複合機の便利機能「ボックス保存」について徹底解説！
複合機のボックス保存機能をご存知でしょうか？
いろいろな機能が備わっている複合機ですが、ボックス保存も非常に便利な機能のひとつです。会社では、膨大な量のデータを扱います。
このボックス保存の機能を活かせば、データを保存できること以外にも便利な使い方が可能。本記事では、複合機のボックス保存機能と活かし方について解説します。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のボックス保存機能について解説！
複合機と聞けば取扱いが難しく、諦めてしまう方もいるかもしれませんが、このボックス保存機能の使い方は簡単です。
ここでは、複合機の「ボックス保存」という言葉を聞いたことはあるけど使い方が分からない方に向けて、どういった機能なのか詳しく解説しています。
『ボックス保存機能とは？』
複合機そのものにデータを保存できる機能が「ボックス保存」。資料として紙媒体にすれば保存や管理が大変ですが、複合機そのものにボックス保存してしまえばそのような手間が省けます。
みなさんも、保存する役割としてハードディスクドライブ（HDD）という言葉を聞いたことがあるでしょう。
パソコンなどにも使われていますが、複合機も同じく内蔵されています。
複合機の機種によって違う部分がありますが、ファイルを150個以上を作ることも可能。
「ボックス機能＝複合機本体に保存する」ことと覚えればよいでしょう。
『ボックス保存の方法は？』
実際にボックス保存をしたことがない方もいることでしょう。
複合機のメーカーや種類によっても違う部分がありますが、代表的なボックス保存方法の手順を紹介します。
- スキャンしたい資料をセット
- 本体のメニューから、ボックス保存（スキャナー）を選ぶ
- 保存したいボックスを選ぶ
- スタートボタン（読み取り開始ボタン）を押して完了
たったこれだけで、スキャンデータを保存することができます。
その他にもボックス保存するときの設定で、原稿の画質やカラーや白黒など応用の効く設定もできるので必要であれば試してみましょう。
設定のやり方も簡単で多くの複合機は、保存先であるボックスを選択すれば「メニュー画面」に詳細な設定が出てくるため、あとは案内に沿って操作するだけです。
『ボックス保存から印刷・送信する方法』
前項で紹介した、複合機でボックス保存したデータは、印刷・送信が可能です。
その方法について、手順を紹介します。
- 印刷・送信したデータを保存したフォルダを開く
- フォルダから対象のデータを選択
- フォルダメニューから印刷・送信を選択（送信を選択した場合は宛先を入力する）
- スタートボタンを押して完了
ボックス保存さえ行えば、紙資料がなくとも複合機内にあるデータだけで印刷・送信が可能です。
複合機によって少し操作方法が違う場合がありますが、基本的な操作は簡単なので保存機能と一緒に覚えましょう。
複合機でのボックス保存機能の活かし方！
複合機のボックス保存の内容や手順については、お分かりいただけたことでしょう。
それではなぜ、ボックス保存機能が便利なのでしょうか。ポイントとしては、下記の3つが挙げられます。
- いつでも印刷・送信できる
- データの共有が可能
- 資料の整理が楽
ここでは、それら機能の活かし方について紹介します。
業務も効率に進めれるので、ぜひ試してください。
『ボックス保存すればいつでも印刷・送信ができる』
複合機でボックス保存さえしておけば、保存データだけで資料の印刷・送信が可能になります。
みなさんも手元の資料が紛失したり、大元のデータを誤って削除してしまったりしたことはありませんか？
コラム：複合機のデータ消去を行う方法とは？理由と対策について解説
そんなときでも、ボックス保存さえ行っていれば、いつでもデータの印刷・送信ができるので安心です。
複合機へバックアップするのと一緒なので、無くしてはいけないものや大元のデータを消さなければならない状態であるときは、ボックス保存することをおすすめします。
『データの共有が可能』
複合機のボックス保存では、保存先のフォルダを選択することが可能です。
会社でしか使わないようなデータであれば、専用のフォルダだけに保存するだけでよいですが、他従業員とデータを共有することもあるでしょう。
各従業員ごとにデータを送るのは面倒です。
複合機のボックス保存では、共有のフォルダをあらかじめ作っていれば、そこに保存するだけでデータを共有することができます。
『資料の整理が楽になる』
データが溜まってきて容量が少なくなったり、紙資料の置き場所や保存で困ったりしたことはありませんか？
なかなか、捨てられなくて困ってしまう資料ですが、複合機のボックス保存機能を使えば資料の整理が楽になります。特に紙資料は、溜まってくると置き場所に困りますよね。
そんなときは、複合機にスキャンするだけで、場所も取りませんしフォルダ別に保存できるので管理が楽です。
コラム：複合機のプルスキャンとは？【プッシュスキャンとの違い】
最近では、経費削減のためペーパーレスでデータ管理する会社も増えてきているので、ボックス保存機能は有効な手段のひとつです。
さいごに！複合機のボックス保存機能を活用しよう！
複合機を設置している会社も多くなっていますが、うまく活用できていないところも多いでしょう。
本記事で紹介したようにボックス保存機能は便利な機能で、1回使い方を覚えればデータの管理・共有を簡単に行うことが可能です。
会社のように膨大な量のデータを扱う場合であれば、特に効果的。複合機のボックス保存機能を活用して、業務をスムーズに進めましょう。
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