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複合機のダイレクトFAXとは?メリットや使い方など解説!

複合機を導入すれば、複数の事務機器をひとまとめにできるだけでなく、ダイレクトFAXによって手軽に業務が行えます。

 

また、様々な便利な機能が搭載されているのも複合機の魅力の1つ。本記事では、ダイレクトFAXとはどんな機能なのか、また複合機でダイレクトFAXを使うメリットや使い方の基本について解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機のダイレクトFAXとは?その特徴を解説!

複合機のダイレクトFAXとは?その特徴を解説!

 

電話回線などの通信回線を使って画像・文書を送る仕組み・機器がFAXです。

 

複合機に搭載されている機能は、機種によって異なりますが、ほとんどFAX機能が搭載されています。

 

そんなFAX機能とは別に、機種によってはダイレクトFAX機能が搭載。ここでは、ダイレクトFAXと通常のFAXの違いを理解してもらうために、それぞれの特徴や仕組みについて解説しています。

コラム:複合機のFAX回線とは?増設するメリットなど解説!

 

 

『ダイレクトFAXとは』

ダイレクト (Direct)とは、「まっすぐ」「直接」「介在するものがなく直接であるさま」といった意味を持ちます。

 

複合機でダイレクトFAXというと、PC上からFAXが出来る仕組みを言います。

 

複合機で、PCなどで作成した画像・文書をFAX送信する場合、下記の手順で行います。

 

  1. 作成した画像・文書をプリントアウトする
  2. プリントアウトした原稿を複合機で読み取る
  3. 相手先に電話回線などの通信回線を使って送信する

 

しかし、ダイレクトFAXが使える複合機であれば、1と2の手順を省くことが可能です。

 

 

『ダイレクトFAXの仕組み』

通常のFAXは、下記のような仕組みが存在します。

 

  1. 原稿に光を当て、光が反射するか否かで図柄を判断し、それをデジタル信号(電気信号)化
  2. そのデジタル信号を電話回線などの通信回線を使って送信
  3. 受信した相手側のFAX機器や複合機がデジタル信号を図柄に変換し、読み取った原稿と同じ内容を紙にプリントする

 

それに対して、ダイレクトFAXは、パソコンなどで作成した画像・文書のデータを複合機を通じてそのまま送信し、受信した相手側の複合機がそのデータをプリントするという構造となっています。

 

ダイレクトFAXと似た仕組みに、インターネットFAXがあり、複合機にはそちらの機能や両方の機能を搭載している機器も存在。この2つは、下記のような違いがみられます。

 

  • インターネットFAXはインターネット回線を使ってEメールでFAXの送受信
  • ダイレクトFAXは複合機に接続した電話回線やインターネット回線を使って、パソコンの画面上でFAXの送受信

 

混同しないよう注意しましょう。

 

 

 

複合機でダイレクトFAXを使うメリットなど解説!

複合機でダイレクトFAXを使うメリットなど解説!

 

FAX機能は、複合機に搭載されている基本的な機能の1つ。しかし、導入した複合機でダイレクトFAXができるなら、そちらを使った方をおすすめします。

 

なぜなら、ダイレクトFAXする方がメリットがあるため。ここでは、複合機でダイレクトFAXするメリットを紹介します。

 

また、複合機でダイレクトFAXの使う際の基本についても解説しています。

 

 

『複合機でダイレクトFAXするメリット』

複合機は、毎月定額を支払う代わりにトナーや用紙の費用を業者が負担するカウンター契約で利用することが多いため、用紙代やトナー代のことをあまり気にせずに済みます。

 

しかし、使う回数を減らした方が、当然ランニングコストは下がります。

 

送る原稿をプリントアウトする必要がある通常のFAXと比べて、用紙とトナーが削減できるのがダイレクトFAXの最大のメリット。

 

また、原稿のプリント、その原稿の読み取りといった手間もなくすことができた分、業務効率が向上します。

 

他にも、下記のようなメリットが挙げられます。

 

  • 原稿の記載内容に無関係な人の目に触れる機会を、最小限に留めることができるのでセキュリティ性が向上できる
  • 送られてくるのはデータなので、そのデータを保存しておけばいつでも・どこでも確認できる
  • 手軽に原稿の修正ができる
  • 細かな文字や綺麗な画像を送受信できる

 

これらメリットを活かしてダイレクトFAXを有効活用しましょう。

 

 

『ダイレクトFAXの使い方の基本』

ダイレクトFAXの使い方はとても簡単です。

 

ダイレクトFAXのやり方
  1. プリントアウトする時の様にプロパティを選択
  2. ダイレクトFAX(名称はメーカーによって違う)を選択
  3. FAX番号を入力して送信

 

ただし、どのメーカーであっても、FAX機能が無いとダイレクトFAXも使えません。

 

基本的にFAXキットには、ダイレクトFAXが付いており、別途契約ではないので安心してください。

 

 

 

さいごに|複合機のダイレクトFAXを活用しよう!

さいごに|複合機のダイレクトFAXを活用しよう!

手間だけでなく、ランニングコストも減らせる複合機のダイレクトFAX。機能が搭載されているのなら、活用すべきです。

 

ただし、複合機を導入しただけでけでは使えません。

 

接続しているパソコンにドライバーを入れる必要があり、設定も必要です。

 

そのため、活用したくてもうまく操作できないという方は、ぜひ株式会社じむやまでお問い合わせください。

 

 

 

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業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

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