ユーザー認証とは?【複合機のカウンター枚数の上限を設定】

2019年02月05日

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目次

①業務用複合機のユーザー認証とは?
②ユーザー認証でカウンター枚数の上限を設定
③ユーザー認証で出来る事
④ユーザー認証のデメリット

 

 

 

①業務用複合機のユーザー認証とは?

 

複合機の場合で使用するユーザー認証とは、使用する者が正しいかどうかの識別(判別)をする仕組みです。

 

簡単に言えば、パスワードとIDを使用してログインする機能と言えば分かりやすいでしょうか?

 

業務用の複合機のデフォルト状態では、誰でも制限なく使用が可能であるので、人によって使用できる機能等を分けたい場合にユーザー認証は役に立ちます。

 

また、類義語として「部門管理」という仕組みもありますが、個人を制限したい場合はユーザー認証、グループを制限したい場合は部門管理となります。

 

 

 

②ユーザー認証でカウンター枚数の上限を設定

 

人数の多い事業所で複合機を入れる場合に、たまに「あまり使いすぎない様に設定出来ない?」と言われる事があります。

 

現在の複合機は「カウンター料金」と言って一枚印刷する事に費用が発生する仕組みとなっていますので、間違えて何百枚とフルカラーで印刷してしまえば高額の請求となってしまう可能性がある為にこういった相談をされます。

 

そんな時にも便利なのがユーザー認証なのです。

 

Aという人物にはフルカラー100枚まで
Bという人物にはフルカラー200枚まで
という様に個別に枚数制限をかけれるだけでなく、そもそもフルカラーを使えなくするという事も可能です。

 

 

 

③ユーザー認証で出来る事

 

先ほどはカウンター制限の話をしましたが、ほとんどの基本的機能を制限する事が出来ます
スキャンやプリントアウトも制限が出来ます。

 

元々はセキュリティ強化の為の機能ですが、余計な出費を減らしたいという経営者の為の機能として今は使われていますね。

 

また、通常のユーザー認証はIDとパスワードが必須ですが、カードやスマホと連動させてかざすだけで認証する事も可能です。

 

ただし、カードは別オプションだったり、スマホはアンドロイド限定だったりします。

 

 

 

④ユーザー認証のデメリット

 

デメリットはやはり面倒くさい事です。

 

コピー枚数が多い事業所だと何度もユーザー認証をしないといけなく、従業員からは面倒くさいと言われてしまいますね。

 

実際にカウンター枚数に制限をかけたいと相談されても、面倒くさいですよ?
と返したらやっぱいいですと言われる事が大半で、思ったよりも普及はしていません。

 

実際に数百件の発注依頼をしてきましたが、設定作業にユーザー認証を追加したのは2件しかありません。

 

従業員が多く制限をしたいと思っていると毎度毎度のユーザー認証が効率が悪くし、従業員が少なく印刷ボリュームが少ない事業所のがユーザー認証が苦じゃないという矛盾があるのが難点ですね。

 

 

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