複合機のハードディスクとは？データの保存・共有・削除について解説！|複合機リースの格安NO1

複合機にはハードディスクが内蔵されており、手軽にデータの保存や共有などができます。

本記事では、複合機におけるハードディスクの保存と共有、削除について解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

複合機のハードディスクに保存する！5つの機能を徹底解説！

現代のオフィスに必要不可欠な設備となっている複合機。
そんな複合機に内蔵されているハードディスクには、バックアップ機能などが搭載されていますが、これらの機能を使いこなせば日々の業務を円滑にこなすことができるでしょう。

以下で詳しく解説します。

『データのバックアップ』

複合機のハードディスクには、設定データを保存する機能があります。

オフィスで使用している複合機の設定は、長年使用していると複雑になりがちです。

そんななか、故障によってデータが消えてしまったり複合機を入れ替えたりした際に1から設定しなおしていては長い時間がかかってしまうでしょう。

そこで、ハードディスクに保存された設定データのバックアップを読み込めば、さほど時間をかけずにこれまで使用していた状態にすることができます。

また、機種によってはハードディスクを2つ搭載することで2重にバックアップをとることが可能。
大切なデータをしっかりと守りたいのであれば、導入する価値は大いにあります。

『スキャンデータの保存』

複合機でスキャンしたデータは、ハードディスクに保存されます。

この機能は、資料を大量にコピーしたが1部足りなかった際や、離れた保管庫にある資料をもう1度コピーする必要がある場面における時間削減が可能です。

また、大切な原本を紛失および破損するリスクも低くなります。

使い方は、すでに読み込んであるデータを呼び出してプリントするのみ。
機種によっては、ファイリング機能もあるので購入時に確認しておきましょう。

『ファイル結合』

複合機のファイル結合機能とは、ハードディスクに保存されている2つのファイルを1つにする機能です。

オフィスで使用していると、多くの資料をスキャン・コピーするためデータの管理が難しくなっていきます。

そこで、ファイル結合機能を利用すれば複数のファイルや資料をまとめることができ、データを有効活用することが可能。
管理もしやすくなるので、積極的に使いたい機能のひとつです。

ただし、複合機によってはファイル結合ができない場合があるので、事前の調査や問い合わせをおすすめします。

『プリントデータ保存』

プリントデータ保存とは、複合機のハードディスクに保存されたデータをパネル操作のみで必要な時にプリントできる機能です。

スキャンしたデータだけでなく、今すぐプリントする必要のないFAXデータやPCから送信したデータも保存できます。

また、保存したデータにはあらかじめパスワードを設定することもできるので、セキュリティー面も心配ありません。

プリントデータ保存機能は、メーカーによって呼称や保存可能数も異なります。
購入時に、説明書やメーカー担当者にご確認ください。

『画像確認機能』

画像確認機能ですが、この機能はスキャンによってハードディスクに保存された画像を、複合機のモニターで確認できます。

画像のずれやスキャン間違いなどに気付くことができるので、ミスプリントによる余計なコストが発生しません。

また、以前はFAXが送信されてきた際、プリントするまでは内容がわからなかったため不要なFAXも印刷するしかありませんでした。

そのため、紙代やインク代が無駄になり、余計なコストが発生してしまっていたのです。
この問題を、画像確認機能が解決しました。

拡大表示もでき、細部まで確認してからプリントが必要かどうか判断できるのでコスト削減につながります。

複合機のハードディスクに保存しているデータを共有できる！

複合機のストレージ利用を許可することで、ハードディスクに保存されたデータを任意のパソコンと共有することができます。

その手順は、下記のとおりです。

ホーム画面の設定から、システム設定を選択する。
ネットワーク設定から、ストレージ利用が「許可」になっていることを確認する。
（※「禁止」になっている場合は、「許可」に変更して「登録」を押す。）
再度システム設定から、セキュリティ設定を選択する。
ポート設定から、NBT/WINSを「有効」に変更して決定。
パソコンでブラウザを起動し、アドレスバーに複合機のIPアドレスを入力する。
ユーザー管理画面から追加を選択する。
必要事項を入力して決定。
追加されたユーザーを確認する。
パソコンから複合機の共有フォルダーへ接続する。

ここではSharpのNXシリーズを例に紹介した操作方法ですが、基本的にはこれらの手順を参考に複合機のハードディスクに保存されているデータをパソコンへ共有することができます。

ただし、パソコンのOSによっては操作が制限されるので操作がうまくいかない場合は、説明書で確認するかメーカーへ問い合わせてください。

さいごに｜複合機のハードディスクに保存されたデータは業者に削除依頼しよう！

今回は、複合機のハードディスクについて解説してきました。

ハードディスク内のデータはそのほとんどが社外秘情報のため、削除する際は慎重に行わなければなりません。

安全に削除するなら業者に依頼することがおすすめ。
複合機のハードディスクは便利な一方、リスクが伴う場合があるため注意が必要です。

堀田直義

代表取締役：株式会社じむや

業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

複合機のハードディスクとは？データの保存・共有・削除について解説！