知らなきゃ損！複合機のおすすめ便利機能を5つのポイントで解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2022年10月08日

現代の複合機はインターネットに接続することで、さまざまな便利機能を活用できます。

 

本記事では、複合機の便利機能について解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

おすすめ！複合機の便利機能を5つ紹介！

 

複合機とは、さまざまな機能が搭載されたオフィスには欠かせない機器です。

 

最近では、コピーやスキャン、FAXなどの従来からある機能のほかにも多くの機能が搭載されている機種が増えています。

 

その機能とは、下記の5つ。

 

 

以下で詳しく解説します。

 

 

『リテンション』

リテンションとは、データを複合機に内蔵されたハードディスクに保存し、必要な時に操作パネルを使用してプリントアウトできる便利機能です。

 

パンフレットや請求書などのフォーマットなどのよく使用するデータを保存しておくと、時間短縮できるのでおすすめ。また、リテンション機能の「サンプルプリント」では、複数プリントするなかの1部を確認用にプリントできます。

 

そして、問題がなければ残りをプリントするよう指示ができるので、ミスプリントによる無駄なコストを削減する効果が期待できるでしょう。

 

さらに、任意の場所にデータを保存できるので、データを呼び出しやすくほかの使用者のデータと混ざってしまうリスクも低くなっています。

 

事前にパスワードも設定可能なため、セキュリティー面においても重要な役割を担ってくれるでしょう。

 

 

『割り込み印刷』

割り込み印刷は、その名のとおり連続でプリントしているデータを一時中断させ、急ぎのデータを割り込ませてプリントする便利機能です。

 

オフィスでは、会議資料やパンフレットなど、一度に大量のコピーやプリントをすることがよくあります。

 

その際はほかのプリントが行えないものですが、どうしても急ぎでプリントしなければならないこともあるでしょう。

 

その場合に、割り込み印刷を利用すれば作業の手も止まらず非常に便利です。

 

割り込まれたプリント作業も、一時中断後は自動的に再開するのでもとの作業への影響もほとんどありません。

 

 

 

『PDF変換と保存』

受信したFAXやスキャンした資料を、PDFファイルに変換する便利機能もあります。

 

PDF形式にするとOSを問わず閲覧することできるので、メール送信すればプリント用紙を消費することなく複数人で共有することが可能です。

 

スマホからも確認できるので、外出や移動が多いビジネスマンでも安心。また、変換したPDFファイルは共有フォルダーに保存できるので資料の管理もしやすくなります。

 

そのため、現在では多くのオフィスで活用されている機能です。

 

 

『クラウド連携によるデータ保全』

クラウドとは、ネットワークを経由してユーザーにサービスを提供する形態のことであり、現代人の多くがスマホやパソコンを用いてそのサービスを利用していることでしょう。

 

現代の複合機は、そんなクラウドと連携してデータを保存する便利機能が搭載されています。

 

クラウドにデータが保存してあると、資料をプリントして持ち歩く必要もスマホやノートパソコン、USBに入れておく必要もありません。

 

ペーパーレスによるコスト削減ができるうえ、効率的なデータ管理ができるので非常に魅力的な機能です。

 

 

 

『ユーザー認証によるセキュリティ向上』

現代の複合機には、大切なデータを漏洩させない便利機能が搭載されています。

 

その機能とは、ユーザー認証です。

 

ユーザー認証とは、スキャンやプリントを特定のICカード保持者のみに設定したり利用者のデータを収集する機能のこと。誰がいつ使用したか情報収集することで、プリントした資料の置き忘れやデータの持ち出しを予防することができます。

 

情報漏洩の6割が紙媒体で発生していることを考えると、大きなリスク低減につながるでしょう。

 

 

 

 

利便性向上！複合機の便利機能「製本印刷」をピックアップ！

 

会議資料やパンフレットなど、オフィスでは冊子を作る機会が多々あります。

 

プリントした資料を手作業で製本するのは、なかなか骨が折れる作業でしょう。

 

そんなときは、複合機の「製本印刷」が便利です。

 

特におすすめは、フィニッシャー搭載機。折りもホチキス留めも自動で行ってくれるため、時間を大幅に節約できます。

 

フィニッシャーを搭載していない複合機でも、製本印刷は可能です。

 

ただし、折りとホチキス留めは手作業であり、なおかつ製本ミスの確率も上がるため大幅なコスト削減は実現できないかもしれません。

 

また、ホチキスの針を使用しない「針なしとじ」ができる機種もあります。

 

この機能のある機種では、用紙を圧着させて製本するため環境にも配慮した冊子を作ることが可能。針を使用しないことから、コスト削減にもつながる便利機能です。

 

機種によって製本方法はさまざまなので、購入の際にメーカーに確認しましょう。

 

 

 

 

さいごに｜複合機の便利機能を使いこなして業務効率アップ！

 

今回は、複合機の便利機能について解説してきました。

 

現代では複合機をインターネットと接続することで、さまざまな場面で活用できます。

 

本記事で紹介した便利機能を使いこなし、ぜひオフィスの業務効率化を図ってください。

 

 

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