複合機を3年リースにする理由とは？メリットとデメリットから考察！
複合機を3年リースにするという選択肢もおすすめです。
ではなぜ、3年という期間が多くの企業に支持されるのでしょうか？
最新機種を手軽に使えるメリットだけでなく、意外なコスト面の注意点や自社に合ったリース期間の見極め方も気になるところです。
本記事では、複合機のリース契約期間ごとの違いを整理し、3年リースにする理由や注意すべきポイントについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機リースとは？3年・5年など期間ごとの違いについても解説！
複合機は、今やオフィス業務に欠かせない存在です。
印刷やコピー、スキャン、FAXなど、さまざまな機能が1台にまとまっているため、情報管理や文書作成の効率化にも大きく役立っています。
ただし、複合機は高価な機器であるため、一括購入するには多額の初期投資が必要です。
そのため、多くの企業ではリースという形で利用する方法を選んでいます。
リースとは、複合機を所有するのではなく一定期間借りて使用し、その代わりに定期的なリース料を支払う契約形態のこと。リース期間は1年、3年、5年などさまざまですが、選ぶ期間によって費用面や運用面で違いが出てきます。
違いの概要を下表にまとめました。
| リース期間 | 概要 |
| 1年 | リース料は高くなりがちでも業務の変化に対応しやすい |
| 3年 | 業務変革のタイミングと合いやすくコストのバランスもよい |
| 5年 | 中途解約が難しくコスパも低下しやすい |
1年のリース契約は短期間で機種を入れ替えられるため、業務の変化にも柔軟に対応できますが、その分月々のリース料は高くなりがちです。
一方、5年リースは長期間安定した料金で使えますが、途中での機種変更や解約が難しく、機器が古くなってしまうリスクもあります。
そのようななかで、3年リースは多くの企業にとってちょうどよいバランスとして注目されています。
3年間という期間は、複合機の技術進歩や業務ニーズの変化のタイミングに合いやすく、最新機能を活かしつつリース料も過剰に高くならない適度な長さだからです。
また、リース契約には多くの場合、メンテナンスサービスが含まれているため、故障や消耗品の交換をリース会社が対応してくれます。
複合機の管理負担を減らせるのも大きなメリットです。
こうしたサービスによって、企業は複合機のトラブルや予期せぬコストを抑え、本業に専念できる環境を整えられます。
複合機リースの基本を理解したうえで、自社の事情に合ったリース期間を選ぶことが重要です。
複合機のリース期間は3年～7年まで。詳しくは、こちらの関連記事で解説しています。
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複合機を3年リースする理由とは？4つのポイントで解説！
複合機を3年リースする理由には、下記の4つが挙げられます。
- 初期投資を抑えながら資金計画が立てやすい
- 最新技術をいち早く使い続けられる
- 計画的なメンテナンスでトラブルを防止
- 柔軟なサポート体制で安心
何より、3年という年月は企業の運営管理にもとづく判断がしやすいです。
それでは、詳しくみていきましょう。
『初期投資を抑えつつ資金計画が立てやすい』
複合機を購入するとなると、数十万から数百万円といったまとまった初期費用が必要です。
しかし3年リースなら、月々のリース料に分割して支払えるため、一度に多額の資金を用意する必要がありません。
資金繰りが厳しい中小企業にとって大きな助けとなり、無理なく最新機器を導入できるところ魅力的です。
『最新技術をいち早く使い続けられる』
複合機は年々性能が向上しており、高速印刷や高解像度のスキャン、省エネ機能、さらにはクラウド連携といった便利な機能が次々と追加されている現状があります。
3年リースなら契約満了時に最新機種へ切り替えられるため、常に最新の技術を活用し、業務の効率化やコスト削減につなげられます。
『計画的なメンテナンスでトラブルを防止』
3年という期間は、消耗品の交換や保守契約と相性がよく、リース会社による定期的なメンテナンスが計画的に行われます。
これにより機械の稼働率が維持され、故障による業務停止のリスクが減少します。
安心して日々の業務に集中できる環境が整いやすいです。
『柔軟なサポート体制で安心』
多くのリース会社は3年リース向けに柔軟なサポートプランを提供しています。
万が一トラブルが起きても、迅速かつスムーズな対応が期待できるため、企業側にとっても安心感を持って利用できます。
複合機の3年リースで注意すべきデメリットとは？コスト面の落し穴についても解説！
複合機の3年リースで注意すべきデメリットについてもみていきましょう。
主なポイントを下記にまとめました。
- 契約期間中の変更が難しい
- 月額コストと総支払額のバランス
- 契約満了時の追加費用
3年リースする理由において、デメリットの観点から考察してみました。
『契約期間中の変更が難しいリスク』
3年リースは一定期間、機器を固定して利用する契約のため、期間内での途中解約や機種変更が基本的にできません。
急激な事業環境の変化に柔軟に対応しづらいというデメリットにつながります。
例えば、業務の内容が変わり大量のカラー印刷やスキャニングのニーズが急増した場合でも、今使っている複合機をそのまま使い続けなければならないケースがあります。
このような場面では、かえって非効率な運用になってしまう可能性もあるでしょう。
