複合機のデータ消去を行う方法とは？理由と対策について解説！

QUICK ANSWER

この記事の要点

複合機には、個人情報や会社の機密情報などがデータとして保存されています。
しかし、複合機のセキュリティに関して何か対策をしているかといえば、そうではない企業も少なくありません。

• 複合機のデータ消去をするタイミングは？
• 複合機のデータ消去をする理由とは？
• 情報漏洩から複合機のデータを守るための対策は？

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2025年7月4日

複合機には、個人情報や会社の機密情報などがデータとして保存されています。

しかし、複合機のセキュリティに関して何か対策をしているかといえば、そうではない企業も少なくありません。

複合機からの情報漏洩を防止するためにも、データを消去することは必然です。

本記事では、複合機に保存されているデータを消去する理由や削除方法などについて詳しく解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

複合機のデータ消去をするタイミングは？

複合機の利便性の裏で見落とされがちなのが、内部に保存されるデータの管理。
日常的に使用されるなかで、印刷データ・スキャン履歴・FAX送信先・アドレス帳といった情報をHDDやメモリ内に蓄積されています。

こうしたデータが削除されないまま第3者や別の部署に引き渡されると、機密情報の漏洩という危険性につながる場合もあります。

情報が漏洩すると大きな問題につながるため、下記の事柄で使用者が変わるタイミングではデータ消去することをおすすめします。

• 他人に譲るとき
• 他部署に渡すとき
• 廃棄するとき

複合機のデータをいつ消去すべきなのでしょうか。

詳しくみていきましょう。

『他人に譲るとき』

使用しなくなった複合機を知人や別の企業に譲る場合、事前にデータ消去しなければなりません。

保存されたドキュメントやアドレス帳、FAX番号などの情報が残っていれば、不正利用や誤送信のリスクが生じる場合もあります。

顧客情報や社外秘の文書などが保存されていた場合、情報漏洩は企業の信頼を揺るがす深刻な問題となりかねません。

こうしたリスクを回避するには、本体の初期化だけでなくHDDの完全消去をセットで行うことをおすすめします。

『他部署に譲るとき』

同じ会社内だから大丈夫と思われがちですが、部署ごとに扱うデータの性質や機密性は大きく異なります。

営業部で利用していた複合機には商談メモや顧客の契約情報、総務部では人事情報や給与関連のファイルが残されている可能性があります。

そのまま他部署で使用すれば、意図せぬ情報漏洩につながるため注意しなければなりません。

部署移動などで複合機を再配置する場合には、事前に内部データを削除してクリーンな状態で引き渡すことが、セキュリティ上の基本です。

『複合機を廃棄するとき』

複合機の買い替えやリース契約の終了に伴い、機器を廃棄または返却する際にもデータ消去しなければなりません。

使用しなくなったからといって、内部に残された情報が消えるわけではありません。

処理を怠れば、のちにデータが流出した際に管理不足として企業の責任が問われる可能性もあります。

また、個人情報保護法などの観点からも廃棄前に複合機のストレージを適切に処理することは法令遵守のうえでも重要。
不安な場合は、メーカーやリース会社が提供しているデータ消去サービスやセキュリティパックを活用するのもおすすめです。

