複合機のスキャン機能で書類をパソコンに取り込むため方法を徹底解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年04月17日

現代のオフィスでは、情報のデジタル化はますます重要になっています。

 

しかし、このデジタル化はどのように行えばよいのでしょうか。

 

本記事では、複合機を使用して書類をスキャンし、それをパソコンに取り込むまでの具体的な手順を詳しく解説します。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機を使ったスキャンとは？重要な書類をパソコンに取り込む！

 

複合機には、いくつかの事務機器の機能が標準搭載されています。

 

その機能のひとつがスキャン機能ですが、いったいどういった機能なのでしょうか。

 

そもそもスキャンは、英語の「scan」からきています。英語の「scan」は、走査（する）、検査（する）、見渡す、詳しく調べるなどの意味を持つ英単語ですが、事務機器やIT機器のスキャン機能の場合は、基本的に下記のどちらかの機能を意味します。

 

• 画像を読み込む機能
• パソコンなどののセキュリティ検査機能

 

複合機が標準搭載しているスキャン機能は前者の方で、機器が光学センサーなどをを使って読み取り部分に置いた原稿を読み取り、それをデータ化してパソコンに取り込む画像読み取り装置。

 

そのため、この機能を使えば、紙の書類や図面、銀塩写真やプリンターなどで印刷した写真を画像データ化してパソコンに取り込むことができます。

 

 

複合機の設定からパソコンへの取り込みまで！具体的な手順を徹底解説！

 

複合機のスキャン機能を使えば、紙媒体に印刷された文字・図形・写真をデータ化してパソコンに取り込むことが可能。ここでは、パソコンに取り込むための具体的な手順を解説しています。

 

また、番外編としてスマホでスキャンしたデータをパソコンに取り込むやり方も紹介しています。

 

最近は業務にスマホを活用している方もいるのではないでしょうか。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『複合機の設定からスキャンまでの流れ』

複合機のスキャン機能を使って紙媒体に印刷された文字・図形・写真をデータ化してパソコンに取り込むには、まず、スキャンを行う複合機だけでなくデータを取り込むパソコンの方も設定や準備をしておかなければなりません。

 

もし、まだ複合機とパソコンを繋いでいないのであれば、有線（USBケーブルなど）か無線Wi-Fiで接続し、パソコンの設定画面の「デバイス」もしくは「Bluetoothとデバイス」から、デバイスの追加をしておく必要があります。

 

また、その際にファイルとプリンターの共有を有効にしておきましょう。

 

このファイルとプリンターの共有を有効にするのも、パソコンの設定画面から行えます。

 

そして次に、パソコンに取り込んだデータを入れるフォルダーをパソコンに作成しましょう。

 

作成したフォルダーは、スキャン機能で取り込んだデータを入れていることがわかる名称をつけておいた方が、後で困りません。

 

最後にフォルダを右クリックして「プロパティ」を開き、下記の流れで進めていけば、パソコンに取り込む前の事前設定と準備は完了です。

 

下記に、プロパティを開いたあとの一般的な複合機におけるスキャン機能とパソコンへ取り込む設定の大まかな流れについてまとめました。

 

1. 「共有」タブを選択する
2. 詳細な共有欄から「このフォルダを共有する」にチェックを入れる
3. アクセスを許可する
4. アクセス許可の欄項目で許可したい項目にチェックを入れて「適用」を選択する

 

「OK」で手順はすべて完了です。

 

 

『複合機メーカー別の取り込み方法』

パソコンに取り込む前の事前設定と準備の手順は、パソコンのOSによって手順が少し異なっています。

 

また、複合機の機種・メーカーによっても操作方法自体に大きな違いもあるため、手順に注意しなければなりません。

 

複合機は、国内外のさまざまなメーカーから、たくさんの機種が登場しているため、そのすべての手順は紹介できませんが、ここでは国内の複合機シェアトップ3社での手順を例としてまとめました。

 

 

キャノン

まず、キャノンの複合機「TS6130 series 」での手順です。

 

1.複合機の原稿台ガラスに原稿をセットする
2.本体のホーム画面で「スキャン」を選び、「パソコンに保存」を選択する
3.転送先、取り込む原稿の種類、保存するファイル形式を選ぶ
4.カラーでスキャンをする場合はカラーボタンを、白黒でスキャンをする場合はモノクロボタンを押す

 

手順は以上です。

 

 

リコー

次に、リコーの複合機「RICOH MP C/MP製品群」での手順を紹介します。

 

1.本体のホーム画面で「スキャナー」を押す
2.スキャナー画面で「フォルダー送信」を選択する
3.パソコンに取り込む原稿をセット
4.送信設定を押し、スキャンした文書の用途に合わせて読み取りの設定をする。
5.「宛先追加」を押し、「アドレス帳から検索」または「登録番号で指定」を選択して、アドレス帳に登録した共有フォルダーを指定する

