QUICK ANSWER
この記事の要点
業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円で、リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
本記事では、複合機の受信FAXをクラウドに保存してスマホで閲覧する方法について解説しています。
- 受信FAXをスマホで見れる？
- クラウドとは？複合機の受信FAXをスマホで見れる仕組みについても解説！
- 受信FAXをクラウド保存するメリットは？デメリットについても解説！
執筆・監修：hotta（株式会社じむや） 最終更新：
業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円で、リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
本記事では、複合機の受信FAXをクラウドに保存してスマホで閲覧する方法について解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
受信FAXをスマホで見れる？
結論から言います。
複合機で受信したFAXは、スマホで見ることができます。
従来のFAXは、複合機やFAX機の用紙に印刷して確認するのが一般的でした。
しかし、現在では受信したFAXを電子データとして扱えるサービスや複合機も増えており、外出先や自宅などからスマホで確認できるようになっています。
受信FAXをスマホで確認する方法としては、大きく分けて下記の2パターンがあります。
- Eメールにして転送する
- クラウドにデータを保存する
Eメールにして転送する方法では、FAXを受信すると、その内容をPDFなどの電子データにして指定したメールアドレスへ送信します。
スマホでメールを確認すれば、届いたFAXの内容をその場で確認できます。
外出中に会社へFAXが届いた場合でも、スマホに通知が届けば、会社に戻らずに内容を確認できます。
急ぎの注文書や問い合わせなどを受信した場合にも便利です。
一方、クラウドにデータを保存する方法では、受信したFAXをクラウド上に保存し、スマホやパソコンなどからアクセスして確認します。
クラウドに保存することで、FAXを紙で保管する必要がなくなり、必要な書類を後から探しやすくなるというメリットもあります。
また、複数の担当者でFAXを確認したい場合にも活用できます。
このように、受信FAXをスマホで見る方法はあります。
FAXを受信するたびに紙へ印刷するのではなく、電子データとして受け取る仕組みを導入することがポイントです。
ただし、利用できる機能は複合機やFAXサービスによって異なります。
スマホで受信FAXを確認したい場合は、導入している機器やサービスがメール転送やクラウド保存に対応しているか確認しておきましょう。
Eメール転送については、こちらの関連記事で解説しています。
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クラウドとは？複合機の受信FAXをスマホで見れる仕組みについても解説！
クラウドの正式名称は「クラウド・コンピューティング」です。
その他「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」「ファイル・ホスティング」も同義語で使われています。
意味としては、インターネット上のファイルサーバーと思って下さい。
現物を買う必要がなくどこでも好きな時にネットがあれば、データの閲覧や書き込みなどもできるため、今右肩上がりに増えているサービスです。
従来は、会社でデータを保存するためにパソコンやサーバーなどの機器を用意する必要がありました。
しかし、クラウドを利用すれば、自社で大きなサーバーを用意しなくても、インターネットを通じてデータを保存・閲覧できます。
インターネットに接続できる環境があれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどからデータを確認できることもクラウドの大きな特徴です。
現在では無料で使えるクラウドといえば「Dropbox」「OneDrive」「Google Drive」が有名です。
特に企業では、社内のファイルをクラウド上で管理したり外出先から必要な資料を確認したりするなど、さまざまな用途でクラウドが利用されています。
では、こうしたクラウドの仕組みを使うことで、なぜ受信FAXをスマホで見られるのでしょうか。
まずはクラウドの基本的な仕組みから確認してみましょう。
『クラウドの仕組み』
クラウドの基本的な仕組みは、データをインターネット上のサーバーに保存し、インターネットを介して必要なときにアクセスするというものです。
会社のパソコンからクラウド上にPDFファイルを保存すると、そのファイルはインターネット上のサーバーに保存されます。
その後、スマホから同じクラウドサービスにアクセスすれば、保存したPDFを確認できます。
つまり、データそのものをスマホのなかに保存しているわけではありません。
クラウド上に保存されたデータへ、スマホなどの端末からアクセスしているのです。
この仕組みを受信FAXにも利用できます。
FAXを紙に印刷するのではなく、PDFなどの電子データとしてクラウドへ保存すれば、パソコンだけでなくスマホからも受信FAXを確認できるようになります。
クラウドストレージについては、こちらの関連記事で解説しています。
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『受信FAXをスマホで閲覧できる仕組み』
受信FAXをスマホで閲覧する場合は、FAXを受信してからクラウドへ保存するまでの流れがポイントです。
一般的には、下記のような流れです。
- FAXを受信する
- FAXの内容を電子データに変換する
- クラウド上に保存する
- スマホからクラウドへアクセスする
- 受信FAXを閲覧する
このように、受信したFAXを紙へ印刷する代わりに電子データとして保存することで、スマホから確認できるようになります。
外出中に会社へFAXが届いた場合でも、クラウドに保存される仕組みを導入していれば、スマホからFAXの内容を確認できます。
そのため、会社に戻らないとFAXを確認できない、外出中に重要なFAXを見逃してしまうといった問題の解消にもつながります。
また、クラウドに保存されたFAXは、紙のFAXと違って保管場所を必要としません。
必要なFAXを後から確認したり、パソコンで処理したりすることもできます。
ただし、すべての複合機やFAX機が標準でクラウド保存に対応しているわけではありません。
利用する機器やFAXサービスによって、クラウドへの保存方法や対応しているサービス、必要な契約などが異なります。
受信FAXをスマホで確認したい場合は、現在利用している複合機やFAXサービスがクラウド保存に対応しているかを確認することが大切です。
受信FAXをクラウド保存するメリットは？デメリットについても解説！
結局スマホでFAXを確認したいのであれば、クラウドに受信FAXデータを保存する事が出来れば、問題ないわけです。
そして、それは可能です。
メリットとしては、ネット上のファイルサーバーなので、社内全体で共有する事が可能なところです。
個人事業主だとEメール転送でも問題と思いますが、人数が多くなるにつれ、使い勝手は悪くなります。
一方でクラウドのデメリットは、業務用複合機と連携させる場合に、別途オプションになることです。
先ほど挙げた無料のクラウドでも、受信FAXをクラウドに保存するために数万円のオプションが各メーカー必須となります。
または、各業務用コピー機メーカーが独自に作っている独自のクラウドサービスかビジネスクラウドの「BOX」を利用するという方法もありますが、これらは有償のサービスとなります。
ただ、無料でクラウドに保存する方法もあるにはあります。
メールで受信した添付データを自動でクラウド内に保存する設定が無料のクラウドサービスにあるので、それを使えばいいのです。
しかし、要するにEメール転送を設定する訳ですから、わざわざクラウドに保存させる必要もないということはありますよね。
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さいごに｜受信FAXをスマホで確認しよう！
受信したFAXは、Eメールへの転送やクラウドへの保存によって、スマホから確認できます。
クラウドを利用すれば、受信したFAXを電子データとして保存できるため、外出先からスマホで内容を確認することが可能です。
FAXを紙に印刷してから確認する方法と比べて場所を選ばずに確認できるため、外出の多い営業担当者や複数のスタッフでFAXを共有したい企業にもおすすめです。
また、FAXを電子データとして管理することで、紙の保管や整理にかかる手間を減らせる点もメリットです。
受信FAXをスマホで見たい場合は、現在利用している複合機やFAXサービスがメール転送やクラウド保存に対応しているかを確認してみましょう。
FAXを紙で受け取るだけでなく、クラウドを活用して電子データとして管理することで、より効率的なFAX業務を実現できます。
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