複合機の仕組み「OCR」とは？メリットやデメリットなど解説！

QUICK ANSWER

この記事の要点

複合機にOCRが導入されていることで、書類のペーパーレス化が実現できるだけでなく、管理する際のメリットも数多く存在します。
業務を円滑に進めることができ、経費削減にも繋がりますので、OCRを導入されていない企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

• OCRとは？複合機にも導入されている機種がある！
• 複合機の機能に「OCR」が存在する2つの意味とは？
• 複合機でOCR機能を導入して活用するメリットとは？7つのポイントで解説！

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2025年7月4日

複合機にOCRが導入されていることで、書類のペーパーレス化が実現できるだけでなく、管理する際のメリットも数多く存在します。

業務を円滑に進めることができ、経費削減にも繋がりますので、OCRを導入されていない企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、複合機のOCRをテーマに解説しています。

導入すべき理由やメリットについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

OCRとは？複合機にも導入されている機種がある！

OCRという機能が存在することは知っている方もいることでしょう。

しかし、具体的にどのような機能なのか説明することは難しいですよね。

OCRとは、スキャンした画像やテキストを文字コードに変換する技術のこと。
要するに簡単に言えばスキャナーの事です。
どのメーカーの複合機でも当たり前に導入されています。

複合機にOCR機能が導入されていることで、データのスキャンが容易に行えるうえに、共有フォルダをパソコンと連動させることで管理しやすいという特徴が挙げられます。

他にも、OCRにはさまざまな特徴がありますが、ここでは3つにまとめました。

• スキャン時に文字コードとして認識する
• PDF保存やOfficeソフトへの変換が可能でペーパーレス化が実現できる
• スキャンデータの自動振り分けに対応

OCRはペーパーレス化の実現と深く関係しており、複合機と組み合わせることで、データのスキャン時や管理時の負担を軽減させることができます。

また、さまざまなメリットやデメリットもありますが、詳細については後述します。

複合機の機能に「OCR」が存在する2つの意味とは？

複合機にはOCR機能が含まれた製品が存在します。

そもそも、なぜOCR機能が必要なのでしょうか。

ここでは、下記2つの意味について解説します。

• スキャナーで読み取る
• データをOfficeソフトに変換

それでは、詳しくみていきましょう。

『スキャナーで読み取る』

一般的な複合機には、スキャン機能が付属されています。

OCRは、そんなスキャン機能を活用して画像やテキストを複合機内に読み込むことで、データ保存が実現できる仕組みです。

文字コードに変換する仕組みについては前述しましたが、データ管理するうえで入力作業をシンプルにカットできるため、業務の効率化が目指せるでしょう。

一般的には、紙媒体の画像やテキストをデータ保存したい場合に用いられます。

わざわざ入力してデータ化することは手間がかかりますよね。

複合機のスキャン時にOCR機能を活用することで、容易にデータ化することができます。

『読み取ったデータをExcelやWordにする』

複合機で読み取ったスキャンデータは、パソコンなどのデバイスと連動させてデータ管理するだけが目的ではありません。

業務の効率化については前述していますが、もう1つのおすすめポイントとしては、読み取ったデータをExcelやWordなどのOfficeソフトに変換することができるということです。

ちなみに、複合機のOCR機能で読み取った文字コードは、OfficeソフトだけでなくAdobe―のPDFにも対応。

このようにOfficeソフトやPDFに変換することで、紙媒体の画像やテキストの文字起こしが不要となり、業務の負担軽減に繋がるでしょう。

複合機でOCR機能を導入して活用するメリットとは？7つのポイントで解説！

複合機にOCR（光学文字認識）機能を搭載することで紙文書のスキャン作業が単なるデジタル化にとどまらず、業務全体の効率化やペーパーレス化を進めることができるようになります。

それに、OCR機能を導入する際のポイントとしてはソフトウェアの連動とデバイスとの互換性ですが、複合機に付属するOCRにはこれらの要素が関係しません。

その理由は、複合機メーカーがOCRを推奨していることと、もともと付属した形で製造されているためです。

リコー、ゼロックス、キャノンなどの複合機大手メーカーでは、OCRが付属した製品も販売・リースしていますので、業務の効率化を目指したいならOCRが付属した複合機を選びましょう。

それでは、複合機でOCRを活用するメリットについて、下記にまとめました。

• スキャン時の手間がかからない
• スキャンした書類を検索可能なPDFとして保存できる
• スキャンデータの管理が容易
• データ管理することで業務の負担が減らせる
• 編集可能な形式に変換できる
• ペーパーレス化を進められる
• 社内外での情報共有が可能になる

