複合機にICカードを使ってセキュリティ対策！従業員毎のアクセス管理が出来る！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2021年09月07日

今、お使いの複合機にICカードは導入していますか？

 

特に会社はたくさんの情報を扱ったり、いろいろな人が複合機を使ったりします。

 

そして、情報管理が心配になり、セキュリティの強化を検討している方や複合機に使用制限を設定したい企業担当者もいることでしょう。

 

複合機にICカードを導入すれば、このような悩みを解決できます。

 

本記事では、複合機へICカードを導入する方法やそのメリットにて紹介しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機にICカード使用するとは？

出典：キャノン

 

複合機とICカードを紐づけると、従業員個別でアクセス管理が出来たりします。

 

簡単にいうと複合機を使用するときに必要なパスのようなものです。

 

従業員へのコストが気になる企業は誰がどのぐらい使ったのかというデータを求められる事がありますので、ICカードがあれば容易に従業員が個別に複合機を使用する事が出来ます。

 

ICカードが無くても使用する事が出来ますが、その場合いちいち設定したパスワードを入力する必要があるので、非常にめんどくさいです。

 

次項では、ICカードの導入方法について紹介します。

 

 

ICカード導入方法は？

 

ここでは新規の場合と既存の場合でご紹介します。

 

 

新規で複合機を契約する場合

新規で複合機を導入する場合は、業者に「ICカード対応の複合機の見積書をください。」と言えば大丈夫です。

 

複合機はリースでも現金購入でも使える状態での納品となる為、そのまま設定までしてくれます。

 

 

既存の複合機に取り付ける場合

お使いの複合機にICカードを導入したいと思っている方も安心してください。

 

ICカードは、後からでも取り付けることが可能です。業務用のメーカーなら「カードリーダー」という名称で販売やリースされています。

 

多くのものは、USB端子で複合機に接続するだけで簡単に取り付けれるようになっていため、誰でも簡単に導入できるでしょう。

 

ただ、気を付けたいのはカードリーダーだけだとICカードが付いておりませんので、メーカーが販売しているICカードか市販されているカードを用意する必要があります。

 

市販されているICカードだと「FeliCa（フェリカ）」を使用される方が多いですね。

 

カードの用意さえして頂いたら後はオペレーターが電話で案内してくれます。

 

 

複合機における2つのICカード活用方法を紹介！

 

ICカードを導入しても、複合機を使うときに承認する手間が増えて面倒だと思う方もいるかもしれません。

 

しかし、ICカードを導入すればメリットもあります。

 

• セキュリティ対策に活用できる
• 従業員別に使用状況が分る

 

それでは、活用方法について具体的に解説します。

 

 

『セキュリティ対策に活用できる』

複合機のセキュリティ面向上は、ICカードの1番のメリットと言っても過言ではありません。

 

初期設定のままで使っている複合機は、誰でも使える状態。

 

極端に言えば部外者や他人も勝手に使える状態です。それでは、複合機内に保存しているデータや連絡先などが見られたり、場合によっては盗まれたりする可能性もあります。

コラム：複合機は情報漏洩する？機密データを脅威から守る方法を紹介！

 

ICカードを活用することによって、複合機の使用を限定することが可能。前項でも紹介したように、ICカードは複合機を使うためのパスの役割を果たしています。

 

初期設定のままの複合機と比べるとセキュリティ対策として、使用者を限定できるICカード導入した方がよいことは分かって頂けるでしょう。

 

情報の取扱いが特に厳しくなってきている現代だからこそ、セキュリティ対策はとても重要。

 

複合機にICカードを導入し情報に漏洩のセキュリティ対策として活用してみてはいかがでしょうか。

 

 

『従業員別に使用状況が分る』

冒頭少し紹介した様に従業員別に使用状況が分かります。

 

これによりコストカットが可能になります。

 

なぜコストカットに繋がるか、分からないですよね。

 

ICカードを導入すれば、使用者を限定できるので無駄な複合機の使用を防ぐことが可能です。

 

その為、誰でもいつでも複合機を利用できる状態であれば、印刷やFAXの利用回数が増えて無駄な経費がかかってしまいます。

 

ICカードで、使用者を限定することにより無駄な複合機の利用を抑制することができるでしょう。

 

その他にも、ICカードの設定で複合機の利用を制限することも可能です。例えば、カラーコピーが出来ない従業員、FAXは出来ない従業員といったように、設定の内容次第で使用する項目を制限できます。

 

会社のなかであれば、こういった使い分けをすることにより無駄な利用を抑えコストカットに繋げることができるでしょう。

 

前項でも紹介したようにセキュリティ対策にとても有効なので、情報管理に費用をかける必要もなくなり、ICカードの活用すればさまざまな場面でコストカットできます。

 

 

 

さいごに｜複合機にICカードを導入すれば便利に！

 

今回紹介したように、ICカードを導入すれば複合機はセキュリティも強化されてコストカットにも繋がり、さらに便利に複合機を活用することができます。

 

導入するにあたり、注意しなければならない点といえばICカードの管理。紛失したり盗難にあったりすれば、複合機が使用できなくなってしまいます。

 

これから複合機の利用を考えている企業担当者は、ICカードの導入も一緒に検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

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