複合機におけるポーリングとは？受信する手順など詳しく解説！
複合機にはさまざまなファクス方法があり、そのなかのひとつにポーリングというものがあります。
本記事では、ファクス方法の紹介とポーリングについて詳しく解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機での受信方法は2つ？ファクス受信とポーリングの仕組みも紹介！
複合機にはファクス機能が搭載されており、そのなかでもファクス受信には大きく分けて2つの方法があります。
操作の必要がない自動受信、反対に接続された電話機を操作するのが手動受信です。
それぞれ細かな機能がありますので、下記でまとめていきます。
『自動受信』
着信音が設定された回数分鳴り終わると、自動的にファクスを受信して印刷を開始する受信方法です。
また、紙ではなく本体のメモリで受信するなどの設定が可能です。
メモリ代行受信
自動受信の設定をしているときであっても、用紙がないなどの理由により印刷ができない場合に、自動的にメモリに受信する方法です。
下記の状況になった場合に、送信されてきたファクスをメモリに自動で蓄積します。
- カバー部分が開いているとき
- 用紙がなくなったとき
- 用紙サイズが間違えてセットされているとき
- 用紙が詰まったとき
- トナーがなくなったとき
これらの場合は液晶ディスプレイに指示された手順に従って処置をすると、メモリ代行受信されたファクス文書は自動的に印刷されます。印刷されたファクス文書はメモリ内から削除されます。
メモリ受信
受信したファクス文書をメモリ内に蓄積し保管します。保管された文書は外出先からでも取り出すことが可能です。
メモリの残量によっては保管されない場合があるので、注意が必要となります。
電話呼び出し受信
受信したファクス文書をメモリに蓄積し、事前に登録された電話番号あてに自動的にダイヤルすることでファクスの受信を知らせる機能です。
『手動受信』
呼び出し音が鳴っている間に受話器を取り、本体の操作をしてファクスを受信する方法です。
自動受信ができない場合、このようなひと手間が必要となります。以下、手動受信の種類を紹介します。
親切受信
受話器を取ったときに相手側がファクスだった場合、受話器を上げたままにして7秒ほど待機すると自動的にファクス受信に切り替わります。
ポーリング受信
受信側からの操作により、相手側ファクシミリにセットされている書類を受信する方法です。
受信側からでも操作可能？複合機におけるポーリングとは！？
ポーリングとは相手側の端末に問い合わせ、送信したいデータがあるかを確認することです。
複合機における機能で言えば、ファクス時に受信側の操作によって相手側に事前準備されている文書を送信させることを指し、これを「ポーリング受信」と呼びます。
相手側のファクシミリで送信の準備ができていないとポーリング受信はできません。また、通話料は受信者側の負担となります。
『ポーリング受信の種類』
受信側からの操作で、相手側ファクシミリにセットされた文書を送信させることを標準ポーリング受信といい、1度の操作で複数の相手先からポーリング受信することを「順次ポーリング受信」と呼びます。
送信側の設定は最大で258か所設定可能です。
受信する時間を指定したり、共有されたパスワードで文書の機密性を高めることもできます。
『ポーリング受信の手順』
ポーリング受信の設定を行う場合は、ワンタッチダイヤルや短縮ダイヤルなど、電話帳に登録されている番号を選択しOKボタンを押します。
順次ポーリングの場合は、同様の手順を繰り返し、すべての相手先ファクス番号を入力すれば完了です。
『ポーリング予約』
ポーリング予約とは、送信側の複合機で事前に書類を保存しておき、受信側の操作で送信できるようにすることです。
ポーリング予約には、通常のポーリング予約とは別に親展ポーリング予約と呼ばれる方法があります。
通常のポーリング予約は受信側からの指示で送信する予定の書類を、複合機のポーリング予約ボックス内に保存しておくのですが、親展ポーリング予約では親展ボックスに保存することで、暗証番号による機密保持が可能です。
これにより他人に書類を見られる心配がなくなります。メーカーにより機密ポーリングとも呼ばれています。
さいごに｜複合機のポーリングを使いこなそう！
今回は、複合機におけるポーリングとは何かというテーマでさまざまなファクス機能の特徴をまとめました。
ポーリングを使えば、1回の操作で複数の相手からファクスを受信したり、パスワードによる機密保持も可能です。
複合機にはこのほかにも仕事に役立つさまざまな機能がありますので、上手に使いこなしていただけると幸いです。
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