複合機のペーパーレスＦＡＸのメリット・デメリット
ペーパーレスＦＡＸの送信
業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円で
リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
今回は業務用複合機のペーパーレスＦＡＸについてご紹介します。
お客様にとっては紙出しする事なくＦＡＸ出来るので便利な機能ではありますが、実はそれなりのデメリットももちろんあります。
ペーパーレスＦＡＸと聞くとＦＡＸを受け取る時のお話しと思いがちですが、実はペーパーレスでＦＡＸ送信する事も出来ます。
ＰＣ上で普通にプリントする時と同じ様にプロパティで「ダイレクトＦＡＸ（※メーカーにより呼び方は違ってきます）」を選んで宛先を入力して印刷するとＦＡＸが出来ます。
複合機にアドレス登録していればそのまま送信先を指定できるので便利です。
このダイレクトＦＡＸについては全くデメリットがないので、じゃんじゃん使っても問題ありません。
FAXが出来る業務用複合機にはほとんど標準でついています。
ペーパーレスＦＡＸの受信
ペーパーレスＦＡＸの受信は大きく分けると３種類の方法があり、
１つ目は「共有フォルダを作る方法」
２つ目は「Ｅメール転送する方法」
３つ目は「ＰＣから複合機を見に行く方法」
があります。
ではそれぞれ解説していきます。
まずは１つ目の「共有フォルダを作る方法」からです。
一般的にペーパーレスＦＡＸと言われるのがこのやり方です。
ＦＡＸが来たらＰＣ上のフォルダに溜まっていきますが、デメリットはもちろんあります。
それはＰＣの電源を常に立ち上げておかなければいけない事です。
電源が落ちている場合に相手先がＦＡＸしたらそのＦＡＸは共有フォルダに溜まりません。
その為、重要なＦＡＸを見逃してしまう可能性があります。
では全くデメリットなく使う事は出来ないのか？と言えばそうでもありません。
ＰＣ周りの機器で「ファイルサーバー」や「ＮＡＳ（ナス）」と言った主にデータを貯める為に特化したような機器がありますので、コチラを設置すればなんの弊害もなくペーパーレスＦＡＸとして使えます。
次に２つ目の「Ｅメール転送する方法」ですが、これも一般的にメージャーな方法です。
複合機には自身のアドレスを登録する事が出来ますので、登録したアドレス先にＰＤＦやＪＰＥＧなどの添付データとしてＦＡＸを飛ばす事ができます。
主に外出の多い個人事業主さんなんかはかなり喜ばれる機能です。
この機能が決め手となって業務用複合機を入れる方も多いです。
最後に３つ目の「ＰＣから複合機を見に行く方法」ですが、実は営業マンでも知らない方が結構いらっしゃいます。
これはＷＥＢを介して複合機のＨＤＤを見に行く方法で、初期の手間はありますが慣れれば簡単にＦＡＸの削除や印刷が可能です。
一つ目の「共有フォルダを作る方法」は印刷は出来ますが、複合機内に溜まったデータを削除する方法はありません。
やり方はＵＲＬを直接打てる箇所に複合機のＩＰアドレスを打つだけです。
他にも色々な設定をいじれるので便利ですが、いじれ過ぎるので変なとこを触って印刷できなくなる可能性があるので注意が必要です。
それから全てに共通して言える事ですが、ペーパーレスＦＡＸは名前の通り紙で確認できないので、すぐに分かる通常のＦＡＸの方が結局は便利だったりします。
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