複合機の保守メンテナンスは土日も対応可能？料金相場やメンテナンス内容なども解説！
業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円で、リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
本記事では、複合機の保守メンテナンスについて解説しています。
お使いの複合機にトラブルがあれば、業務も滞り困ってしまいます。
そんなときには、保守メンテナンスに頼ることを検討してみてはいかがでしょうか。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機の保守メンテナンスは何時まで対応可能？土日の対応についても解説！
今回は保守メンテナンスのお話になります。
基本的には、土日を除く平日の9時～17時までのオンコールであったら即日の対応が可能。それを過ぎてしまうと翌営業日になってしまいます。
しかし、メーカーや地域によっては17時以内に電話しても翌日対応になることもあります。
OKiデータなんかは都心でも翌日対応が基本。ただ、これは複合機に貼り付けられているコールセンターに電話した時の対応なので、もしサービスマンと仲良くなってたら携帯に電話するればおまけで来てくれることもあります。
複合機の保守メンテナンスは土日の休日に対応してないの？
業務用複合機メーカーは、さまざまな要望に対応するために色々な意見と取り入れております。
その中の一つに休日・祝日メンテというのもあります。
このサービスは別途の有料オプションになってしまい、土曜か日曜のどちらかで3,000円、両方で6,000円と割と高額なオプションなんです。
弊社の場合だったら、あと1000円出して頂ければもう一台同じA3カラー複合機を入れる事ができるので、全くもって費用対効果が悪いんです。
ただ、メーカーによっては土曜日対応も可能というメーカーはあります。
東芝とシャープは昔から土曜日メンテナンスが可能です。
使い方を間違って複合機を故障させた場合は土日でも保守メンテナンスはしてくれるの？
基本的に、1回は無料で修理をします。
そのときの注意点として「今後はやめてください」や「お気を付けください」と言われます。
それでも2回・3回と繰り返すと無料での保守を断られることもあります。
例えば、100円均一で買える様なクリアファイルを印刷しようとしたり、300m/g2以上の厚紙を印刷しようとすると上手くトナーが定着しなかったり、ドラムに傷がつくことがあります。
また、故意や過失のある不適切な使用方法である場合やオーバーホールなどの大規模な修理、自然災害は対応してもらえない場合があるので注意が必要です。
通常の経年劣化であったら、まず有料になることはないので安心してください。
ちなみに、土日でも稼働している場合は対応可能です。
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複合機の保守メンテナンス時によくあるトラブルとは？
複合機を利用していて発生する代表的なトラブルや、土日に発生しても自社で解決できる対処法を下記に紹介していきます。
- 斜めに印刷される
- 汚れやかすれ
- 紙詰まり
- エラー発生
土日のような休日で発生すると対応に困る内容として、大まかによくある事例を4つ挙げました。
いずれも緊急的な対応であり、根本の解決のためには専門のスタッフに対応してもらうことが1番の解決策です。
例えば、紙詰まりの根本的な原因がローラーの摩耗であれば、部品交換は素人では難しいでしょう。
そのため、その場しのぎでの応急的な対応はできても、後々に大きな問題に繋がる可能性があるため、専門のスタッフに前もって相談しておくことをおすすめします。
掃除をする場合、部品を傷つけてしまわないように注意が必要です。使用してはいけない薬品などももちろんありますので、自身で作業される際は取扱説明書を読んで、十分に注意して作業してください。
また、複合機が不調のまま使い続けることは故障の原因になる場合があります。無理のない範囲でメンテナンスし、必要に応じて専門のスタッフに相談することを心掛けなければなりません。
それでは、詳しくみていきましょう。
『印刷物が斜めになって出てくる』
内部の部品や給紙トレイガイドが歪んでいるなどの原因で起こります。
ガイドに沿って用紙を合わせ、しっかりと給紙されているかを目視で確認し、修正することが必要です。
『印刷物の汚れ・かすれ』
感光体やローラーなどの内部部品に汚れが蓄積することが主な原因です。
汚れを除去することで改善します。
『紙詰まり』
ローラーの摩耗、用紙が湿気を含んでいる、紙粉が蓄積しているなどが原因です。
ディスプレイパネルに紙詰まりの箇所と解消の手順が表示されるので、手順通りに進めていけば解消されます。
