複合機のタイムスタンプとは？目的や署名・発行方法など解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - 記事

2020年10月04日

書類の信頼性を保つための方法として、複合機のタイムスタンプがあります。

 

重要書類の改ざんや不正を防止する目的で数多くの企業が取り扱っており、「いつ」「だれが」作成した書類なのかを把握するための最善の手段といってもよいでしょう。

 

本記事では、そんな複合機のタイムスタンプをテーマに解説しています。

 

発行、署名する手順も紹介していますので、ぜひ最後までじっくり読んで参考にしてください。

 

 

複合機のタイムスタンプとは？活用する目的についても解説！

 

複合機のタイムスタンプ機能を活用することで、企業内の重要書類の信頼性を保つことができます。

 

そもそも、タイムスタンプとは何なのか知りたい方もいることでしょう。

 

ここでは、次の2つに要点を絞って解説していきます。

 

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『複合機のタイムスタンプとは？』

複合機のタイムスタンプとは、スキャンデータをPDF保存する際や印刷をかける際に日付が印字される機能のことです。

 

重要書類やデータを電子保管する場合の改ざんや不正を防止する役割を担っています。

 

複合機の基本機能として内蔵されていますが、対応していない複合機種もありますので、検討する際は、機種のパンフレットなどでよく確認しましょう。

 

それでも、複合機のタイムスタンプがイメージつきにくい方もいることでしょう。

 

オフラインでは、書類の決裁時に日付印を押すことがありますが、それと同じようなイメージです。

 

重要書類やデータを電子的に効率よく保存できるため、複合機のタイムスタンプを導入している企業も多くみられます。

 

 

『活用する目的は？パターン別に3つ紹介！』

複合機のタイムスタンプを活用する目的は、次のようなパターンが挙げられます。

 

 

ここでは、それぞれのパターン別に紹介します。

 

 

●データの改ざんを防止する

一般的に、タイムスタンプには「日付（作成日）」「名前」つまり、どこの誰がデータを取り扱ったのかが分かるようになっています。

 

そのため、従業員による改ざんや不正を防止する目的で導入している企業も少なくありません。

 

 

●スキャンした日時を明確にする

重要書類やデータを保管するなかで、いつの記録か分からないときもありますよね。タイムスタンプがあれば、作成日が表示されるため明確に分かります。

 

 

●データの紛失・消失防止

データを電子保存している場合、ハードディスクの経年劣化とともに紛失・消失してしまう恐れがあります。

 

しかし、タイムスタンプが発行されたスキャンデータは、電子帳簿保存法と呼ばれる法律のなかで真実性が認められています。

 

そのため、データ紛失・消失時の保険としても活用できるでしょう。

 

 

 

複合機でタイムスタンプを発行・署名する流れは？

 

大手メーカーのリコー、キャノン、ゼロックス、コニカミノルタなど、機種によって複合機の操作方法が異なるため、ここでは一般的なタイムスタンプを発行・署名する流れを紹介していきます。

 

 

『複合機でタイムスタンプを発行・署名する3つのステップとは？』

それでは、複合機でタイムスタンプを発行・署名する一連の流れをみていきましょう。

 

●ステップ1　タイムスタンプを発行したいデータをスキャン

複合機でタイムスタンプを発行するためには、あらかじめ重要書類やデータなどを複合機内に取り込まなければなりません。

 

 

●ステップ2　スキャンしたデータに署名する

複合機内にスキャンしたデータにタイムスタンプを署名します。このとき、登録した「日付（作成日）」「名前」が付与されます。

 

 

●ステップ3　署名が付与されたデータをメール送信

複合機とパソコンを共有フォルダなどで連動させておくことで、デバイス間でのデータのやりとりが容易にできます。また、メールでも送信可能です。

 

 

『複合機のタイムスタンプが使用されるケースを2つ紹介！』

次に、複合機のタイムスタンプが使用されるケースについて紹介します。

 

●決算書などの財務関連書類

タイムスタンプが発行されていない国税関係帳簿書類は、法的な根拠を示さない場合があります。そのため、国税に関連する重要書類などは、複合機のタイムスタンプによって信頼性を担保します。

 

 

●見積書・請求書・領収書などの一般書類

見積書や請求書、領収書は一般書類に分類されますが、タイムスタンプで日付などの信頼性を確保する企業も少なくありません。タイムスタンプを活用した一般書類のデータ管理にも適しているといえます。

 

 

 

さいごに｜複合機でタイムスタンプを発行して電子文書の信頼性UP！

 

複合機のタイムスタンプの有無で、書類やデータの信頼性に大きく影響します。

 

特に国税に関連する重要書類などのタイムスタンプは、電子帳簿保存法で真実性が認められているため、企業にとっても必要不可欠なものとなっています。

 

しかし、まだ複合機のタイムスタンプを導入していない企業も少なくありません。

 

最後に、本記事の内容をまとめます。

 

 

タイムスタンプを有効活用して電子文書の信頼性を向上させることが重要です。

 

 

 

 

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