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複合機の高圧縮PDFとは?【データ量が10分の1になる】


今回は複合機の高圧縮PDFについて説明していきます。

 

複合機の主な使い方としてFAXやコピー、プリントがありますがそれに次ぐほど今必須となりつつあるのが圧縮PDFです。

 

スキャンとの組み合わせなどで今まで以上に仕事の効率を向上させることが可能になります。
PDFとはなんなのか、高圧縮PDFとの違いなど詳しく解説していきます。

 

複合機のレンタルなどを考えている場合は是非参考にしてみてください。

 

 

仕事効率を上げられる高圧縮PDFとは?

 

高圧縮PDFとは文字通りPDFを圧縮したものです。

 

その中でも注目を集めているのが、キャノン独自の画像分析圧縮方式というもので『高圧縮PDF』といいます。

 

高圧縮PDF
高画質でスキャンしたデータを、そのまま約1/10の容量まで圧縮することが可能

 

圧縮PDFとは少し違いますが、もう一つ似た機能にアウトラインPDFというものがあります。

 

スキャンしたファイルの文字や画像などを不可視レイヤーとしてアウトライン化、分割してPDF作成します。

 

例えばですが、グラフをアウトラインPDFすると色などは消えて外枠のふちなどだけが残ります。

 

データのサイズが小さくなるだけではなく、イラストレーターで再度デザインし直すことが可能です。

 

 

 

そもそもPDFって何?

 

PDFとはよく使われている電子ファイルの一つです。

 

Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)を略してPDFと呼ばれています。

 

今まで紙に印刷して相手に渡していたものを、そのまま電子的な用紙として相手に送ることができます。

 

 

 

PDFにするメリット

 

紙ではなくPDFファイルにすると仕事を進めるうえで様々なメリットがあります。

 

『ペーパーレス化でコスト削減』

一つの会社には様々な部署があり、商品開発や今後の企画など書類を用いて話し合ったり会議をおこなっていました。

 

そんな書類を作成する段階で様々な訂正がおこなわれるのですが、その都度印刷していては大量の紙を使用してしまいます。

 

PDFにしてしまうことで作成段階では、データで確認することができるので毎回印刷する必要がなくなりコスト削減につなげることが可能です。

 

 

『仕事の効率化を大幅に改善』

会議書類などを作成して上司に確認してもらう場合など、毎回印刷する必要があり直接見てもらう必要がありました。

 

仮に上司が外出してしまっていたりすると、すぐに確認してもらうことができません。

 

PDFにすると、パソコンなどクラウド上で確認可能となり出先でも問題ありません。

 

違う部署や取引先に確認してもらう場合も、わざわざ紙に印刷して会社まで行く必要もなくなりスピーディーな作業が可能になりました。

 

 

 

PDFに関する悩みは?

 

仕事を効率よく進めるうえでPDFがとても便利であることが分かりました。
ですが、職場によってはPDFに関する悩みもあるようです。

 

『PDFデータはとにかく重い』

PDFデータはその内容にもよりますが、とにかく容量が大きくサーバーに負担をかけてしまいやすいことがあります。

 

相手から送ってもらう場合もこちらから送る場合でも、パソコンの性能によっては開くまでにかなりの時間がかかります。

 

また、重すぎて他のパソコン作業が進めにくくなることがありました。

 

 

『相手がPDFを使用していないと全体の作業が遅れてしまう』

自分の会社ではPDFを使用していても、取引先がそうでない限り全体の作業が遅れてしまいます。

 

今までの場合相手が用紙で提出してくると、それ以降はFAXなどで対応するしかありませんでした。

 

 

 

PDFに関する悩みの解決方法が圧縮PDFとスキャン機能

 

上記で説明したような悩みは複合機を使用することで解決することが可能です。

 

圧縮PDF機能を使用すれば、容量を小さくすることが可能です。

 

簡単に開きやすくなり、パソコンの動作が遅くなり作業が進められないということも無くなります。

 

高圧縮PDFを使用すれば、画質等も落とさず1/10ほどの容量にすることが可能です。

 

スキャン機能は用紙で資料が送られてきた場合等に便利です。
複合機でその用紙をスキャンすることにより、PDF化することが可能です。

 

そこからはPDFで共有できるようになるだけではなく、デザインの一部だけを用いて新しい資料を作ったりもしやすくなります。

 

複合機は様々な職場で欠かせないものとなっています。

 

 

 

複合機を使って書類をPDFにする方法

 

今回は『キャノン』の複合機を例として、スキャンして高圧縮PDF化する方法を紹介します。

 

・メインメニュで『スキャンして送信』を押して宛先を指定後にファイル形式(高圧縮)を選択

宛先は相手先のメールや自分の使用しているメールを入力します。

 

・次の画面でPDFと高圧縮を選択しOKでスキャン開始

このように複雑な操作方法はなく簡単に作業ができます。

 

 

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業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

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