インターネットFAXとは？普通のFAXとの違いやメリット・デメリットをご紹介
本記事では、インターネットFAXについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
インターネットFAXとは？
今回はインターネットFAXについて書いていきたいと思います。
インターネットFAXは固定の電話回線を利用するのはなく、インターネット回線を用いて使用するFAXのことです。
基本的にはインターネットFAX業者というのが、何社かありますので申し込む形で契約致します。
メリットとしては、インターネットが使える環境であれば、スマートフォンで外出先からでもFAXが送れたり受けれたりできるので、かなり便利です。
複合機のEメール転送機能は、あくまで外出先で見る事だけなので、そこがちょっと物足りないですね。
また、インターネットFAXはNTTやKDDIで新たに回線を申し込む必要もなく、3分程で電話番号を取得出来ます。
気になるのが市外局番ですが、基本的には各都道府県の県庁所在地であれば、何処の市外局番でも取得が可能です。
しかし、市内局番は自由に選ぶことが難しいので、選択肢に出てくるものしか選べません。
弊社で言うところの「263」が市内局番ですね。
弊社が利用しているのは「eFax」という業者で、どうやらインターネットFAX業者の中でNO1シェアを持っているようです。
それでは、インターネットFAXの特徴を深堀りしながら、普通のFAXとの違いについてもみていきましょう。
『インターネットFAXの特徴』
インターネットFAX（ファックス）は、従来の電話回線を使わずにインターネット回線を利用してFAXの送受信を行うサービスです。
具体的にどのような点が優れているのでしょうか。
ここでは、インターネットFAXの主な特徴や導入することによるメリットについて解説していきます。
どこにいてもFAXが使える
インターネットFAXは、オフィスにいなくてもFAXの送受信ができるという大きな強みがあります。
外出先の営業現場や出張先、海外からでもネット環境さえあればすぐにFAXを確認できます。
ペーパーレスでコスト削減
従来のFAX機では送られてきたすべての文書を自動的に印刷していたため、用紙やインクの無駄でした。
不要なFAXやDM（ダイレクトメール）なども強制的に出力されるため、資源と経費がかさんでいました。
インターネットFAXでは必要なものだけを選んでプリントアウトできるため、インク代だけでなく、紙代や電気代を削減可能。FAX機自体や専用の電話回線も不要になるため、通信費や設備投資も最小限に抑えられます。
不要なFAXとDMをカットして迷惑FAX対策
インターネットFAXなら、送られてきたデータを一度デジタルで確認してから印刷するかどうかを判断できます。
不要なFAXを印刷せずに済むため、DMによる紙やインクの浪費を防止可能。業務に関係のないFAXの処理時間も短縮され、効率的な運用も可能です。
デジタルデータで管理しやすい
インターネットFAXで送受信されたFAXは、デジタルファイル（PDFなど）として保存・管理されます。
紙の書類のように保管スペースを必要とせず、パソコン上で簡単に検索・整理が可能。紙のFAXだと必要な書類を探すのに時間がかかるうえ、紛失のリスクもありますが、インターネットFAXなら検索機能で瞬時に目的の書類を見つけることができます。
バックアップも取りやすいため、情報管理面でもおすすめです。
『eFAXとは』
eFax（イーファックス）は、世界で1,200万人以上が利用する世界最大級のインターネットFAXブランド。全国62の市外局番+050番号から選べるFAX番号です。
東京「03」、大阪「06」、名古屋「052」、福岡「092」など主要都市はもちろん、地方都市も幅広くカバーしており、地域に密着した信頼感のあるFAX番号を持つことができます。
お住まいのエリアの市外局番がeFaxの対象にない場合でも、全国共通の「050」番号が用意されており、柔軟に対応可能です。
また通常のFAXでは、紙に印刷された文書を一人で受け取るのが一般的ですが、eFaxでは最大5つのメールアドレスで同時にFAXの受信が可能です。
従来のFAX機では、印刷した書類を読み取り機に通す必要がありましたが、eFaxならPDFやWord、ExcelなどのファイルをそのままFAXとして送信できます。
インターネットFAXとその他のFAXサービスとの違いは？
情報通信ネットワーク産業協会（CIAJ）の2024年におけるFAX普及率の統計結果によると、業務でFAXを「日常的に使用」または「たまに使用」していると回答した割合は40.1％で、2020年の調査開始から3年で9.6%低下することとなりました。
