、スキャン、FAXなどの機能に加えてAIや関連する認識技術を活用し、文書処理や情報管理を支援できる複合機です。

従来の複合機では、紙の書類をコピーしたり、スキャンしてPDFとして保存したりすることが中心でした。

一方、AIを活用した複合機ではスキャンした文書の内容を認識しデータ化や分類、保存、検索、共有などの作業まで効率化できる機種もあります。

例えば、下記のような機能が代表的です。

• 印刷された文字や手書き文字のデータ化
• 文書の自動分類・仕分け
• 検索可能なPDFの作成
• クラウドサービスとの連携
• 画像や画質の自動補正
• 利用状況の分析やセキュリティ対策

ただし、すべての複合機がこれらの機能に対応しているわけではありません。

AIの搭載方法や利用できる機能はメーカーや機種、オプション、連携サービスなどによって異なるため、導入前に確認することが重要です。

AI搭載複合機を導入するべき理由とは？どのような企業におすすめなのかも解説！

複合機にAIを活用する大きなメリットは紙を印刷、コピーするだけでなく、紙文書を業務で活用できるデータへ変換しやすくなることです。

AI搭載複合機を導入することで、複合機の機能が増えるだけではありません。

紙を扱う業務そのものを見直すきっかけになり、企業全体の業務効率化につながりやすいです。

書類の整理や入力作業など、日常的に発生する定型業務の負担も減るでしょう。

『AI搭載複合機をおすすめする理由』

ここでは、企業がAI搭載複合機を導入するべき理由についてまとめました。

ヒューマンエラーを減らせる

手作業による入力やファイル整理では、入力ミスや保存先の間違いが発生することがあります。

AIや自動化機能を活用することで、こうした作業の一部を機械に任せられるため、人的ミスの削減が期待できます。

ただし、AIが必ず正確に判断するとは限りません。
重要な文書については、最終的に人が内容を確認する運用も必要です。

ペーパーレス化やDXを推進できる

紙の書類をスキャンしてデータ化し、クラウドや文書管理システムへ保存することで紙を中心とした業務からデジタル中心の業務へ移行しやすくなります。

ペーパーレス化だけでなく、社内の情報共有や検索性の向上にもつながります。

複合機を単なる印刷機器ではなく、紙とデジタルをつなぐ業務の入口として活用できる点がAI搭載複合機の魅力です。

文書のデータ化を効率化できる

AIやOCRを活用した複合機では、紙の書類をスキャンして文字情報をデータ化できます。

例えば、請求書や見積書、契約書などをスキャンすると、文書内の文字を認識して検索可能なPDFなどとして保存できる機種があります。

紙の書類をそのまま画像として保存するだけでは、必要な情報を探す際に一枚ずつ確認しなければなりません。

しかし、文字情報を認識したデータであれば、キーワード検索によって必要な書類を探しやすくなります。

書類の分類・整理を自動化できる

大量の書類を扱う企業では、スキャンしたデータを一つずつフォルダへ保存したり、ファイル名を変更したりする作業が負担になります。

AIを活用できる複合機では、文書の内容や種類を判断し、請求書・契約書・見積書などに分類して保存できる機種があります。

これにより、利用者が毎回保存先を指定する手間を減らせるため、バックオフィス業務の効率化につながります。

クラウドとの連携がしやすい

現在は、Microsoft 365やGoogle Driveなどのクラウドサービスを業務で利用する企業も増えています。

複合機とクラウドサービスを連携すれば、紙の書類をスキャンした後、指定した場所へ保存する運用も可能です。

社内の共有フォルダやクラウドへデータを保存することで、複数の社員が必要な資料へアクセスしやすくなります。

テレワークや複数拠点で業務を行っている企業にとっても、紙中心の文書管理からデジタル中心の管理へ移行するきっかけになります。

【関連記事】

複合機×クラウド連携で実現可能な機能や導入メリットなど解説！

『どのような企業におすすめ』

AI搭載複合機は、紙文書を多く扱う企業におすすめです。

例えば、請求書や領収書を大量に処理する経理部門、契約書や申請書を扱う総務・人事部門、営業資料を管理する営業部門などです。

それに、複数の拠点で書類を共有している企業やペーパーレス化・DXを進めたい企業にもおすすめです。

一方で、印刷やコピーが中心で文書の電子化や自動処理をほとんど必要としない企業の場合、AI機能を搭載していても十分に活用できない場合もあります。

そのため、AI搭載という点だけで製品を選ぶのではなく、現在の業務でどの作業に時間がかかっているのかを整理したうえで導入しましょう。

AI搭載複合機の選び方は？4つのポイントで解説！

AI搭載複合機なら、どの製品を選んでも同じというわけではありません。