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『エラーによる動作不良』
内部処理のエラーが原因で、動作が止まってしまうなどの状態です。
ディスプレイパネルにエラーメッセージが出ますので、取り扱い説明書を読んで対応します。
複合機における保守メンテナンスの注意点は？
困ったときに対応してもらえる保守メンテナンスですが、適用範囲外ももちろんありますので注意が必要です。
ここでは、保守メンテナンスの適用範囲外になる事例や注意事項を紹介していきます。ただし、契約の内容により例外もあり異なることもあるため注意しましょう。
保守メンテナンスを希望する際には、ご自身の契約内容をしっかりとご確認のうえ、利用することを心掛けてください。
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『保守の適用範囲外』
保守メンテナンスでは、下記に該当する作業は含まれてはいません。
- 対応時間外の保守メンテナンス
- 故意、過失、不適切な使用方法による故障
- 自然災害による故障
- オーバーホールなどの大規模修理
- 本体または消耗品・定期交換部品の規定された寿命を超えた使用による故障
- インクカートリッジ・トナーカートリッジ交換、用紙交換
- 他の機器への接続
自社で取り組まなければならないこともありますので、注意しましょう。
『注意するべきポイント』
保守メンテナンスでは、一部対応していない地域もあります。
契約前にお使いの環境を確認しておく必要がありますので、注意事項を下記にまとめました。
- 土日修理は一部対応していない地域がある
- 出張または持込保守契約では対応していない製品がある
- 定期交換部品代は含まれていない
- 定期点検のみの加入はできない
- 一括前払いの保守契約もある
- 離島や山間部では別途移動費が必要な場合がある
- 引き取りでの修理の場合は日数が長期に渡る場合もある
これらに注意して、保守契約の内容をしっかりと確認しましょう。
複合機のメンテナンスはメーカー保守と販売店保守で土日対応が変わる！
「土日も対応してくれるメーカーはないの？」
「同じメーカーの複合機を使っているのに、A社は土曜も来てくれて、うちは来てくれない。なぜ？」
これらは、お客様からよくいただくご質問です。
実はこの話、メーカーの違いというよりも「誰と保守契約を結んでいるか」の違いであるケースがほとんどです。
複合機の保守契約には、大きく分けて2つの窓口があります。この点を理解していないと、土日対応の可否で思わぬ誤解が生まれます。
『メーカーメンテナンス（メーカー直）』
メーカー（キヤノン、リコー、富士フイルム、東芝テック、シャープ等のメーカー本体または系列サービス会社）と直接保守契約を結ぶパターンです。
全国のサービス品質が均一で、技術力は高いです。
土日対応も可能で、平日9時〜17時が標準です。
土日対応を求める場合、大半のメーカーは「24時間365日保守オプション（有償）」への加入が必須。「東芝だから土曜も来る」「シャープだから来る」というわけではなく、メーカー直の場合はオプションに入っているかどうかがすべてです。
『販売店メンテナンス（代理店・自社メンテ）』
地域の販売店（OA機器ディーラー）が、メーカーに代わって自社のエンジニアを派遣するパターンです。
会社によって対応の柔軟性が異なり、土日対応も可能です。
そして、ここが最大のポイント。販売店によっては、「土曜日も営業しているから、メンテナンスも標準料金内で対応しますよ」という独自のサービスを行っている場合があります。
東芝やシャープは土日も柔軟という噂の正体は、実は「東芝やシャープを扱っている有力な販売店が、独自のサービスとして土曜対応している」というケースが珍しくないのです。
『メーカー名だけで判断してはいけない』
東芝なら土日も安心と思い込んで契約しても、その契約先が平日しか動かない販売店やオプション未加入のメーカー直であれば、土曜日に修理は来ません。
これから複合機を導入する際は、メーカー名（ブランド）だけでなく、「実際に修理に来てくれるのは誰なのか？その会社の営業時間はいつなのか？」を契約前に必ず営業担当に確認してください。
これが、土日のトラブルを防ぐ最初で最大の回避策です。
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複合機における土日のスポット修理とコストパフォーマンスの考え方は？
「普段は平日のみの契約だけど、どうしても今日（土日）直したい！」という緊急時には、契約外のスポット修理（随時保守）を依頼するという選択肢もあります。
これは、保守契約を結んでいない、あるいは契約時間外にエンジニアを派遣してもらうサービスです。