しかし、現代でもFAXは以前として現場で使われている通信手段のひとつ。技術の進化とともにインターネットFAXが登場し、従来のFAX機とは大きな違いも生まれました。
その他のFAXサービスにおける違いとあわせて、詳しくみていきましょう。
『一般的な普通のFAXとの違い』
インターネットFAXは、従来の電話回線を使った普通のFAXとは仕組みから異なります。
一般的なFAX機は紙とインクを使って送受信を行い、専用の電話回線が必要です。
ファックスを受けるには常に機器の電源を入れておく必要があり、受信したデータは紙に印刷されるため、保管や管理にも手間がかかります。
外出中に内容を確認することができず、タイムラグが発生しがちです。
一方、インターネットFAXはメール感覚で送受信でき、スマホやパソコンがあれば外出先でもリアルタイムに確認可能。ペーパーレスで保存・管理が簡単なうえ、用紙代やインク代も不要です。
初期コストも少なく、FAX機や専用回線が不要なので導入や維持が手軽です。
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『複合機との違い』
複合機にもFAX機能が搭載されているものもあり、印刷やコピー、スキャンなど多機能で便利です。
しかし、複合機でFAXを使う場合も通常は固定回線と用紙、トナーが必要。FAX受信データは紙に出力されることが多く、外出先で確認するのが困難です。
加えて導入コストも高く、本体価格のほかに保守費用も発生します。
一方で、インターネットFAXは、FAX機能に特化しながらもクラウド対応で手軽に利用できるのが魅力的。必要なデータだけを印刷できるためコスト削減につながり、FAXをデジタルデータとして管理できるところも違いのひとつです。
複合機ほど多機能ではありませんが、FAXに特化した合理的な使い方ができます。
『コンビニのFAXとの違い』
コンビニのFAXは、必要なときに手軽に使える点で便利ですが、あくまで一時的な利用に向いています。
店舗に足を運ぶ必要があり、毎回送信・受信ごとに料金がかかるため、頻繁にFAXを使う業務には不向きです。
また、受信は自宅やオフィスでリアルタイムに確認できないため、急ぎの連絡には対応しにくいという側面もあります。
一方、インターネットFAXなら自宅や出先、海外でもFAXの送受信が可能。受信したデータはすぐにメールで確認でき、PDFなどの形式で保存も簡単です。
コストも定額制や低料金で利用でき、コンビニのように時間や場所の制限を受けず、日常的な業務利用におすすめです。
インターネットFAXの利便性は？用途別に事例紹介！
上記でも書きましたが、かなり便利です。
しかし、ちょっと融通が利かないこともあります。
弊社が利用している「eFax」のみかもしれませんが、FAX送信の方法は、番号の入力の仕方が市外局番の「0」を除いた国別番号から入れないといけないのです。
弊社の番号の例でいうと「052-263-4688」が通常のFAX送信に使う番号ですが、「8152-263-4688」で入れないといけないのですね。
私はOA機器業界で身を置いているので、ある程度の操作方法等には理解度はある方ですが、それでも割と戸惑いましたね。
送りたいデータはパソコン上から選択すれば良いので簡単です。
FAX受信はメールの添付データとして来るので、非常に分かり安いです。
用途別の事例を紹介します。
『株式会社ガスター｜BizFaxスマートキャスト』
株式会社ガスター（神奈川県大和市、従業員940名）は、給湯機器や空調機器を製造・販売する東京ガスグループの企業です。
かつて同社では、部品や資材の発注をすべてFAXで行っており、その送信作業に毎晩多くの時間を費やしていました。
発注件数が多い日には、夜間の自動送信だけで一晩中かかることもありました。
モデム経由のFAXソフトでは通信エラーやフリーズが頻発し、翌朝に発注が完了していないこともあったため、生産スケジュールへの影響が大きな問題となっていた背景があります。
そこで同社が採用したのが、NTTコミュニケーションズが提供するインターネットFAXサービス「BizFAX スマートキャスト」です。
導入を決めた理由は、操作が簡単で既存のメール環境がそのまま使え、さらに導入費用が低く抑えられるため。FAXだけでなくメールとの連携もスムーズで、一斉送信や大量受信にも対応しており、全国一律の送信料金（1ページあたり約19円）でコスト削減にもつながるという点が高く評価されました。