詳しくみていきましょう。

『スキャン時の手間がかからない』

OCR機能付きの複合機を使えば紙文書をスキャンするだけで自動的に文字を認識し、検索や編集が可能なデータに変換してくれます。

これまでのように「印刷→スキャン→手入力」の手間が不要になり、ワンタッチでデジタル文書化が完了します。

『スキャンした書類を検索可能なPDFとして保存できる』

OCRを使えば、画像として保存されるだけだったPDFがテキスト検索可能なデータに変わります。

過去の契約書や議事録などからキーワードで瞬時に情報を探し出すことが可能になり、書類探しの時間を削減できます。

『スキャンデータの管理が容易になる』

OCRで変換されたデータは、ファイル名の自動付与や内容の自動抽出といった機能と連携することで、整理・保管がスムーズになります。

フォルダ分けやクラウド保存と組み合わせれば、膨大なスキャンデータのなかから必要な書類をすぐに見つけ出すことができます。

『データ管理により業務の負担を軽減できる』

文字認識されたデータは、再利用や2次加工が簡単になるため、業務の生産性も上がりやすいです。

会議資料の作成やレポート編集、帳票の入力作業などがスピーディーに進むようになり、従業員一人ひとりの負担を軽減できます。

『編集可能な形式に変換できる（Word・Excelなど）』

OCRを使うと、紙ベースの書類をWordやExcel形式に変換して保存することも可能です。

もとの書類がなくても再編集や加筆が容易になり、書類作成の効率もよくなります。

『ペーパーレス化・省スペース化を進められる』

OCRでデータ化された文書は紙で保管する必要がなくなるため、オフィスの書類スペースを削減できます。

また、電子化されたデータは紛失リスクも低く安全して保管できます。

『社内外での情報共有がスムーズになる』

OCRで変換したファイルは、クラウドや共有フォルダにアップすることで、部署間や遠隔地とのスムーズな情報共有が可能になります。

FAXや郵送の手間を省き、リアルタイムでデータを確認・編集できる体制が整います。

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複合機でOCR機能を活用する際のデメリットは？３つのポイントで解説！

複合機に搭載されているOCR機能は紙文書をデジタルデータに変換し、業務効率化やペーパーレス化の仕組みがつくれます。

しかし、導入や活用にあたっては下記のようなデメリットもあるため注意しなければなりません。

• 複合機種によってはOCRが導入されていないことがある
• 操作方法が分からない
• エクセルやワードに変換する際の認識率が悪い

そもそも複合機のOCRを操作するには、設定方法を覚える必要があります。

複合機のワンタッチ機能で容易にOCR機能が扱えるという簡単な話ではありません。

付属している取扱説明書を確認したり、複合機に記載してあるカスタマーサポートに問い合わせたりして、操作方法を覚えるようにしましょう。

また、エクセルやワードに変換するという意味でのOCR機能を目的としているのであれば、別途オプションで尚且つ認識率が90％程ですので、10％ぐらいが文字化け等して書類としては使い物になりません。

それでは、複合機でOCR機能を活用するデメリットについて、さらに詳しくみていきましょう。

『複合機の機種によってはOCR機能が搭載されていない』

すべての複合機にOCR機能が標準装備されているわけではありません。

エントリーモデルや旧型の複合機では、OCR機能が非対応であったり有料オプションとして提供されていたりするケースがあります。

複合機を選ぶ段階でOCR対応の有無をしっかり確認することが重要です。

導入後に使えなかったというトラブルを避けるためにも、事前のチェックはしておきましょう。

『操作方法が分かりにくい場合がある』

OCR機能は非常に便利な反面、初めて使う方にとっては操作が直感的には難しいこともあります。

スキャンメニューからOCRを有効化する設定や保存形式の選択、フォルダの指定など複数のステップを踏む必要があるため、慣れるまでは戸惑う場面も少なくありません。

ITに不慣れな職場では、マニュアルの整備や操作研修が必要になる可能性があります。

複合機のメーカーやモデルによってUIが異なるため、導入時にはサポート体制も確認しておきましょう。

『WordやExcel変換時の文字認識精度に課題がある』

OCRはスキャンした紙の文書を文字データに変換する技術ですが複雑なレイアウトや手書き文字、装飾文字などに対しては誤認識が起こることもあります。

WordやExcelなどの編集可能な形式に変換する場合、段組みや表のズレが生じることがあり、修正作業が必要になるケースも少なくありません。

変換後にどれだけ修正の手間がかかるかを事前に把握し、OCRの精度や利用状況に合った活用方法を検討してください。

さいごに｜複合機のOCR機能を有効活用してペーパーレス化を目指そう！

複合機のOCR機能は、ペーパーレス化が実現可能で経費削減に繋がるため、導入したい企業もあるでしょう。

今回は、OCRの特徴やメリット、デメリットなどについて解説してきましたが、上手に活用するためには操作方法を覚える必要があります。

最後に、本記事の内容をまとめます。

• OCRとは、スキャンした画像やテキストを文字コードに変換する技術のこと
• ペーパーレス化が実現可能
• OfficeソフトやPDFファイルに変換可能
• データ管理業務の負担軽減に繋がる

これから複合機にOCR機能を導入される企業、OCR機能が付属された複合機への買い替えを検討されている企業はぜひ、参考にしてください。

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