ただし、コストパフォーマンスの観点からは、慎重な検討が必要です。近年は部材費や人件費（特に休日労働賃金）の上昇に伴い、スポット修理の料金体系も見直されています。
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『土曜日に紙詰まり修理（作業1時間）を依頼した場合の目安』
もし土日対応可能なエンジニアを手配できた場合、一般的に下記の費用が発生します。
合計目安：約66,000円〜75,000円（税込）
メーカーや地域により異なりますが、あくまで相場目安です。
突発的な出費として7万円前後は、決して安くない金額です。
もちろん、背に腹は代えられない場面もありますが、経営的な視点で見ると、もっと効率的な解決策があるかもしれません。
修理の相場目安の内訳を下記にまとめました。
出張基本料（休日割増）：約20,000円〜
エンジニアが移動するための費用です。平日の1.3倍〜1.5倍の設定になることが一般的です。
技術料（1時間・休日割増）：約26,000円〜
最初の1時間が最も高く設定されており、以降30分ごとに加算されます。
部品代（実費）：約20,000円〜
給紙ローラーやセンサー交換が必要な場合の実費です。
『修理とサブ機導入を比較』
ここでご提案したいのが、サブ機の導入という選択肢です。
7万円の修理費をかけるなら、その予算で最新のビジネスインクジェット機を購入することも十分に可能です。
例：ブラザー/エプソン等のA3対応機：実勢価格 4万円〜5万円
スポット修理は「1回の復旧」で終わりますが、サブ機を購入すれば「資産」として残ります。
万一メイン機がメンテナンスに入った時も、サブ機があれば業務を止めずに済みます。
土日に修理を呼ぶことにこだわらず、あらかじめ予備を用意して、土日はそれで凌ぐ（そして平日の標準料金で修理する）。コストを抑えつつ業務を継続することは、非常にスマートなリスク管理術だと思いませんか？
土日対策用！失敗しない複合機における最強サブ機の選び方を解説！
サブ機を買えばいいのは分かったけれど、家庭用プリンタは仕事でも問題なく使えるの？というように不安に思う方もいるでしょう。
実は、機種選びさえ間違えなければ、最近のインクジェット機は驚くほど高性能です。
土日のピンチヒッターとして導入すべき「最強サブ機」の条件を3つご紹介します。
『顔料インク搭載モデルを選ぶ』
家庭用プリンタのほとんどは染料インクを使っていますが、こちらは水に滲みやすく、ビジネス文書には不向きです。
必ず顔料インク（がんりょうインク）を採用しているビジネスモデルを選んでください。
顔料インクなら、文字がくっきり印刷でき、マーカーを引いても滲みません。
契約書や重要書類にも問題なく使用できます。
『ADF（自動原稿送り装置）は必須』
コピーやスキャンをする際、一枚一枚ガラス面に原稿を置くのは手間ですね。
複合機と同じように、原稿を束でセットして連続読み取りができるADFがついている機種を選びましょう。
この機能がないと、事務作業の効率は劇的に落ちてしまいます。
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『A3対応ならブラザーかエプソン』
A3用紙の使用頻度が高い場合、選択肢はさらに限られます。
おすすめはブラザーの「MFC-Jシリーズ」やエプソンの「PX-Mシリーズ」です。
これらは数万円で購入でき、A3プリント・スキャン・FAXに対応しています。
特にブラザーは「1枚目の印刷スピード」が速く、急いでいる時にストレスを感じにくいのが特徴です。
ちなみに、セットアップは平日のうちに行いましょう。
よくある失敗が、土曜に壊れてから買いに行きドライバーのインストールに手間取って結局使えなかったというケースです。
サブ機を買ったら、必ずその日のうちにオフィスのパソコンと接続し、テスト印刷まで済ませておくこと。ここまでやって初めて対策と言えます。
【緊急時】土日に複合機の修理が呼べないときのセルフメンテナンスとは？
サブ機もないし、なんとかメイン機を自分で復旧させたいときのために、ユーザーご自身でも可能なトラブルシューティングのポイントをまとめました。
ただし、複合機は精密機械ですので、安全のために絶対に触ってはいけない箇所があります。ここだけは注意してください。
『保証を継続するために避けるべきこと』
保守契約には、安全上の理由からお客様による分解・改造に関する免責事項が含まれています。
下記の操作は、予期せぬ故障や怪我の原因となるため、行わないようにお願いします。
ドライバー等の工具を使用すること
ネジを外してカバーを開ける行為は、内部の高圧部品に触れるリスクがあります。
ネジ山に傷がつくと分解痕として扱われ、保証対象外になる恐れがありますので絶対NGです。
定着器などの高温部に触れること
印刷直後の用紙が出てくる箇所にある、フィルムやローラーは非常にデリケートかつ高温です。
