複合機がなぜか使えない？ログインエラーの理由と解決策を解説！
複合機では、管理者設定という仕組みがあります。この管理者設定は、複合機の特定の機能において、管理者のみが扱うことができるものです。
本記事では、複合機における管理者設定へのログインエラーが起きる原因とその解決策を解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のログインエラーで設定ができない？管理者設定で対応可能な範囲についても解説！
複合機を使うのにログインが必要となることがありますが、その際にログインエラーが起きてしまうと使えなくなってしまいます。
ログインとは、サービスや機器を利用する際に、IDとパスワードを使って本人を確認する仕組みのこと。あらかじめアカウント登録したID（ユーザー名、メールアドレスなど）とパスワード（鍵になる英数字を組み合わせた文字列）を入力し、両方とも正しく入力できていれば利用可能。つまり、ログインは本人確認と機械的認証を意味します。
ユーザーの本人認証に関する具体的な内容は「ユーザー認証とは？【複合機のカウンター枚数の上限を設定】」の記事をご確認ください。
ログインエラーが発生する主なケースとしては、管理者設定を行う場合と複合機を使う際にログインが必要な場合に限ります。
ここでは、ログインが必要な管理者設定となぜログインが必要なのか？また、利用時になぜ必要な状態にしていなければならないのかについて解説しています。
『複合機の管理者設定でできること』
ログインエラーは、複合機を使う際にログインが必要な状態でなければ発生しません。
ログインが必要な状態での設定は、基本的に管理者設定で行うことができます。
管理者設定で設定できる内容については、メーカーや機種によって異なることはありますが、主に以下のようなことが挙げられます。
- 複合機の基本な設定
- コピー機能の各種設定
- プリント機能の各種設定
- FAX機能の各種設定
- ネットワーク設定
- 複合機のEメール設定
ログインエラーが発生すると、これらの操作ができなくなってしまいます。
『管理者設定でログインが必要な状態にしている理由』
管理者設定の基本的な設定で認証方式を「本体認証」に設定すると、利用時に複合機がログインを求めてくるようになります。
ログンエラーが発生する理由は、認証方式が本体認証になっているためですが、なぜ複合機をその状態にしている必要があるのでしょうか。
結論からいえば、複合機のセキュリティを高めるためです。
複合機には、下記のようなリスクが常に潜んでいます。
- ネットワーク経由のサイバー攻撃
- 電話回線経由の不正アクセス
- 操作パネルの不正操作
- 記憶媒体（HDD）の持ち出し
- 出力紙の持ち出しや盗み見
- FAX誤送信などの人的ミス
ユーザー名とパスワードを使わなければログインできない状態にしておくと、リスク対策が可能となります。
「本体認証」は最初はデフォルトでオフになっているため、導入時には利用の度にログインを求めてくることはありません。
ただし、管理者設定は導入時からログインを求めてくるところには留意しておきます。
管理者設定では、複合機の基本的な設定だけでなくセキュリティに関する設定もできるため、誰でも設定できるような状態にしない対策もできます。
複合機の管理者設定がログインエラーになる原因とその解決策を紹介！
複合機を使用する度にログインするのは、大変手間がかかり作業効率が悪くなりますが、会社の重要なデータが詰まっている複合機のセキュリティ対策のため重要な事柄です。
しかし、使う度にログインエラーが発生していては業務に支障をきたすこともあるため注意しなければなりません。
また、管理者設定でログインエラーが発生すると、さまざまな設定ができなくなってしまいます。
ここでは、ログインエラーになる原因とその解決策を紹介しています。
『複合機のパスワードが初期のものから変更していた』
複合機の管理者設定は導入時からログインの必要がありますが、導入時時点で利用者はパスワードの設定は行っていません。
そのため、初期状態ではメーカー設定の初期パスワードでログインします。
その初期パスワードはメーカー共通で調べれば簡単に分かってしまうため、セキュリティ的には問題があり、あまり望ましくない状態です。
メーカーは独自のパスワードに変更するように求めていますが、初期の文字列から変更していたら初期パスワードでログインできずログインエラーが発生。また、設定していたパスワードを別の文字列に変更していた場合も、以前のパスワードの入力によってログインエラーになります。
解決策としては、誰か変更した方がいないかどうか確認することが挙げられます。
『小文字で入力すべき所を大文字で入力してしまっている』
パソコンから複合機の管理者設定へのログインを行うような場合、正しくパスワードを入力していてもCAPSロックがかかっていることがあるため、全角で入力していたケースがよくみられます。
複合機は全角と半角を別物と認識するため、入力した文字は正しくてもログインエラーとなってしまいます。
CAPSロックがかかっていないか確認してみましょう。
『ログインエラーによりロックがかかっている』
複合機のなかには、管理者設定時や利用時のログインで何度かログイエラーを繰り返したらロックがかかる機種があります。
ロックがかかっている間は、ログインできません。
利用時にログインが必要な場合は、その間、複合機がまったく使えないということです。
ロックは、一定時間が経過したら解除されます。
さいごに｜複合機のログインエラーを防ごう！
今回は、複合機でのログインエラーが起こる原因とその解決策や注意点について解説してきました。
初期設定のまま使用しないことが、1番の安全対策になります。
気付かないうちに情報漏洩がおきてしまわぬよう、しっかりと対策していくことが必要です。
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