Microsoft Universal Printとは？複合機をプリントサーバーなしで運用する方法

Microsoft Universal Printとは？従来のプリントサーバー運用との違い

従来方式とUniversal Printの比較

重要なのは、Universal Printが複合機のリース料、トナー代、カウンター保守料を含むサービスではないことです。
クラウド印刷の利用条件と、複合機の導入・保守条件は別の契約として比較します。

「サーバーレス」と「管理不要」は違う

ネイティブ対応複合機を使えば、印刷キューのためだけのオンプレミスサーバーを不要にできる可能性があります。
しかし、利用者の権限管理、複合機のファームウェア更新、ネットワーク設定、障害時の切り分けまで不要になるわけではありません。
総務・情報システム担当者は、管理場所が社内サーバーからクラウド管理画面へ変わる、と理解すると実態に近くなります。

複合機をプリントサーバーなしで運用できる条件

ネイティブ対応機とConnector構成の違い

Connectorは、クラウドから印刷ジョブを取得し、対象の複合機へ配信する役割を持ちます。
そのため既存機を活用できるメリットがある一方、Connectorを実行するWindows環境が止まれば印刷に影響します。
「サーバーをなくしたつもりが、実際は専用PCを1台増やしただけ」という状態にならないよう、運用担当者と設置場所を決めておく必要があります。

既存複合機を流用する場合のテスト項目

Connector経由では、ドライバーによって一部の印刷オプションが欠落したり、期待どおりに動かなかったりする場合があります。
本番前に、普段使う設定を実機で確認してください。
具体的には、片面・両面、カラー・モノクロ、部数、原稿サイズ、給紙トレイ、拡大縮小、ホチキス、パンチ、中綴じなどです。
Microsoftは可能な場合にV4（Type 4）またはUniversalドライバー、Microsoft IPPクラスドライバーの利用を案内しています。

複合機のネットワーク設定も確認する

クラウド印刷を導入しても、複合機は社内ネットワークへ接続します。
固定IPまたはDHCP予約、VLAN間通信、DNS、プロキシ、ファイアウォールのルールを整理してください。
アドレス変更や通信遮断は、印刷できない・状態を取得できないといった障害につながります。
関連する基本設定は、複合機のIPアドレスが勝手に変わる理由と固定IP・DHCP予約の違いも参考になります。

Universal Printの料金とライセンス：ジョブ数を先に確認する

1ジョブと1カウントは別の単位

Universal Printの「ジョブ」は、基本的に1文書を1回送信した回数です。
ページ数、部数、片面・両面、カラー・モノクロの違いにかかわらず、1回の送信は原則1ジョブとして扱われます。
たとえば10ページの資料を15部出力しても、1回の送信であれば1ジョブです。

一方、複合機のカウンター保守は、多くの場合、実際に出力した面数で計算します。
RICOH IM C320Fの保守条件の例では、片面出力は1面ごとに1カウント、両面出力は2カウントです。
つまり、Universal Printのジョブ残量が足りていても、出力枚数が増えれば複合機のカウンター料金は増えます。
両者を同じ「印刷代」として比較しないことが重要です。

簡易的な印刷量の考え方

月100ジョブの利用枠がある10人のテナントなら、単純計算で月1,000ジョブが目安になります。
ただし実際の付与数は保有ライセンスの種類と数で決まり、テナント全体で共有されます。
部署別・利用者別に「何ページ刷ったか」だけでなく「何回印刷したか」も1か月測定してから判断すると、追加容量の見込み違いを減らせます。

複合機の費用は本体・リース・保守・設定支援を分けて比較する

見積書で分けて確認したい費用

リース契約と保守契約は分けて読む

複合機のリースは、一般に本体やオプションの利用・支払いに関する契約です。
対してカウンター保守は、トナー供給、定期点検、故障修理、部品交換などの条件を定める契約です。
契約期間、月額、カウンター単価、最低料金、保守の受付時間、代替機対応の有無は、同じ会社の見積書でも機種・地域・契約内容により異なります。

株式会社じむやでは新品A3カラー複合機のリース・保守を全国対応で案内しています。
比較時には、価格だけでなく、契約期間、カラー・モノクロのカウンター料金、保守対象、初期設定の範囲を明細で確認しましょう。
複合機リースとレンタルの違いも、契約形態を整理する参考になります。

保守対象外になりやすい領域

メーカーの保守資料では、PC・サーバー・ネットワーク機器、OS、ドライバー、アプリケーションソフトに起因する不具合の解消は、複合機保守の対象外となる条件が示されることがあります。
Universal Printで「印刷できない」となった場合も、原因が複合機本体なのか、Microsoft 365の権限なのか、PCのOS・ネットワークなのかで窓口が変わります。

契約前には「Universal Printの初期登録は誰が行うか」「端末追加時のプリンター配布は誰が対応するか」「障害の一次受付はどこか」「ネットワーク起因と判明した場合の支援費用はどうなるか」を文書で確認すると安心です。

