おすすめ！複合機の「見てから印刷」機能を活用してコスト削減！？
複合機の「見てから印刷」という機能をご存知でしょうか。
「聞いたことはあるけれど、使ったことがない」
「複合機の購入やリースを考えているので、具体的な機能とメリットを知りたい」
このように考えている方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、複合機の「見てから印刷」とはどのような機能か、そしてそのメリットを解説
しています。
ぜひ、複合機選びの参考にしてください。
目次
複合機の「見てから印刷」機能が便利！
そもそも、複合機の存在は知っていても、FAXやコピー機との違いはよく分からないという方は多いと思います。また、プリンターとの違いも気になることでしょう。
まずは、複合機とは何か？また、「見てから印刷」がどのように便利なのか、詳しく解説していきます。
『複合機とは？』
複合機とは、コピー・プリンター・スキャナー・FAXなどの機能が1つにまとめられている機器のこと。複合機1台で、オフィスの業務がとても便利になります。
コラム：そもそも複合機とは？【コピー機・プリンター機等の違いも解説】
さらに、オフィスの省スペース化を図り、ランニングコストの削減も可能。代表的な機能は以下になります。
- パソコンから複合機を通してFAX送信
- 複合機が受信したFAXをパソコンにデータとして転送
- 独自アプリケーションで、利用者の好みの機能を付加
このように、従来のプリンターやコピー機ではできなかったことができるようになりました。複合機はセキュリティー性も高いため、情報を守る義務のあるオフィスでは人気が高い機器です。
『複合機の「見てから印刷」機能とは？』
「見てから印刷」とは、受信したFAXの内容を操作パネルで確認してから印刷ができるという機能のこと。
FAXのなかには、不要な広告やダイレクトメールといったものもあります。
ダイレクトメールとは、個々人あるいは法人宛に商品案内やカタログを送付する方法による宣伝 手段、あるいは営業支援の仕組みである。
引用：ウィキペディア（Wikipedia）
受信したそばから印刷してしまうFAX機器ではこれらも印刷してしまうため、用紙やトナーが無駄になってしまうと悩む方が多くいるでしょう。
それを解決するために開発されたのが「見てから印刷」です。
「見てから印刷」を搭載した複合機なら、不要なFAXはダイレクトメールを操作パネルで確認でき、さらにはその場で削除することもできます。
現在では、多くのメーカーが「見てから印刷」を搭載した複合機を販売中です。
複合機の「見てから印刷」のメリットは？
ここまでは、複合機と「見てから印刷」機能について解説してきました。
そして、これまでコピー機やFAX機器などはそれぞれ専用のものを1台ずつオフィスに置いていました。
しかし、複合機の登場によってそのオフィス環境に大きな変化をもたらしたことは言うまでもありません。
ここからは、そんな複合機にとって新しい機能ともいえる「見てから印刷」の具体的なメリットについて紹介します。「見てから印刷」のメリットは主に２つです。
- 受信したFAXをパネルで確認できる
- 必要なものだけを印刷してコスト削減に繋がる
それでは、詳しくみていきましょう。
『受信したFAXをパネルで確認』
前述したとおり「見てから印刷」はFAXを受信すると、操作パネルで確認ができます。
操作パネル上では、拡大や左右スクロールも可能なため皆さんが予想しているよりも詳細に内容を確認することが可能。
そして、確認したFAXをパソコンに転送するのか印刷するのか選ぶこともできます。
わざわざ印刷してから細かい部分を確認する必要がないので、作業の効率化を図ることができるでしょう。
『必要なものだけを印刷してコスト削減』
オフィスに届くFAXに、不要な広告FAXやダイレクトメールなどがありませんか？
1日に沢山のFAXが届くオフィスでは、それをすべて印刷してしまうと紙やトナーにかなりの経費がかかってしまいます。
また、それを仕分けするのも無駄な人件費もかかってしまうでしょう。
そこで「見てから印刷」を使用すれば、必要ない広告FAXなど印刷するまえに操作パネルで確認・削除できるので従来の物よりもコストはかなり削減できます。
紙という大切な資源を守ることにも繋がるので、オフィスのコスト削減をお考えの方にはうってつけの機能です。
さいごに｜複合機は「見てから印刷」がおすすめ！
複合機の特徴や「見てから印刷」のメリットを解説しました。
何より、コスト削減はオフィスを経営する方々にとっては、とても重要なことだと思います。そのコスト削減によって、良いオフィス展開ができれば会社にとってもプラスになるでしょう。
最後に、本記事の内容をまとめます。
- 複合機はフィスの省スペース化を図り、ランニングコストの削減も可能
- 「見てから印刷」では、受信したFAXの内容を操作パネルで確認してから印刷ができる
- 「見てから印刷」のメリット「受信したFAXをパネルで確認できる」「必要なものだけを印刷してコスト削減に繋がる」
複合機の購入やリースをお考えの方は、ぜひ「見てから印刷」を搭載したモデルを検討してください。
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