実際に導入してみると、それまで数時間かかっていた発注送信作業が10分程度で完了するようになり、1日に400～500件におよぶ発注業務が劇的に効率化。発注は社内システムから直接データを取り込み、自動的にFAX送信されるため、手作業による入力ミスや誤送信もなくなりセキュリティ面でも大きな改善がみられました。
そして、送信結果は即時にメールで通知されるため、トラブル時の対応もスムーズに行えるようになりました。
全国の取扱店に一斉送信を行った際にも、従来の数回線とは比べものにならない速度と安定性で処理が完了し、業務効率は大きく向上。株式会社ガスターでは現在、部品発注業務を中心にこのシステムを活用していますが、今後は他の社内業務にもインターネットFAXを拡大してさらなる業務効率化を目指しています。
インターネットFAXは、スピード・コスト・安全性の面で、企業のFAX業務を根本から見直す有効な選択肢となっています。
『株式会社ペイロール｜VC-Faxソリューション』
株式会社ペイロールは、給与計算業務を専門とするアウトソーシング企業として全国240社以上、約86万人の従業員分の給与処理を請け負う企業です。
同社がクラウドFAXサービスを導入した背景には、既存のFAXシステムの老朽化がありました。
小売業をはじめとした多拠点展開の顧客企業とはFAXによる文書のやり取りが不可欠であり、事業継続性の観点からも、安定的で柔軟なFAX運用環境が求められていました。
しかし、オンプレミス型のFAXシステムを新たに構築する場合、高額な導入・運用コストが発生し、そのままサービス提供価格に影響することが懸念されました。
低コストと高信頼性の両立を目指す中で選ばれたのが、日立ソリューションズ・クリエイトの提供するクラウドFAX「VC-Faxソリューション」。選定の決め手は、下記のとおりです。
- 同サービスが大規模なFAX送受信に対応できる処理能力を有している
- 送信・受信の両機能を網羅している
- リーズナブルな料金体系
また、ベースとなる「TransFax」は、グローバル規模でデータセンターを分散・冗長化しており、自然災害や通信障害が起きた場合でもFAXサービスの停止リスクが極めて低いと判断されたことも大きな安心材料となりました。
給与計算のピークである月末にもFAX通信の遅延やエラーが起きにくく、今後さらに処理件数が増加してもクラウド型であれば回線増強や設備投資が不要で業務拡大にも柔軟に対応できる点も高く評価。
実際に導入して以来、大きなトラブルもなく同サービスの信頼性の高さを実感しているといえます。
さらに、VC-Faxは基幹システムや帳票システムとの連携性にも優れており、メール・FTP・SOAPなどの標準プロトコルを通じて柔軟に統合が可能。ペイロールではSOAPとFTPsを活用し、将来的な業務改変にも社内で柔軟に対応できる仕組みを構築しています。
FAXは一見アナログな手段に思われがちですが、依然として現場でのニーズが根強く存在します。
ペイロールは、このニーズを的確にとらえ、コストを抑えつつ高い信頼性と拡張性を両立させたクラウドFAXを導入することで、より安定したアウトソーシングサービスを実現しています。
VC-Faxソリューションは、今後FAX業務の在り方を見直したい企業にとって、有力な選択肢となるはずです。
複合機にFAXは必要なくなる？
全くもって消滅する機能ではありませんが、需要が減ってくる事は間違いありません。
例えば、Eメールが登場した時なんかは「FAXが廃れる！」と言われておりましたが、何やかんやで今でもFAXはバリバリに需要があります。
やはり紙ベースのFAXは堅実ですからね。
このインターネットFAX自体も、まだFAXをバリバリ使う企業があるからこそ需要のあるサービスだと思います。
しかしながら、スマホさえあれば何処でも送受信できるFAXが世の中に広まれば、複合機のFAXを使う事はめっきり減る事は確実でしょう。
今はfAXなしの複合機もありますので、FAXなし複合機とインターネットFAXという使い方も有りではないかと思います。
さいごに｜インターネットFAXを活用しよう！
今回は、インターネットFAXの特徴から一般的な従来のFAXとの違い、用途別の事例まで紹介してきました。
実際にインターネットFAXを導入した企業からは、業務効率化が上がり喜びの声をいただいています。
この機会にぜひ、インターネットFAXの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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