複合機のデータ消去を行う方法とは?理由と対策について解説!

2020年10月10日

特別条件複合機

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目次

①複合機のデータ消去をする理由とは?
②情報漏洩から複合機のデータを守るための対策は?
③複合機のデータ消去を行う3つの方法を紹介!
④さいごに|データ消去を行って複合機の最適化を図りましょう!

 

 

 

複合機には、個人情報や会社の機密情報などがデータとして保存されています。

 

しかし、複合機のセキュリティに関して何か対策をしているかといえば、そうではない企業も少なくありません。

 

複合機からの情報漏洩を防止するためにも、データを消去することは必然です。

 

本記事では、複合機に保存されているデータを消去する理由や削除方法などについて詳しく解説しています。

 

 

 

①複合機のデータ消去をする理由とは?

 

複合機に保存されている情報漏洩を防止するためにも、データ消去しなければなりません。

 

  • メモリーやハードディスクのデータ蓄積
  • 個人情報の漏洩を防止するため

 

それでは、上記2つの理由について、詳しくみていきましょう。

 

 

『メモリーやハードディスクのデータ蓄積』

スキャンデータやパソコンとの連動フォルダなどは、複合機内のメモリーやハードディスクに保存されます。

 

そのため、複合機に対して不正アクセスが働いた場合、情報が流出する危険性があります。

 

定期的にデータを別デバイスにバックアップしたり、消去したりすることでトラブルを回避できますが、実際に対策している企業はほとんどありません。

 

とはいえ、複合機内のメモリーやハードディスクにデータが蓄積されることは、情報漏洩の原因になってしまいますので危険です。

 

定期的に、複合機内のデータを消去するよう心がけましょう。

 

 

『個人情報の漏洩防止』

パソコンやスマホなどのセキュリティ対策は一般的ですが、複合機のセキュリティ対策をしている企業はそれほどみられません。

 

そのため、インターネットを介して複合機への不正アクセスから情報が漏洩してしまう危険性があります。

 

複合機内にデータが残った状態で不正アクセスされると、故障のトラブルや予期せぬ動きをして、会社の運営に支障をきたす恐れがあります。

 

不正アクセスの危険性としては、客観的にみても100%回避できませんが、事前にデータを消去しておくことで個人情報の漏洩防止に繋がるでしょう。

 

 

 

②情報漏洩から複合機のデータを守るための対策は?

 

複合機からの情報漏洩を防止するためには、データそのものに対してセキュリティを高める必要があります。

 

ここでは、下記の2つの対策について紹介しています。

 

  • ファイアウォール
  • ID・パスワード

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『ファイアウォールを経由させる』

複合機をインターネットに接続している場合、ファイアウォールを経由させることでデータを守ることができます。

 

そもそも、ファイアウォールとは、不正だと判断されたIPアドレスからのアクセスを除外する仕組みのことです。

 

ファイアウォールを実現するためには事前に設定する必要がありますが、ITの知識があれば設定方法はそれほど難しくありません。

 

しかし、扱いが不慣れな方には少し難しい仕組みですので、業者に対応してもらいましょう。

 

 

『ID・パスワードを設定する』

複合機の機種によっては、使用する毎にIDやパスワードを求める機能が付属しています。

 

また、ICカードを設定導入して特定のユーザーしか利用できないような制限もかけることができます。

 

第3者に知られたくないデータが複合機内に残っているときもありますよね。

 

そのような場合に、IDやパスワードを設定するケースがみられます。

 

 

 

③複合機のデータ消去を行う3つの方法を紹介!

 

次に、複合機に保存されたデータを消去する方法について紹介していきます。

 

 

『メーカーが提供するデータ消去サービスを利用する』

複合機メーカーとしては、キャノンゼロックスリコーなどが挙げられますが、これらのメーカーが独自に提供しているサービスのなかに、データ消去に関する対応が含まれます。

 

複合機内に設置されているメモリーやハードディスクに保存されているデータ消去サービスですが、修理というよりも廃棄する場面で活用されるケースが多くみられます。

 

製造元のメーカーということもあり、安心してデータ消去を依頼できることは魅力的ですよね。

 

 

『複合機のデータを初期化する』

複合機には、初期化するプログラムコマンドが内蔵されています。

 

そのため、今すぐにデータを消去したい場合は、複合機の初期化がおすすめです。

 

しかし、複合機を初期化すると、設定も含めて購入時の状態に戻ってしまいます。

 

必要に応じて再設定が必要となる場合がありますので、頻繁に行うことはなるべく控えましょう。

 

 

『データセキュリティキット』

富士ゼロックスやシャープなど大手メーカーが提供しているデータ消去ツールとして、データセキュリティキットがあります。

 

もともとは、各メーカーが複合機内に保存されているデータを、ユーザーが管理しやすくするためのツールです。

 

データセキュリティキットの主な機能は、次のとおり。

 

  • メモリーやハードディスク内のデータ消去
  • データ保護
  • 暗号化

 

視覚的にも扱いやすいため、知識がなくても容易に操作できます。

 

標準で内蔵されている複合機種もありますので、手軽に扱えることも魅力的ですよね。

 

 

 

④さいごに|データ消去を行って複合機の最適化を図りましょう!

 

複合機内のデータが大量に蓄積していると、メモリーのオーバーフローや故障の原因となってしまいます。

 

そのため、データ管理は常に心掛けなければなりません。

 

最後に、本記事の内容をまとめます。

 

  • 情報漏洩を防止するためにも複合機のデータ消去は必要
  • ファイアウォールやID設定などで複合機のセキュリティを強化
  • メーカーに依頼して複合機内のデータを消去できる
  • 複合機の初期化やデータセキュリティキットでもデータ消去できる

 

複合機に保存しているデータを最適化して、効率的な業務遂行を目指しましょう。

 

 

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業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。
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