複合機のFAX回線とは？増設するメリットなど解説！
一台に複数のオフィス機器の機能が搭載されている複合機。導入すれば、複写機やプリンターといった機器を1つにまとめることができます。
そんな複合機の機能の1つがFAX。最近はメールに書類データを添付して送れますが、機密性の高い書類のやり取りに使っているという企業も少なくありません。
そうしたFAXを活用している企業のなかには、FAX回線を増設したいと考えていることもあるでしょう。
本記事では、複合機のFAX回線についての特徴や増設する方法、メリットなどについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のFAX回線とは？その仕組みも解説！
FAXとは、通信回線を用いて遠隔地間で画像を送受信するシステム。ファクシミリ（facsimile）とも呼ばれています。
回線に接続した専用の機器に内蔵された光学式の読み取り装置によって、原稿を白黒の点の集合としてデータ化。音声信号に変換して相手方の機器に送り、その流れとは逆の流れで、相手側の機器で原稿を印刷するのがFAXの仕組みです。
通常、機器に接続するFAX回線として使われるのが固定電話の電話回線。他には、下記のような仕組みも存在します。
- ISDN
- ひかり電話
電話回線を利用する場合、基本的には機器を繋げるだけなので、基本的に別に増設する必要はありません。
それでは、複合機の場合、どれをFAX回線として使えばよいのでしょうか。
ここでは、複合機でFAXが使える理由や使用する回線の種類などについて解説しています。
『複合機でFAXが可能』
複合機でFAXが可能な理由は、機能としてFAXが内蔵されているため。印刷機能もあるため、送られてきた原稿を印刷することもできます。
しかし、備わっている機能は、複合機の機種によって異なります。
そのため、FAXを使用したい場合は、基本的に機能が備わっている複合機でなければ使えません。
『複合機におけるFAX回線』
複合機も、固定電話の回線をFAX回線として使えます。
複合機を繋げるだけなので、基本的に増設する必要はありません。
複合機に接続すると、電話機と繋げられなくなってしまうことが懸念されますが、現在販売されているほとんどの複合機が電話機と接続できる仕様となっています。
そのため、固定電話の回線をFAX回線として使っても問題ありません。
しかしその場合、その機器にFAX機能が備わっている必要があります。
なかには、複合機にインターネット回線によるFAX機能が備わっている機種も存在します。
既存の接続しようがインターネット回線に代わるだけなので、送られてきたデータは印刷されて出力することも可能。もちろん、送信する場合の操作も変わりません。
複合機でFAX回線を増設する方法とは？そのメリットも解説！
複合機でFAX機能を使うだけであれば、基本的に回線を増設する必要はありません。
しかし、増設していなければ、不便なことがあります。
それは、FAX使用中に電話が使えないということ。そのため、頻繁に使う場合は、専用のFAX回線を増設しておくことをおすすめします。
また回線が1つだけの場合、どこかに送受信を行っていると「その送信中に受信できない」「送信待ちが多くて送りたいタイミングで送れない」といった事態が度々起こります。
そうなれば、相手先からクレームがくることがあるため、注意しなければなりません。
ここでは、複合機のFAX回線を増設する方法や増設するメリットを紹介します。
コラム：複合機１台でFAX２回線は出来る？メーカー売れ筋製品なら基本可能！
『複合機でFAX回線を増設する方法』
回線を増設するだけであれば、下記の方法で、電話とは別のFAX回線を増設できます。
- 固定電話とは別にアナログ電話の契約をする
- インターネット回線を使う
しかし、この方法だけではどこかと送受信を行っていると、その送信中に受信できず送信待ちが発生することは防げません。
実は、「2回線用のオプションを付ける」という方法で、もとの回線と増設した回線の2つを使用しての送受信が可能。大手メーカー（リコー/ゼロックス/コニカミノルタ/NECなど）の複合機であれば、多回線収容のオプションがあります。
必要となるオプションの内容・価格はメーカーや機種によって異なります。
また、オプションを取り付けても同時受信できない機種もあるようなので、ご不明な点があれば株式会社じむやまでお問い合わせください。
『複合機でFAX回線を増設するメリット』
複合機のFAX回線を増設するメリットは、業務の効率化が挙げられます。
また、増設することで、下記のような内容を防ぐこともできます。
- 送受信中に電話が使えなくなる
- 送りたいタイミングで送れない
- 取引先に送信待ちが発生する
FAX回線を増設して、複合機を有効活用しましょう。
さいごに｜複合機のFAX回線を増設して業務効率化を向上させよう！
日常的に紙媒体で書類が発生する業種にとっては、書類をスキャンし、PDF化してメールで送信するといった作業は非常に手間がかります。
頻繁に複合機でFAXを利用しているのに、1回線のみであれば、業務に支障が出てくるケースも少なくありません。
そのため、回線を増設するだけで、業務の効率化が向上。今後も利用し続けるのであれば、お早めに複合機のFAX回線を増設しておきましょう。
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