複合機のスキャン設定まとめ！保存・共有・読み取りの手順を紹介！
複合機のスキャン機能を活用すれば、手軽にパソコンにデータを読み込めたり保存できたりします。
本記事では、複合機のスキャン設定についてまとめています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機におけるスキャン設定とは？
複合機にはプリンターやコピー機、ファックス、そしてスキャナーといった事務機器の機能が備わっています。
そのなかのスキャナーの機能を使えば、複合機で文字や絵が書かれた原稿をスキャンしてデータ化することが可能です。
そもそもスキャン（scan）とは、走査する、精査する、検査するなどの意味を持つ英単語。
IT分野では、複合機やスキャナーに搭載されている光学センサーなどで機器にセットした原稿の表面の色を読み取り、それを画像データとして取り込むことを指します。
取り込みたい文書などが書かれている原稿に細く光を当て、その光の反射光の強さや色から形状や色を計測し、数値を合成して画像データを作成しているという仕組みがあります。
そしてスキャンの際、設定することでさまざまなファイルの形式で保存ができスキャンが可能となります。
また、作成したデータの保存先となる共有フォルダの作成や宛先の登録など、使う際に設定が必要なことがいくつかあります。
そうしたスキャン使用時に必要となる設定が存在しますが、詳細については後述します。
複合機のスキャン設定方法について解説！
使用時に必要となる設定がスキャン設定。設定するのが面倒だと思う方もいることでしょう。
しかし、スキャン設定することでデータをPDFファイルで保存することができるため、業務効率化に繋がることもあります。
また、CADで作図した図面や名刺のような小さなデータを読み取る場合にもスキャン設定が必要です。
スキャン設定によって、下記のようなことが実現できるでしょう。
- PDFファイルで保存する方法
- CADで作図した図面を読み取る方法
- 名刺をスキャンする方法
- プッシュスキャン
- まとめてスキャン機能
それでは、詳しくみていきましょう。
『PDFファイルで保存する方法』
PDFは「Portable Document Format」の略。紙に印刷した文書と同様のデータを保存できるファイル形式で、この形式で保存したファイルはさまざまなソフトで開くことができ、もとの画像のままでデータ共有が可能です。
つまりPDFで保存しておけば、データを送った相手が同じソフトを持っていなくても閲覧できるということ。そのPDFで保存するスキャン設定の方法は、スキャンしたデータをPDFに変換するように設定することです。
詳しい変換の手順やスキャンした原稿を1枚ずつPDFで保存する方法を知りたい方は、「複合機のスキャン機能とは？1枚ずつPDFファイルで保存する方法を解説！」の記事をご確認ください。
『CADで作図した図面を読み取る方法』
CADは「Computer Aided Design」の略。主に、製造業や建築・建設業などの設計に必要となる設計図や寸法図などの図面の作成に用いられている業務用ソフトウェアです。
CADで作成した図面はA1サイズのような大きな用紙に書かれていることが多いため、一般的な複合機で丸ごとスキャンするのは難しいです。
原稿サイズに対応している複合機であれば1度に読み取ることができるでしょう。
しかし、対応していない複合機の場合は、分割スキャンしてパソコンの画像ソフトを使って合成すれば可能です。
CADで作図した図面を読み取る他の設定方法を知りたい方、もしくは複合機でスキャンした図面をCADデータに変換する方法を知りたい方は「複合機でスキャン！CADで作成した図面を読み取る方法など解説！」の記事を参考にしてください。
『名刺をスキャンする方法』
大きい用紙サイズの原稿だけでなく、名刺のような小さいサイズをスキャンするのは難しいでしょう。
そもそも、名刺1枚だけスキャンするのであれば、基本的に設定はしなくてよいです。
しかし、データ化した名刺を部署内で共有するなど、必要に応じて設定が必要なケースもあります。
『プルスキャンとプッシュスキャン』
プルスキャンとは、複合機に繋がっているパソコンから機内のスキャン文書を取り出すこと。ちなみに、複合機からダイレクトにパソコンにスキャン文書を送ることをプッシュスキャンと呼んでいます。
プルスキャンを行う場合、事前設定としてデータを送信するパソコン情報を複合機に登録しておく必要があります。
『まとめてスキャン機能の設定』
複合機のなかには、まとめてスキャン機能という便利機能が搭載されている機種があります。
この機能を使えるように設定すれば、原稿をまとめてスキャンできるため業務効率が向上するでしょう。
さいごに｜複合機のスキャン機能を活用しよう！
今回は、複合機のスキャン設定について解説してきました。
設定方法については、各メーカーで手順が異なることもあるため、取扱説明書などで確認するようにしましょう。
この機会にぜひ、複合機のスキャン機能を有効活用してみてはいかがでしょうか。
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