複合機の仕組み「OCR」とは？メリットやデメリットなど解説！
複合機にOCRが導入されていることで、書類のペーパーレス化が実現できるだけでなく、管理する際のメリットも数多く存在します。
業務を円滑に進めることができ、経費削減にも繋がりますので、OCRを導入されていない企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
本記事では、複合機のOCRをテーマに解説しています。
導入すべき理由やメリットについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
複合機の仕組み「OCR」とは？
OCRという機能が存在することは知っている方もいることでしょう。
しかし、具体的にどのような機能なのか説明することは難しいですよね。
OCRとは、スキャンした画像やテキストを文字コードに変換する技術のこと。要するに簡単に言えばスキャナーの事です。どのメーカーの複合機でも当たり前に導入されています。
複合機にOCR機能が導入されていることで、データのスキャンが容易に行えるうえに、共有フォルダをパソコンと連動させることで管理しやすいという特徴が挙げられます。
他にも、OCRにはさまざまな特徴がありますが、ここでは3つにまとめました。
- スキャン時に文字コードとして認識する
- PDF保存やOfficeソフトへの変換が可能でペーパーレス化が実現できる
- スキャンデータの自動振り分けに対応
OCRはペーパーレス化の実現と深く関係しており、複合機と組み合わせることで、データのスキャン時や管理時の負担を軽減させることができます。
また、さまざまなメリットやデメリットもありますが、詳細については後述します。
複合機の機能「OCR」が存在する２つの意味とは？
複合機にはOCR機能が含まれた製品が存在します。そもそも、なぜOCR機能が必要なのでしょうか。
ここでは、下記2つの意味について解説します。
- スキャナーで読み取る
- データをOfficeソフトに変換
それでは、詳しくみていきましょう。
『スキャナーで読み取る』
一般的な複合機には、スキャン機能が付属されています。
OCRは、そんなスキャン機能を活用して画像やテキストを複合機内に読み込むことで、データ保存が実現できる仕組みです。
文字コードに変換する仕組みについては前述しましたが、データ管理するうえで入力作業をシンプルにカットできるため、業務の効率化が目指せるでしょう。
一般的には、紙媒体の画像やテキストをデータ保存したい場合に用いられます。
わざわざ入力してデータ化することは手間がかかりますよね。
複合機のスキャン時にOCR機能を活用することで、容易にデータ化することができます。
『読み取ったデータをExcelやWordにする』
複合機で読み取ったスキャンデータは、パソコンなどのデバイスと連動させてデータ管理するだけが目的ではありません。
業務の効率化については前述していますが、もう1つのおすすめポイントとしては、読み取ったデータをExcelやWordなどのOfficeソフトに変換することができるということです。
ちなみに、複合機のOCR機能で読み取った文字コードは、OfficeソフトだけでなくAdobe―のPDFにも対応。
このようにOfficeソフトやPDFに変換することで、紙媒体の画像やテキストの文字起こしが不要となり、業務の負担軽減に繋がるでしょう。
複合機でOCR機能を導入・活用するメリットとデメリットは？
それでは、複合機でOCRを活用するメリットやデメリットについてみていきましょう。
『OCRのメリットを3つ紹介』
- スキャン時の手間がかからない
- スキャンデータの管理が容易
- データ管理することで、業務の負担が減らせる
OCR機能を導入する際のポイントとしては、ソフトウェアの連動とデバイスとの互換性ですが、複合機に付属するOCRにはこれらの要素が関係しません。
その理由は、複合機メーカーがOCRを推奨していることと、もともと付属した形で製造されているためです。
リコー、ゼロックス、キャノンなどの複合機大手メーカーでは、OCRが付属した製品も販売・リースしていますので、業務の効率化を目指したいならOCRが付属した複合機を選びましょう。
『OCRのデメリットを３つ紹介』
- 複合機種によってはOCRが導入されていないことがある
- 操作方法が分からない
- エクセルやワードに変換する際の認識率が悪い
複合機のOCRを操作するには、設定方法を覚える必要があります。
複合機のワンタッチ機能で容易にOCR機能が扱えるという簡単な話ではありません。
付属している取扱説明書を確認したり、複合機に記載してあるカスタマーサポートに問い合わせたりして、操作方法を覚えるようにしましょう。
また、エクセルやワードに変換するという意味でのOCR機能を目的としているのであれば、別途オプションで尚且つ認識率が90％程ですので、10％ぐらいが文字化け等して書類としては使い物になりません。
さいごに｜OCRを有効活用してペーパーレス化を目指しましょう！
複合機のOCR機能は、ペーパーレス化が実現可能で経費削減に繋がるため、導入したい企業も多いはず。
今回は、OCRの特徴やメリット、デメリットなどについて解説してきましたが、上手に活用するためには操作方法を覚える必要があります。
最後に、本記事の内容をまとめます。
- OCRとは、スキャンした画像やテキストを文字コードに変換する技術のこと
- ペーパーレス化が実現可能
- OfficeソフトやPDFファイルに変換可能
- データ管理業務の負担軽減に繋がる
これから複合機にOCR機能を導入される企業、OCR機能が付属された複合機への買い替えを検討されている企業などあることでしょう。
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