Universal Print対応複合機の選び方：対応可否以外に見るべき項目

機種比較に使えるチェック項目

• Universal Print対応：Microsoft公式対応リスト、国内型番、ファームウェア、必要オプションを確認する。
• 用紙サイズ：A4中心か、契約書・図面・販促物などでA3が必要かを確認する。
• カラー・モノクロ比率：カラー出力の実績を取り、カウンター単価の試算に反映する。
• 出力速度と給紙：月間枚数だけでなく、会議前・月末などの集中印刷に耐えられるかを見る。
• スキャン機能：PDFの検索性、両面原稿、OCR、メール送信、共有フォルダー、クラウド保存の要件を整理する。
• 認証・セキュリティ：ICカード、PIN、利用者認証、留め置き印刷、操作ログが必要かを確認する。
• 後処理：ステープル、パンチ、中綴じなどを実際に使う部署があるか確認する。
• 保守体制：訪問可能な地域、受付時間、消耗品配送、代替対応、保守対象外を確認する。

セキュアリリースの必要性を確認する

共有スペースに複合機を置く場合、印刷した資料が放置されるリスクを抑えるため、利用者が複合機の前で認証してから出力する「セキュアリリース」や留め置き印刷を検討することがあります。
Universal Printの導入と同時に認証印刷を実現できるかは、複合機・メーカーのアプリケーション・ライセンス・構成によって異なります。
必要な場合は「認証方法」「複数拠点での出力」「ログ取得」「追加費用」を機種選定前に確認してください。

Macや既存の印刷環境も含めて検証する

Windows PCだけでなくMacを使う部署がある場合、既存のAirPrint、PPD、メーカー提供ドライバーとの使い分けも整理します。
特に両面印刷やステープルなどの後処理を日常的に使うなら、必要な設定が選べるかを事前テストしてください。
Macから複合機へ印刷すると両面・ステープルが選べない原因では、AirPrintとPPDの違いを解説しています。

また、複合機のスキャンメールをMicrosoft 365で運用する会社は、印刷環境の見直しとSMTP認証・OAuth 2.0の設定を混同しないようにします。
印刷はできてもスキャンメールが送れないことは別の問題です。
Microsoft 365で複合機のスキャンメールが送れない場合のSMTP認証とOAuth 2.0も確認してください。

導入前チェックリスト：失敗を避ける進め方

導入前の確認チェックリスト

1. Microsoft 365契約を棚卸しする：利用者とIT管理者に対象ライセンスがあるか、ライセンス種類・数量を確認する。
2. 月間ジョブ数を測る：部署ごとの印刷送信回数を把握し、付与ジョブプールで足りるか試算する。
3. 月間出力面数を測る：モノクロ・カラー、片面・両面、A4・A3の実績を確認し、カウンター保守を試算する。
4. 複合機のネイティブ対応を確認する：Microsoft公式リスト、国内型番、ファームウェア、オプションをメーカー・販売店へ二重確認する。
5. 端末要件を確認する：Windows・macOSの対応バージョン、Entra IDへの参加状況、管理方法を確認する。
6. 通信要件を確認する：インターネット接続、プロキシ、ファイアウォール、DNS、VLAN、複合機のIPアドレスを確認する。
7. 必要な印刷機能を試す：カラー、両面、部数、用紙トレイ、A3、ステープルなど、実業務の設定でテストする。
8. 障害時の窓口を決める：複合機本体、ネットワーク、Microsoft 365、PCのどこへ最初に連絡するか決める。
9. 見積明細を比較する：本体、リース契約期間、搬入、初期設定、保守、カウンター単価、設定支援を分けて確認する。

導入後に残すべき運用情報

導入後は、複合機の設置場所・IPアドレス・管理者・保守連絡先・契約番号・対応ファームウェア・ネットワーク設定・障害時の切り分け手順を社内で保管します。
担当者が異動しても対応できるよう、管理画面の権限を個人アカウントに依存させないことも大切です。
印刷キューが残るトラブルへの初動は、複合機の印刷ジョブが削除できない原因とスプーラー再起動方法も参考になります。

判断に迷った場合の結論

複合機の入れ替えを予定しており、社内プリントサーバーの更新や管理負担を減らしたい会社は、Universal Printネイティブ対応の複合機を候補に入れる価値があります。
一方で、既存機を長く使いたい、特殊な後処理や帳票印刷が多い、印刷が特定時間に集中する場合は、Connector構成を含めた検証や、従来構成の継続が適することもあります。

最終的には、対応可否だけで決めず、ライセンスのジョブ容量、実際の出力面数、必要な複合機機能、リースの契約期間、カウンター保守、設定支援の責任範囲を同じ比較表に並べることが失敗を避ける近道です。
Microsoftの仕様や対応機種、料金条件は更新されることがあるため、契約・発注前にMicrosoft LearnのUniversal Print設定情報、メーカー公式情報、販売店の見積条件をそれぞれ確認してください。

参考情報・出典

• ユニバーサル プリント コネクタとは | Microsoft Learn
• ユニバーサル印刷を設定する | Microsoft Learn
• ユニバーサル プリントにアクセスする | Microsoft Learn
• ユニバーサル プリントの運用上の制限 | Microsoft Learn
• Universal Print対応プリンター – Universal Print | Microsoft Learn