指輪などが当たって破損すると、高額な部品交換が必要になるケースがあります。
『ユーザーができる復旧手順』
メーカーが推奨しているのは、緑色（または青色）の操作レバー・ダイヤルのみを使用したメンテナンスです。
印刷できない・反応がない場合
機械的な故障ではなく、通信状況の一時的な不具合の可能性があります。
正しい手順での再起動を試みてください。
- 複合機の電源を切り、コンセントを抜く
- Wi-Fiルーターやハブの電源も再起動する
- ネットワーク機器の再起動後、数分待ってから複合機の電源を入れる
この手順で行えば、IPアドレスが再取得され、接続が回復することがあります。
また、ケーブルの確認も合わせて行うとよいでしょう。
掃除等の際にLANケーブルを引っ掛けてしまい、見た目はちゃんと刺さっているけれど内部で接触不良を起こしている（爪が折れている等）ケースがあります。
紙詰まり（ジャム）が解消しない場合
画面ガイド通りに紙を除去してもエラーが消えない場合、下記のポイントをチェックしてください。
- 小さな紙片：破れた紙の切れ端がセンサー部に残っていないか
- 用紙の状態（湿気対策）：用紙がふにゃふにゃになっていないか
実は、土日の紙詰まりの原因No.1は湿気です。
平日は空調が効いていても、金曜の夜から土曜の朝にかけて空調が切れると、給紙トレイのなかにある用紙が湿気を吸ってふにゃふにゃになるケースが多発。このふにゃふにゃ用紙が詰まりを引き起こします。
対処法は簡単ですね。給紙トレイの紙を一度全て取り出し、新しいパッケージから出したばかりの乾燥した紙に入れ替えてください。
これだけで嘘のように直ることがあります。
印刷物の汚れ・黒い線
スキャンやコピーをした時に黒い線が入る場合、故障ではなく読み取り部の汚れが大半です。
この場合は、原稿台ガラスの左端にある、細長いガラス面（スリットガラス）をご確認ください。
修正液の跡や小さなゴミが付着していませんか？この部分を柔らかい布で拭き取るだけで、綺麗に直ることがほとんどです。
土日稼働のオフィス必見！業務を止めないための複合機における備えとは？
ここまで緊急時の対応をお伝えしましたが、最も大切なのはトラブルが起きても業務を止めない準備（BCP）です。
最後に、今日からできる金曜日の予防策と業種別のおすすめ運用をご紹介します。
『今日からできる！金曜日の予防メンテナンス』
土日にエンジニアを呼べないなら、土日に壊さないようにすればよいのです。
- 用紙の湿気対策：給紙トレイに入っている紙を取り出しておく。
- 予備トナーの確認：必ず予備が1本あるか確認しておく。
- 再起動：メモリをリフレッシュさせておく。
金曜日の帰宅前に、上記の3つを行うだけで、週末のトラブル率は激減します。
『業種別の推奨スタイル』
あらゆる手法を解説してきましたが、すべての事業に当てはまるわけではありません。
ここでは、業種別の対処法を紹介します。
学習塾・予備校
印刷枚数が多いため、サブ機のインク代が割高になる可能性があります。
この場合は、耐久性の高い高速機（京セラや東芝の上位モデル等）を選定し、故障頻度自体を下げるのが有効的。また、テキスト印刷は平日にまとめて行うなど、運用の工夫も必要です。
不動産業
水曜休みが多い不動産業。土日稼働の場合、近隣店舗との連携や、店舗に1台サブ機を置く運用が現実的です。
契約書等の印刷はコンビニプリントでも代用可能ですが、セキュリティの観点からは自社設備での印刷が望ましいでしょう。
医療・介護施設
24時間止まらない現場では、ペーパーレスFAXの導入が必須です。
受信したFAXを紙に出力せず、自動的にPDF化してサーバーやメールに転送する設定にしておけば、複合機本体が停止してもパソコンやスマホでFAX内容を確認できます。
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さいごに｜複合機の保守メンテナンスは例外的に土日は可能！
今回は、保守メンテナンスについて、土日の対応と注意点を紹介しました。
土日の保守メンテナンスは必ずしも対応外ではありませんので、内容をしっかりと見て契約していくことをおすすめします。
また補足としてトラブル事例とご自身でできる解決方法も記載してきましたが、根本の問題を無理にご自身で解決しようとせず、専門のスタッフに相談するという点をご注意いただきたいです。
細かな部品を破損させてしまってはさらに大ごとになってしまう場合もありますので、ご自身で取り組むことは応急的な処置まででとどめておいてください。
また、土日も仕事がある。どの複合機を選べばいいか分からない。このようにお悩みの方はぜひ一度、株式会社じむやにご相談ください。
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