複合機のジョブセパレーターとは？【FAXとプリントを分けるトレイ】

QUICK ANSWER

この記事の要点

業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円でリース・販売している株式会社じむやの堀田です。
デスクワークを行う上で必須となるのが複合機ですが、その機能や使い方、種類をしることで更に仕事の効率を上げることが可能となります。

• ジョブセパレーターとは？
• ジョブセパレーターのメリット
• ジョブセパレーターに似た便利な仕分け機能

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2021年1月5日

業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円でリース・販売している株式会社じむやの堀田です。

デスクワークを行う上で必須となるのが複合機ですが、その機能や使い方、種類をしることで更に仕事の効率を上げることが可能となります。

『コピーやプリント、FAXくらい簡単に使いこなせているから大丈夫！』

と思われるかもしれませんが、意外に知られていない機能やその活用法がたくさんあります。

今回は『ジョブセパレーター』という機能についてご紹介していきます。

その機能や種類、使い方など詳しく見ていきましょう。

ジョブセパレーターとは？

ジョブセパレーターとは、印刷物の仕分け機能のことを言います。

各メーカーで呼び方は違いますので、上記の表をご覧ください。

複合機やコピー機から排出される用紙は主に３種類あります。

・FAX

・プリント(印刷)

・コピー

それぞれ使用頻度は会社によって違いますが、どの機能も欠かせないものです。

用紙の内容によって担当する人が違っていたり、課が違うこともあるのですが、全ての用紙が一つの排出口から出てきてしまうと混ざってしまいます。

このようなことを防ぐためにあるのが、ジョブセパレーターです。

『一般的なジョブセパレーターの仕組み』

複合機についているジョブセパレーターの場合、ほとんどが２段式となっています。

このように用紙を分けることで何十枚と重なった用紙を分けることが可能となり、すぐに対応することが可能となるのです。

全ての複合機で選べるわけではないのですが、機種によってははプリントとコピーも分けることができるオプションもあります。

一日に数百枚以上処理するような場合はそちらの方が更に効率を上げることができます。

ジョブセパレーターのメリット

ジョブセパレーターが搭載してある複合機を使用するとどのようなメリットや違いがあるのでしょうか。

実際に使用している人の口コミや評価を調べてみました。

『自分の欲しい書類がすぐに見つけられる』

当社では出張の依頼が指示書としてFAXで送られてきます。

中には当日に依頼のものもあり、すぐに内容を判断して受けるか判断しなければなりません。

ジョブセパレーターがついていない複合機を使用していた時は、とにかく確認漏れが多く、お客様からの電話で依頼を知るということがよくありました。

原因は印刷をした人が、広告だと勘違いしてしまい不要紙として処理してしまっていることでした。

ジョブセパレーターがついたことにより、そのような問題が起こらなくなり迅速に対応することが可能になりました！

『部署全体の効率が上がった』

会議資料などを作る班とお客様からの注文をFAXで受ける班で１台の複合機を使用しています。

FAXでの依頼を一人が確認し始めると、他の資料などが途中に混ざっていたりして確認するのに数分かかっていました。

その時に会議資料を取りにいきたくても、全て最初の人が確認しているので待つしかありませんでした。
もちろんその逆もあります。

ある時には、資料の中に依頼書が混ざっていてその日にお客様へ対応することが出来ない事例も起きていました。

ジョブセパレーターがついたことにより、上段の書類は依頼班、下はマーケティング班と瞬時に判断できるので、対応速度がかなり上がりました。

たかが数分の作業ですが、毎日何回もあるような作業なのでかなり効率が上がって助かっています。

ジョブセパレーターに似た便利な仕分け機能

ジョブセパレーターがとても便利な機能であることがお分かり頂けたと思います。

複合機にはこれと似た仕分け機能が他にもあります。

それぞれ様々な部署で活かせる機能なので見ていきましょう。

『プレゼン資料の作成が多い部署に便利なフィニッシャー機能・パンチ機能』

会議でのプレゼン資料やお客様への商品案内資料を作成する場合、印刷だけで作業が終わるわけではありません。

例えばですが、２０ページで１部の資料を１０部作成する場合、２００枚印刷して２０枚ずつ分けて固定しなければなりません。
単純な作業ですが作り間違えは許されません。

そこで役に立つのがフィニッシャー機能とパンチ機能です。

ステープル(ホチキスとめ)までもやってくれるのがフィニッシャー機能でオプションで取り付けることが可能です。

キレイに正確に機会が作成してくれるのでミスの心配や作業時間をアップすることが可能です。

パンチ機能は用紙をパンチで穴あけしてくれる機能です。
ズレたりすることもなく、早くキレイにつくることが可能です。

『仕分け作業がいらない、ソート機能』

通常のプリントを利用して１０ページ１部の資料を１０冊作ろうとした場合、１ページ目を１０枚、２ページ目を１０枚と印刷して、あとで仕分けしなければなりません。

そんな作業を代わりにこなしてくれるのがソート機能です。

上記のような場合、ソート機能を利用すると１～１０ページまでを順番に印刷して２部目もまた同じように印刷していきます。

そのため、印刷後はホチキスなどで固定するだけでよくなります。

複合機をリースするならジョブセパレータのあるものを利用しよう！

今回はジョブセパレーターに関して詳しく説明してきました。

事務作業を効率良くするだけではなく、様々なミスを防ぐことが可能です。

複合機内に機能がついているものなので、更に設置場所が必要といった心配もありません。

複合機の使用頻度や使用する機能などを考えたうえで、是非リースする場合は取り入れてみてください。

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