スタートを押してスキャンされれば完了です。

 

 

富士フィルムビジネスイノベーション（FUJIFILM）

そして、富士フィルムの複合機「DocuCentre-VI C7771」での手順です。

 

1.スキャンする文書をセット
2.スキャナーPC保存画面から「宛先表」を押し宛先を選ぶ
3.必要に応じて、「原稿の画質」「出力ファイル形式」などの項目を設定する
4.「スタート」ボタンを押します。

 

パソコンに取り込む前の事前設定と準備など、富士フィルムの複合機での取り込み方法をより詳しく知りたい方は公式ホームページでも確認できます。

 

 

『番外編！スマホでスキャンしたデータをパソコンに取り込む』

最近のスマートフォンやタブレット端末には、スキャン機能を有している機種も存在します。

 

複合機と違いカメラ機能で原稿を撮影する必要がありますが、専用のスキャンアプリを使って、撮影した原稿をパソコンに送る前に加工して必要な部分をトリミングすることも可能です。

 

スマホでスキャンし、パソコンに取り込むこともできますので、必要に応じてぜひご活用ください。

 

 

複合機でスキャンした書類のファイル形式とは？3つの形式を徹底解説！

 

スキャン機能で原稿をデータ化する際は、どのファイル形式で保存するのか決めなければなりません。

 

しかし、画像のファイル形式には数多くの種類があります。

 

また、形式によってデータの表示方法や圧縮方法が異なっているため、形式によってメリットとデメリットがあるのも事実。そのため、どの形式でデータ化するか、よく考えて選ぶことをおすすめします。

 

ここでは、よく使われている下記の3つのファイル形式における特徴を解説しています。

 

• PDF
• JPG
• TIFF

 

ぜひ、保存するファイル形式を決める際の参考にしてみてください。

 

 

『PDF』

書類などの文書が書かれた原稿をスキャンしてパソコンに取り込むのにおすすめのデータ形式がPDFです。

 

PDFであれば、原稿に書かれている文字やレイアウトなどの情報がそのまま保持できます。

 

ただし、パソコンに取り込んだデータに編集を加えたい場合には、専用のPDF編集ソフトが必要です。

 

 

『JPG』

JPGは、写真などの原稿に多くの種類の色が使われている場合におすすめです。

理由は、1677万色のフルカラーに対応しているファイル形式のため。大きな画像ファイルでも見た目を維持したまま高圧縮して容量を小さくすることができます。

 

汎用性も高いのですが、一度圧縮するともとに戻せず、保存するたびに画像が劣化してしまいます。

 

 

『TIFF』

パソコンに取り込んだ後、複数の画像を1つのファイルにまとめたいのなら、TIFFで保存するとよいでしょう。

 

また、取り込みの際に画質を劣化せずに、高い解像度を維持することができるファイル形式でもあります。

 

ただし、ファイル容量が大きいデメリットもあります。

 

そのため、この形式で大量にパソコンに取り込んでいると、パソコンの保存容量がすぐにオーバーしてしまうため注意が必要です。

 

 

スキャンでパソコンに取り込むことによるデジタル化がもたらすメリットは？

 

複合機のスキャン機能でオフィスにて保管していたり、使っていた紙媒体の書類をパソコンに取り込むことでオフィスのデシダル化を大きく進めることができるでしょう。

 

少子高齢化により、人材不足が深刻化している中での働き方改革には、オフィスのデジタル化が必要だと言われています。

 

ここでは、スキャンでパソコンに取り込むことによるデジタル化によって、どんなメリットがあるのかを解説しています。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『作業の効率化』

スキャンによってデジタル化することによって、情報の検索性が向上します。

 

また、情報共有の実現・進捗状況が可視化できるようにもなります。

 

しかも、デジタル媒体は紙媒体のものより各種システムと連携しやすいですし、場所を選ばず情報へのアクセスが可能。これらによって、作業の効率化が期待できます。

 

 

『環境への配慮』

スキャンでパソコンに取り込むことによるデジタル化によって、オフィスでの紙の使用が大幅に減ります。

 

紙の使用が減れば、これまで資料の印刷時に発生していた用紙やインクの費用を抑えられることでのコスト削減が期待できますが、他にもSDGz（エスディジーズ）を意識した環境へも大きく貢献します。

 

紙を生産するには、原料となる木が費用です。

 

その木を手に入れるためには森林を伐採しなければいけませんから、紙の使用が減らすことは森林の伐採量を減らすことに繋がります。

 

 

さいごに｜デジタル化の一歩！あなたのオフィスも複合機でスキャンを始めよう！

 

今回は、複合機を使用したスキャンからパソコンへの取り込みの流れと、デジタル化のメリットについて解説しました。

 

パソコンに取り込むことによるデジタル化は、情報の管理と共有を行いやすくしてくれます。

 

本記事が、あなたのお役に立てることを願っています。

 

 

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