導入後に必要な機能が使えなかったとならないよう、自社の業務に必要な機能を明確にしておきましょう。

ポイントは、下記の4つです。

• AI機能の必要性
• OCRの精度
• クラウドとの連携
• セキュリティ

詳しくみていきましょう。

『必要なAI機能を確認する』

まずは、AIを使って何をしたいのかを決めることが重要です。

紙文書を電子化したい、請求書を整理したい、検索可能PDFを作りたいなど目的によって必要な機能は異なります。

『OCRの精度を確認する』

紙文書のデータ化を目的とする場合は、OCRの性能を確認してください。

手書き文字や表、帳票などを扱う場合は、実際の業務書類を使って認識精度を確認しておくことをおすすめします。

『クラウド・システムとの連携を確認する』

現在利用しているクラウドストレージや文書管理システムと連携できるかも重要です。

複合機単体で便利でも、既存システムとの相性が悪ければ、かえって業務が複雑になる可能性があります。

『セキュリティ性能を確認する』

複合機では、請求書や契約書、顧客情報などの重要なデータを扱います。

そのためユーザー認証やアクセス制限、通信の暗号化、利用履歴の管理などセキュリティ機能も確認しましょう。

AI機能だけを見るのではなく、便利さと安全性の両方から比較することが大切です。

複合機で利用できるおすすめのAI機能【4選】

では、実際にAI搭載複合機ではどのような機能が利用できるのでしょうか。

ここでは、企業の業務効率化に役立ちやすい代表的な機能を紹介しています。

詳しくみていきましょう。

『高精度OCRで紙文書をデータ化』

代表的な機能の一つが、OCR（光学文字認識）です。

OCRは、紙の書類をスキャンして画像として保存するだけでなく、画像内にある文字を認識してテキストデータとして扱えるようにする技術です。

紙の請求書や契約書などを検索可能なPDFにしたり、文字データとして活用したりできます。

例えば、取引先名や請求書番号、日付などのキーワードから必要な文書を探せるようになれば、書類を探す時間の短縮にもつながります。

また、AI-OCRに対応した機種やサービスでは、手書き文字や帳票などの認識を支援できる場合もあります。

ただし、認識精度は文書の状態や機種によって異なるため、導入前に実際の業務で使用する書類を使って確認するのがおすすめです。

【関連記事】

複合機の仕組み「OCR」とは？メリットやデメリットなど解説！

『文書を自動で分類』

AIを活用すると、スキャンした書類を内容に応じて分類、仕分けできる場合があります。

複数種類の書類をまとめてスキャンした際に請求書や見積書、契約書などを判別し、それぞれ指定した場所へ保存する仕組みです。

これまで担当者が1枚ずつ確認していた作業を効率化できるため、書類の量が多い企業ほどメリットを感じやすい機能でしょう。

『検索可能なPDFを作成』

紙をスキャンして作成した一般的なPDFは、実質的に画像データとして保存されるため、文書内の文字を検索できない場合があります。

OCR機能を利用すれば、画像内の文字を認識して検索可能なPDFを作成できます。

検索可能なPDFにすることで、必要な情報をキーワードから探したり、文字をコピーしたりしやすくなります。

紙文書を大量に電子化する企業にとって、文書管理の効率化につながる重要な機能です。

『画像補正・画質の最適化』

AIや画像処理技術を活用して、スキャンした文書を見やすく補正できる機種もあります。

原稿を斜めにセットしてしまった場合の傾き補正や背景の影・汚れの除去、薄い文字の補正などです。

こうした機能によって、スキャン後のデータを見やすく整える作業を減らせます。

古い書類や何度もコピーされた資料などを電子化する場合には、画質補正機能が役立つでしょう。

さいごに｜AI搭載複合機を活用しよう！

AI搭載複合機は従来の印刷やコピー、スキャン、FAXをする機械から、文書管理や業務効率化を支援する機器へと進化しています。

OCRによる文字データ化や文書の自動分類、検索可能PDFの作成、クラウド連携などを活用すれば紙を扱う業務の負担を減らしやすいです。

ただし、AI機能はメーカーや機種によって対応範囲が異なるため、導入時にはAIが搭載されているかだけで判断するのではなく、自社が抱えている業務上の課題を解決できる機能が搭載されているかを確認しましょう。

複合機を単なる印刷機器として利用するのではなくAIやクラウド、文書管理システムと組み合わせて活用することで、ペーパーレス化やDXの推進にもつなげられます。

これから複合機の導入、入れ替えを検討しているのであれば、現在の業務フローを見直しAI機能をどのように活用できるかを考えてみるとよいでしょう。

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