複合機は保守契約なしにする事は出来る？おすすめはしないが可能

QUICK ANSWER

この記事の要点

業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円以下で格安リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
複合機にはいくつかの保守体系がありますが、このコラムでは最も相談の多いカウンター保守の保守契約をなしにするというテーマについて書いていきます。

• 複合機の保守契約とは？
• 複合機は保守契約なしにする事は出来るの？
• 複合機の保守契約の種類は？選び方も解説！

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2024年11月15日

業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円以下で格安リース・販売している株式会社じむやの堀田です。

複合機にはいくつかの保守体系がありますが、このコラムでは最も相談の多いカウンター保守の保守契約をなしにするというテーマについて書いていきます。

ぜひ、最後までご覧ください。

複合機の保守契約とは？

そもそも複合機の保守契約とは、カウンター料金をメーカーに支払う事により、故障やトラブルの時に駆け付け対応が無料というものです。

この保守には「トナーカートリッジ費用・訪問費用・部品費用」等が含まれております。

詳しくは「複合機のカウンター料金とは？相場はいくら？」をご覧ください。

複合機は保守契約なしにする事は出来るの？

結論から書きます。
出来ます。

出来ますが保守を無くすことによるお客様のメリットが皆無なので、営業マンは「出来ません。
」と言うでしょう。

実際に私もOA機器販売の会社で勤め人をしていた時は、「保守なしにする事が出来ないからお客さんにはそう言っとけ」と上司に言われてましたね。

保守費用もストックになるから、そりゃそうだわなと当初は思っていましたが、それは違っており、いくらお客自身で保守を外してもトラブルがあった際に普通に保守をしろ！と言ってくるからです。

業務用複合機は日本全国、即日の駆け付け対応が安心という方が検討するのであって、保守が要らないという要望自体、かなりのレアケースです。

複合機の保守契約の種類は？選び方も解説！

複合機の保守契約には、フルメンテナンス契約、キット契約、スポット保守契約など、さまざまな種類があります。

契約を選ぶ際には、企業のニーズや予算に応じて適切な契約を選択することも重要。
それぞれの契約には異なるメリットとデメリットがあり、契約内容や費用も大きく異なります。