詳細については、後述します。

複合機のデータ消去をする理由とは？

複合機に保存されている情報漏洩を防止するためにも、データ消去しなければなりません。

• メモリーやハードディスクのデータ蓄積
• 個人情報の漏洩を防止するため

それでは、上記2つの理由について、詳しくみていきましょう。

『メモリーやハードディスクのデータ蓄積』

スキャンデータやパソコンとの連動フォルダなどは、複合機内のメモリーやハードディスクに保存されます。

そのため、複合機に対して不正アクセスが働いた場合、情報が流出する危険性があります。

定期的にデータを別デバイスにバックアップしたり、消去したりすることでトラブルを回避できますが、実際に対策している企業はほとんどありません。

とはいえ、複合機内のメモリーやハードディスクにデータが蓄積されることは、情報漏洩の原因になってしまいますので危険です。

定期的に、複合機内のデータを消去するよう心がけましょう。

『個人情報の漏洩防止』

パソコンやスマホなどのセキュリティ対策は一般的ですが、複合機のセキュリティ対策をしている企業はそれほどみられません。

そのため、インターネットを介して複合機への不正アクセスから情報が漏洩してしまう危険性があります。

複合機内にデータが残った状態で不正アクセスされると、故障のトラブルや予期せぬ動きをして、会社の運営に支障をきたす恐れがあります。

不正アクセスの危険性としては、客観的にみても100％回避できませんが、事前にデータを消去しておくことで個人情報の漏洩防止に繋がるでしょう。

情報漏洩から複合機のデータを守るための対策は？

複合機からの情報漏洩を防止するためには、データそのものに対してセキュリティを高める必要があります。

ここでは、下記の2つの対策について紹介しています。

• ファイアウォール
• ID・パスワード

それでは、詳しくみていきましょう。

『ファイアウォールを経由させる』

複合機をインターネットに接続している場合、ファイアウォールを経由させることでデータを守ることができます。

そもそも、ファイアウォールとは、不正だと判断されたIPアドレスからのアクセスを除外する仕組みのことです。

ファイアウォールを実現するためには事前に設定する必要がありますが、ITの知識があれば設定方法はそれほど難しくありません。

しかし、扱いが不慣れな方には少し難しい仕組みですので、業者に対応してもらいましょう。

『ID・パスワードを設定する』

複合機の機種によっては、使用する毎にIDやパスワードを求める機能が付属しています。

また、ICカードを設定導入して特定のユーザーしか利用できないような制限もかけることができます。

第3者に知られたくないデータが複合機内に残っているときもありますよね。

そのような場合に、IDやパスワードを設定するケースがみられます。

複合機のデータ消去を行う3つの方法を紹介！

次に、複合機に保存されたデータを消去する方法について紹介していきます。

『メーカーが提供するデータ消去サービスを利用する』

複合機メーカーとしては、キャノン、ゼロックス、リコーなどが挙げられますが、これらのメーカーが独自に提供しているサービスのなかに、データ消去に関する対応が含まれます。

複合機内に設置されているメモリーやハードディスクに保存されているデータ消去サービスですが、修理というよりも廃棄する場面で活用されるケースが多くみられます。

製造元のメーカーということもあり、安心してデータ消去を依頼できることは魅力的ですよね。

『複合機のデータを初期化する』

複合機には、初期化するプログラムコマンドが内蔵されています。

そのため、今すぐにデータを消去したい場合は、複合機の初期化がおすすめです。

しかし、複合機を初期化すると、設定も含めて購入時の状態に戻ってしまいます。

必要に応じて再設定が必要となる場合がありますので、頻繁に行うことはなるべく控えましょう。

『データセキュリティキット』

富士ゼロックスやシャープなど大手メーカーが提供しているデータ消去ツールとして、データセキュリティキットがあります。

もともとは、各メーカーが複合機内に保存されているデータを、ユーザーが管理しやすくするためのツールです。

データセキュリティキットの主な機能は、次のとおり。

視覚的にも扱いやすいため、知識がなくても容易に操作できます。

標準で内蔵されている複合機種もありますので、手軽に扱えることも魅力的ですよね。

複合機のデータを消去する以外の対策は？セキュリティの観点で4項目紹介！

複合機は日々の印刷やスキャン、FAXなどを通じて大量の情報を取り扱っているため、データ消去は情報漏洩を防ぐうえで重要です。

しかし、消去だけではセキュリティ対策として不十分です。

ここでは、複合機をより安全に運用するために必要なデータ消去以外のセキュリティ対策についてまとめました。

詳しくみていきましょう。

『FAXの送り先を確認』

複合機からFAXを送信する際、宛先の入力ミスによって情報漏洩が発生するケースは少なくありません。

たった一桁の番号間違いで、機密書類が第三者のもとに届いてしまうこともあります。

このような事態を防ぐには、FAX送信前に宛先の番号を必ず確認するルールの徹底が効果的。
送信履歴やアドレス帳の活用、もしくは再確認機能を搭載した複合機の導入も誤送信防止につながります。

『IPsecやSSL/TLSなどの暗号化技術』

複合機は社内ネットワークを介してデータをやり取りするため、通信内容が第3者に傍受されるリスクもあります。

この対策として有効なのが、IPsecやSSL/TLSといった暗号化プロトコルの活用です。

通信内容を暗号化することでデータの盗み見や改ざんを防止でき、機密情報の安全性が高まります。

クラウドストレージやメール連携機能を利用する場合は、暗号化通信の導入が不可欠です。

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『ICカードなどのユーザー認証』

社内の誰でも自由に使える状態では、意図しない文書の出力や外部の人間による不正使用が起こる可能性があります。

これを防ぐには、ICカードやパスワード認証によってユーザーを識別する仕組みが有効的。
認証を通過したユーザーのみが印刷やスキャン、コピーを実行できるようにすれば情報の漏洩や誤操作のリスクを抑えられます。

操作ログが残ることで、「いつ・誰が・何を印刷したか」の履歴を追跡することも可能になります。

『IPフィルタリング』

複合機はネットワークに接続されているため、社外からの不正アクセスやウイルス感染といったリスクもあります。

インターネット経由で遠隔操作やクラウド連携を行う場合、セキュリティの強化は欠かせません。

そのために有効なのが、IPフィルタリング機能の設定。
あらかじめ許可したIPアドレス以外からのアクセスを遮断する仕組みで、外部からの不正侵入をブロックできます。

複合機を社内ネットワークに安全に接続するための、基本的なセキュリティ対策といえるでしょう。

さいごに｜データ消去を行って複合機の最適化を図ろう！

複合機内のデータが大量に蓄積していると、メモリーのオーバーフローや故障の原因となってしまいます。

そのため、データ管理は常に心掛けなければなりません。

最後に、本記事の内容をまとめます。

• 情報漏洩を防止するためにも複合機のデータ消去は必要
• ファイアウォールやID設定などで複合機のセキュリティを強化
• メーカーに依頼して複合機内のデータを消去できる
• 複合機の初期化やデータセキュリティキットでもデータ消去できる

複合機に保存しているデータを最適化して、効率的な業務遂行を目指しましょう。

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