受信FAXをスマホで見たい！複合機のEメール転送とは？
複合機に来たFAXはスマホで見れる？
業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円で
リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
結論から言います。見れます。
方法としては「Eメールにして転送」「クラウドにデータを保存」という2パターンがあります。
クラウドに保存の説明は「受信FAXをスマホで見たい！クラウドに保存する企業が多い！」という記事に書いております。
ここではEメール転送にフォーカスを当てて解説していきたいと思います。
クラウドに保存は、また別途記事にします。
Eメール転送とは？
Eメール転送とは、スキャン機能を応用して受信したFAXデータを予め複合機内に登録したメールアドレスに添付データとして送信する仕組みの事です。
添付データは「PDF」「JPEG」「TIFF」の3種類の好きな形式から選ぶ事が出来ます。
Eメール転送のメリット
メリットとしては、やはり紙で出す必要がないので、カウンター料金が発生しないという事とモバイル端末で外出してもFAXを確認する事が出来る点ですね。
「Eメール転送だけを行う」「Eメール転送を行いつつ、紙でも出す」というパターンも可能です。
また、Eメール転送は何もFAXだけの特権ではないという特徴があります。
Eメールとスキャンの応用でこの機能があるので、複合機でスキャンしたデータをFAXで送る事も可能です。
この機能をあまり活用している企業様は少ないですが、上司にどうしても確認して欲しいデータがあれば、役に立つ事もあります。
Eメール転送のデメリット
デメリットとしては、設定に必要な情報がある事と設定がややこしい事が一番のデメリットです。
仕組みとして、複合機に取り込んだFAXデータを送信するメールアドレス１に添付して、受信するメールアドレス２に飛ばす！という仕様になっている為、最低でも２つのメールアドレスが必要となり、内一つはデータを送信する為だけのメールアドレスとなってしまう為、これから使わないメールアドレスが必要です。
それから、もう一つ必要なのが「プロバイダー情報」です。
例えば、「OCN」「Yahoo!BB」「BIGLOBE」「@nifty」「So-net」等が有名です。
ネットを申し込む時に必ず契約しますが、その際にプロバイダーの諸々の情報が載った用紙を送られてきます。
その用紙のSMTPサーバー情報やPOPサーバー情報等が必要となるのですが、この用紙を持っておらず、何処のプロバイダーと契約したかすら忘れてしまったという方も多いので、そうなるとEメール転送の設定が出来ません。
必要な情報が全て揃っていても、設定に時間がかかるケースも多いです。
また、Eメール転送したデータは圧縮されずに、元のままのサイズデータで送られてますので、FAXが毎日大量にメールでくる場合は、メールの容量に注意が必要です。
現在、キャノンのみ圧縮PDFで受け取る事が可能です。
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