そのため、自社の複合機使用状況を把握したうえで、最適な契約を検討することが必要です。

保守契約を正しく選ぶことで、長期的なコスト削減と安定した運用が可能になります。

『フルメンテナンス契約とは』

フルメンテナンス契約は、複合機のすべてのメンテナンス作業や部品交換を包括する契約です。

これにより、複合機の安定稼働を保証し、故障時の修理費用を含む全てのメンテナンスがカバーされます。

特に印刷業務が多い企業や、日常的に大量のコピーやスキャンを行うオフィスでは、この契約を選ぶことで安心感が得られます。

一方で、フルメンテナンス契約はコストが高いため、頻繁に利用する場合にのみ適しています。

選定時には、メンテナンスの対応スピードやサポート品質も重視することが大切です。

『キット契約やスポット保守契約の選び方』

キット契約やスポット保守契約は、コストを抑えたい企業にとって有力な選択肢です。

キット契約では、主にトナーやドラムなどの消耗品の補充が中心となります。

一方、スポット保守契約は、必要なときにのみ部品交換や修理を依頼する形です。

このため、複合機の使用頻度が低い場合や、コストを重視する中小企業には特に適しています。

これらの契約を選ぶ際には、自己管理が必要な場面が多いため、適切なメンテナンス体制を整えておくことが重要です。

【関連記事】

複合機のドラム所有権はどこか？役割やメンテナンス法なども解説！

複合機の保守がない事によるメリットとデメリットを解説！

ここでは保守が無い事のメリット・デメリットについて書いていきます。

『メリット』

メリットは一つも無いと言っても過言ではありません。

しいて言うのであれば、全く印刷しなくても月々1000円ぐらいの基本料金（最低カウンター料金）がかかる事ぐらいです。

その1000円をケチるぐらいであったら、家庭用のレーザープリンターを使いまわす方がコスパが良いです。

1日1枚ぐらいは複合機を使うのであれば、保守無しはあり得ません。

『デメリット』

先ほどから書いている事ですが、正直デメリットしかありません。

まず、保守が都度有料の「スポット保守」の価格で見ますと、複合機の駆け付け対応は一回当たりの訪問費用が諸々含めて3万円～5万円ぐらいします。

月々1000円だとしたら約3年に1回の故障で、修理費用上回ってしまうのです。

ちなみに、カウンター方式の機種の保守を無くすという事はスポット保守はおろか、複合機そのものが使えなくなります。

弊社のユーザーさんにコニカミノルタの機種を入れている方が、会社が休眠するのでカウンター料金を止めたいという相談がありました。

状況は違いますが、これを見ている皆様もカウンター料金を止めたいという方が多いと思います。

メーカーにこの様な質問をして返ってきた答えがこうです。

と回答が来ました。

ドラムというのは、複合機の心臓の部分でこれがないと印刷ができません。

複合機はドラムが一番高いのですが、メーカー同士の価格競争によって、ドラム費用はカウンター料金で回収する傾向にあります。

カウンター料金が貰えなかったら赤字になるだけですから、メーカーとしてはドラムは持って帰りたいでしょう。

複合機の保守契約なしでのリスクとは？リスク軽減策についても解説！

以上のように、保守契約を結ばずに複合機を運用する場合、いくつかのリスクが伴います。

契約がないと、修理の対応が遅れる場合が多く、部品がすぐに手に入らなかったり、専門の修理業者を手配する手間が増える可能性があります。

これにより、業務が滞ったり、突発的なコストがかかることが考えられます。

そのため、契約なしで運用する企業は、あらかじめリスクを十分に認識し、対応策を準備しておくことが求められます。

『契約なしで運用する場合の具体的なリスク』

保守契約なしの場合、特に突発的な故障が起こった時の対応が大きな問題となります。

例えば、印刷機能が急に停止した際に、修理業者の手配に時間がかかることが多く、部品の手配も遅れがちです。

また、修理費用が高額になることも少なくありません。

さらに、業務に欠かせない複合機が長期間使用できない場合、業務効率の低下や顧客対応の遅延につながるリスクがあります。

こうしたリスクは、事前にしっかりと把握しておくべきです。

『保守契約なしを選んだ場合に取るべき対応策』

保守契約を結ばない場合でも、リスク軽減のためのいくつかの対応策を講じることが可能です。

まず、定期的に複合機の自己点検を行い、異常を早期に発見することが大切です。

次に、消耗品や部品の在庫を事前に確保しておき、トラブルが発生した際にすぐ対応できるように準備することも効果的です。

また、信頼できる外部の修理業者との連携を常に保ち、トラブル発生時には迅速に対応できる体制を整えておくことが望ましいです。

これにより、契約なしでも一定の安心感を持って運用を続けられます。

複合機の保守契約を見直すタイミングは？料金に関するポイントも解説！

複合機の保守契約は、契約更新時に見直しを行うことが非常に重要です。

契約を一度結ぶとそのままにしてしまいがちですが、定期的に契約内容や費用の見直しを行うことでコストを削減したり、より適切なサポートを受けることができます。

特に、複合機の使用頻度が変わった場合や、企業のニーズが変化した場合には、契約内容の再検討が必要です。

『保守契約費用を見直す際の注意点』

保守契約の費用は、基本料金に加えて、使用頻度やオプションサービスに応じた追加料金が発生する場合があります。

特に、複合機の使用状況が契約時とは異なる場合、無駄なオプションが付加されている可能性があるため、定期的な見直しが必要です。

費用をしっかりと把握し、自社に最適な契約内容に調整することで、無駄な支出を削減することができます。

『契約更新時に考慮すべきポイント』

契約更新時には、費用やサービス内容の見直しを行うよい機会です。

例えば、複数年契約を提案することで、割引を受けることが可能な場合もあります。

また、使用状況に応じたプランの再設定や、不要なオプションの削除も交渉可能です。

契約を更新する際には、しっかりとサポート内容や費用について交渉し、自社にとって最適な契約条件を得ることが重要です。

複合機の保守契約が要らないのならキット契約がおすすめ！

冒頭お伝えした通り、このコラムはカウンター方式の機種について書いています。

ユーザーとして一番ネックなのは「基本料金（最低カウンター料金）」です。

これがある事によって「無駄なお金が発生している！だから保守契約を解約したい！」になるのですね。

では、基本料金が無ければ良いのです。

そんな時におすすめなのが「キット方式（キット機）」と言われる機種です。
この機種はカウンター料金が無く、純正トナーを購入するとそれが保守費用となりメンテナンスを受けられます。

キット方式とも言われるトナー方式。
メーカーよりトナーのキットを購入します。
購入代金には保守料金が含まれており、トナーがある限り、保守を受けられる仕組みです。
トナーが切れてしまうと新たにトナーを購入する必要があります。

引用元：トナー方式（キット方式）とカウンター方式の違いとは？

なので基本料金といった費用は発生しません。

一枚当たりの印刷コストはカウンター料金の数倍しますが、あまりにも枚数が少ない方は検討してもいいかもしれません。

さいごに｜業務用複合機に保守契約は必須！

今回は、複合機の保守契約について解説してきました。

最後にまとめとなりますが、業務用複合機＝迅速な保守といっても過言ではありません。

そのため、保守契約が最初から邪魔だと思ったら、家庭用のレーザー複合機かキット機で検討しましょう！

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