複合機で誤送信してしまう原因は？対処法も解説！

QUICK ANSWER

この記事の要点

何気なく使っていると、つい複合機のファックス機能で誤送信してしまうことがあります。
本記事では、複合機で誤送信してしまう原因や対処法について解説しています。

• 複合機における誤送信の原因について解説！
• 複合機の誤送信を回避する方法は？便利機能についても解説！
• さいごに｜複合機の誤送信を回避しよう！

執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：2023年9月29日

何気なく使っていると、つい複合機のファックス機能で誤送信してしまうことがあります。

本記事では、複合機で誤送信してしまう原因や対処法について解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

複合機における誤送信の原因について解説！

複合機には、標準でファックス機能が搭載されています。

また、内部ネットワークだけでなく外部ネットワーク（インターネット）とも繋がることができ、外部に情報やデータを送信することも可能です。

そのため、何らかのミスによって、外部に情報・データ誤送信をしてしまう危険性があります。

個人間や関係団体内でのケアレスミスによる誤送信の場合、相手との関係に若干の変化が起きることもあるため注意しなければなりません。

もし事前に防止できれば、丁寧な謝罪文と削除依頼だけで済み、大きな問題に発展するようなことには至らないでしょう。

しかし、取引会社との重要な情報やデータ、会社が漏洩を防がなければならない個人情報のであれば、謝罪だけでは済まされない大きなトラブルに発展することもあるため注意が必要です。

そんな事態になるのを防ぐためには、どんなミスで複合機で誤送信してしまうのか深く理解しておくことが重要です。

ここでは、複合機で誤送信ミスをしてしまう原因を紹介しています。

『パネルのミスタッチ』

複合機における誤送信ミスの原因として圧倒的に多いのが、パネルのミスタッチです。

つまり、番号の押し間違いによる誤送信です。

複合機のファックス機能を使う場合、下記のような流れで原稿を送ります。

この流れの4番目、操作パネルの番号ボタンで送信先の番号を入力する際にミスタッチで間違った番号を入力してしまい、さらにその間違えた番号先がファックスの受信ができた場合に誤送信が起きます。

『情報の登録ミス』

ファックスやデータを添付したメールを複合機から送るのに、その都度、番号やメールアドレスを入力するのはかなり面倒です。

複合機に、送る相手の番号やアドレス情報を登録しておけば、その登録情報を呼び出すだけでわざわざ入力しなくても済むようにできます。

しかし、その登録の際に情報の登録ミスがあった場合、誤送信が起きます。

また、登録情報はミスしていなくても登録したアドレス帳から別人を選んでしまっていたり、別の相手に送付すべきであったデータを誤って添付してしまうことで、誤送信してしまうこともあるため注意しましょう。

複合機の誤送信を回避する方法は？便利機能についても解説！

複合機で誤送信してしまった情報やデータは、自らでは取り消すことはできません。

誤送信をしないように気をつけることが1番の対策ですが、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは不可能です。

しかし、防ぐことは不可能なのだから仕方がないと見過ごしていると、誤送信がきっかけになりトラブルや大問題が起きることもあるため注意が必要です。

ここでは、複合機の誤送信を回避する方法を紹介しています。

• 情報の正確性
• 誤送信抑止機能
• 設定

詳しくみていきましょう。

『正しい情報を入力する』

パネルのミスタッチも情報の登録ミスも、正しく入力していれば起きません。

入力した数字・アルファベットが間違っていないか入力ごとに確認し、全部入力し終わった後で再確認すれば、送信する前にミスに気付けます。

また、重要なデータを送る際には、第3者に確認してもらってから行えば誤送信が回避できるでしょう。

『複合機の誤送信抑止機能を活用』

複合機には、ファックスやコピー機などの事務機器機能に加えて、役立つ便利機能が備わっています。

どんな便利機能が備わっているのかは機種によって異なりますが、使っている複合機にファックス誤送信抑止機能が搭載されば、その機能を使うことでファックスでの誤送信の回避が可能です。

ファックス誤送信抑止機能とは、その名のとおり、送信相手の情報の入力ミスによる誤送信を防いでくれる機能のこと。
複合機に搭載されている誤送信抑止機能で代表的な仕組みを下表にまとめました。

もし、使っている複合機にこれらの機能が備わっていたら、それを活用することで誤送信が防げるでしょう。

『設定で誤送信を回避できる』

誤送信を回避できる機能も存在するなかで、複合機本体の設定で誤送信を回避できることもあります。

基本的には、いずれの機能も上手く使いこなすには、事前に設定しておく必要があります。

せっかく便利な搭載されていても、設定しておかないと機能しないため誤送信は防げません。

すでにオフィスに導入している複合機にはどんな機能が備わっているか確認し、誤送信対策ができるようにしておきましょう。

さいごに｜複合機の誤送信を回避しよう！

今回は、複合機のファックス機能などで誤送信してしまう原因や対処法について解説してきました。

その多くは、人為的ミスが考えられますが、事前に防止してくれる機能が備わっている機種も存在します。

そんな便利機能を活用しながら、複合機の誤送信は回避していきましょう。

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