複合機でバックアップできる？書類のデータ化など便利機能を紹介！
大切な書類を紛失または間違えてシュレッダーにかけてしまった！そんなときは、複合機のバックアップ機能が役に立ちます。
本記事では、複合機で書類をデータ化し、バックアップする手順などについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機で書類をデータ化する方法は？バックアップまでの流れを解説！
複合機の内部には、HDD（ハードディスクドライブ）などの内部ストレージを搭載されています。
書類や図面のコピーやスキャンした際に、そのバックアップを複合機のなかに残しておくことが可能。データ紛失や人為的ミスによる削除など、万が一に備えて対策は必要です。
バックアップとは、データの破損や損失に備えて作成したデータの複製、もしくはその複製データを作成すること。印刷・スキャンした際に、複合機のストレージにバックアップを作成しておけば、元原稿やコピーした書類が紛失しても安心です。
ここでは、そんな複合機のバックアップ機能と活用手順について解説しています。
『ドキュメントファイリング』
複合機のバックアップ機能は、ドキュメントファイリングとも呼ばれています。
この機能を活用すれば、複合機でコピーやスキャンするために読み込んだ原稿だけでなく、ファクス機能を使って送った原稿も複合機内に原稿の複製を残すことが可能です。
また、複製を永久的に残しておく必要はなくても、何かあったときのために一時的に残しておきたいという場合にはデータの一時保存も可能。
本体の内部ストレージではなく、USBメモリーなどの外部メモリーデバイスに原稿の複製を残すこともできます。
複合機内に原稿の複製を残す手順は、機種によって若干の違いがあるため、取り扱い方法に注意しなければなりません。
コピーした原稿をバックアップする一般的な手順を、下記にまとめました。
- 原稿を原稿台にセット
- コピーキーをタッチ
- ファイリングキー（一時保存の場合は自動一時保存キー）をタッチ
機種や設定によっては、コピーモードの基本画面にファイリングキーや自動一時保存キーが表示されないことがあります。
その場合は、基本画面に表示されている特別機能キーをタッチするか、設定変更をしてキーが表示するようにしてくたさい。
『ミラーリングキット』
ミラーリングキットを使うことで、複合機で印刷・スキャンしたデータをバックアップすることが可能です。
ミラーリングとは、本体のストレージとは別の機器のHDDなどにデータを同時に保存すること。本体のストレージに不具合・故障が起きてもデータの損失を防ぐ方法のひとつとして有効です。
ミラーリングキットをオプション搭載できる複合機であれば、ミラーリングで原稿の複製を残すことができます。
ただ、ミラーリングキットが搭載できる複合機はかなり限定されるところは懸念が残ります。
そもそもオプションのため、最初からミラーリングができる複合機はありません。
保存するだけではない！バックアップ後の利用法！
複合機には、バックアップ機能以外にも便利な機能が搭載されています。
その機能を使えば、バックアップした原稿の複製を便利に活用することが可能です。
また、作業効率を上げることもできます。
ここではバックアップだけではない、ドキュメントファイリング活用方法を紹介しています。
『ファイル結合』
バックアップした原稿の複製は内部ストレージにバックアップした場合、1ページごと別のデータとして保存されます。
そのため、その書類を再度印刷する場合には、一つひとつデータを読み込まなければなりません。
複合機のファイル結合を使えば、2つのデータを1つに結合することができます。
結合しておけば資料や企画書をまとめる作業も簡単になり、作業の効率アップが図れるでしょう。
ただし、3つ以上の同時結合、もしくは一部のみの結合、結合位置の指定（ページ差込み）などはできません。
また、機種によってはそもそも結合機能が備わっていない場合もあります。
『リテンション』
バックアップを作成できるのは、コピーやスキャンするために読み込んだ原稿やファクス機能を使って送った原稿だけではありません。
複合機と繋がっているデバイスから送った印刷データを、複合機の内部ストレージに保存しておくこともできます。
複合機の内部ストレージに印刷データをバックアップしておけば、デバイスから印刷データを送らなくても複合機の操作パネルから印刷ができるでしょう。
たびたび印刷するようなケースにおいて、この機能を使うと便利です。
さいごに｜複合機のバックアップ機能を活用して業務効率化！
今回は、複合機で書類をバックアップする方法とその活用方法まで解説してきました。
バックアップを活用することで、書類の紛失時などに慌てることなく対応できますし、さまざまな応用も可能です。
複合機でのバックアップ機能を上手に取り入れ、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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