『月額コストと総支払額のバランスに注意』
3年リースは、1年リースに比べれば月々の支払額が安く抑えられることが多いですが、5年リースと比較すると割高になる場合があります。
そのため、長く同じ機種を使い続けられる企業にとっては、5年リースや購入のほうが結果的に安上がりになることもあります。
3年という期間が中間的な位置づけであるがゆえに、コストパフォーマンスが最もよいとは限りません。
『契約満了時の手続きと追加費用の可能性』
契約終了時には、複合機の返却や新たな契約に関する対応が必要になります。
返却前の状態確認や機器の搬出手配、次の機種の選定と契約手続きなど、思った以上に工数がかかる場合もあります。
また、返却時に機器の破損や汚れなどが見つかると契約内容に基づいて追加料金が発生することもあるため注意しなければなりません。
事前に契約内容をしっかり把握し、社内のリソースやスケジュールに余裕を持って対応する準備が求められます。
複合機の3年リースが向いている企業の特徴とは？
3年リースは、成長途上の中小企業や新規事業を展開する企業にとってもおすすめの選択肢です。
初期費用を抑えながらも、業務効率化を目的に最新機器を導入したい場合、3年というスパンは無理なく更新しやすくコストと技術革新のバランスも良好です。
また、IT環境の変化が早い業界や、営業拠点の新設・統廃合がある企業にもマッチしやすく、導入後の機種更新も比較的スムーズに行えるのが魅力。さらに、専門スタッフを常駐させにくい中小企業にとって、リースに含まれる保守サービスは大きな支援となります。
トラブル対応や消耗品の管理を外部に委ねられることで、社員が業務に専念できるのもメリットのひとつです。
ただし、長期にわたり同一機種の使用を前提とする大企業や安定した運用が続いている組織では、5年リースや買い取りの方が費用対効果が高いこともあります。
逆に、業務の変動が激しく頻繁に機種入れ替えが必要な場合は、短期リースの方が柔軟に対応できるでしょう。
自社の事業展開や業務特性を踏まえて、3年リースが本当に適しているかどうかを見極めることが大切です。
複合機を3年リースする前に確認すべき契約上の注意点は？
3年リースを選ぶ前に、自社の業務内容と今後の事業計画をよく検討しなければなりません。
例えば、印刷やスキャンの利用頻度、必要な機能のレベル、作業量の波などをしっかり把握しておくことで過不足のない機種選定とリース期間の判断が可能になります。
大量印刷や高画質スキャンを多用する職場では、機器の摩耗を防ぐ意味でも3年程度の更新サイクルが現実的とされます。
リース料が会社の資金繰りにどう影響するかも見逃せません。
他の設備費用や運転資金とのバランスを考慮し、月々の支払いが無理なく続けられる契約を選ぶことが大切です。
加えて、契約先が提供するサービスの内容にも目を向けましょう。
故障時の対応体制、消耗品の補充範囲、契約終了時の手続きや費用など事前に確認しておくことで予期せぬトラブルを防げます。
また、契約書の細かい項目にも目を通し、不明点があれば専門家の意見を聞くことも検討しましょう。
自社の成長スピードや技術変化の早さに応じて、契約期間が適切かどうかを見極めることも欠かせません。
こうした視点で検討することで、複合機が陳腐化する前に次の一手を打ち、業務効率を安定して保つことができます。
複合機の3年リース契約満了後はどうしたらよい？
3年リースの契約が終了した際、企業が選べる選択肢は主に下記の3つです。
- 機器を返却して新たなリース契約を結ぶ
- 契約終了時に設定された残価を支払って複合機を買い取る
- 契約を延長して同じ機器を引き続き使用する
返却して新しくリース契約を締結することによって最新モデルへの更新が可能となり、業務に必要な機能を常に最新の状態で保つことができます。
多くのリース会社では、契約終了のタイミングに合わせて乗り換えのサポートを提供しており、手続きも比較的スムーズです。
また、残価を支払って複合機を買い取れば自由に使い続けられる反面、保守費用や部品交換、トナーの補充といった維持管理はすべて自社で行う必要があります。
長期使用を見込むなら、トータルコストを比較しながら判断することが重要です。
そして契約を延長した場合、新規契約より月額費用が高くなる場合もありますが、機種変更のタイミングを見送る必要がある企業にはおすすめです。
さいごに｜複合機を3年リースする理由から考えられること！
複合機の3年リースは、多くの企業にとって費用対効果の高い選択肢となり得ます。
大きな初期投資を避けながら最新の機器を活用できるため、業務効率の向上や運用コストが抑制しやすいです。
3年という期間も技術の進化や業務内容の変化に適応しやすく、定期的な機種更新が現実的に行えるところは利便性もあり、保守サービスが組み込まれていることも安定した運用を支えるポイントです。
その一方で、契約中に機種を変更しにくいなどの制限や5年契約よりやや割高になる場合がある点には注意しなければなりません。
自社の業務規模や変化のスピードを踏まえて契約内容をしっかり確認し、適正な期間を見極めることが求められます。
加えて、トラブル時の対応体制なども事前に確認しておくことで予期せぬ問題に備えることが必要です。
総合的に見て、3年リースは多くの企業にとってバランスの取れた選択肢としてもおすすめ。導入の際は、自社の実情に合った契約形態を選びましょう。
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