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ロケーションフリー印刷とは?複合機を便利に活用する方法など紹介!


複合機はスキャン機能やFAXだけでなく、他にも、さまざまな印刷が可能。例えば、ロケーションフリー印刷ができます。

 

本記事では、複合機のロケーションフリー印刷について解説しています。

 

また、ICカードリーダーを搭載するメリットなどについても紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

ロケーションフリー印刷とは?複合機の活用シーンを紹介!

ロケーションフリー印刷とは?複合機の活用シーンを紹介!

 

ロケーションフリー印刷によって、複合機の場所に影響されずに円滑な業務が行えます。

 

ここでは、どんなシーンで活用できる印刷方法なのか、詳しく解説しています。

 

 

『ロケーションフリー印刷とは』

同じネットワーク内の場所に限らず、どの複合機からも印刷ができるという特徴を持つロケーションフリー印刷

 

かつてSonyが販売していた遠隔地で、自宅のテレビ放送局が視聴できる製品を倉庫内の空いている場所に随時商品を保管していく管理方法が運用されており、その仕組みは保管場所が決まっていませんでした。

 

ロケーションフリー印刷も同様の仕組みで、使用する複合機が決まっていないことが特徴。

 

例えば、事業所内に複数の複合機がある場合、通常は下記のようなルールに基づいて運用されています。

 

  • パソコンAで印刷できるのは印刷設定がしてある複合機A
  • パソコンBは複合機Bと設定しているので複合機Aでは印刷できない

 

しかし、ロケーションフリー印刷は使用する複合機が決まっていないため、パソコンAから複合機AとBどちらでも印刷ができます。

 

複合機でロケーション印刷できる理由は、機器同士でデータの共有をしているため。

 

パソコンAから出力された印刷データを複合機Aが蓄積し、その複合機Aに蓄積した印刷データを複合機Bと共有しているため、複合機Bでも印刷が可能となるのです。

 

 

『便利な活用シーン』

複合機でロケーションフリー印刷が便利に活用できるシーンは、下記のとおりです。

 

  • 1枚だけ印刷したい
  • 複合機が混雑している

 

それぞれのシーンについて、詳しくみていきましょう。

 

 

1枚だけ印刷したい

外出先に持って行った資料に1枚だけ抜けがあった場合は、データのある会社に戻るか資料をばらしてコピーするしかありません。

 

会社まで距離があれば、戻って1枚だけ印刷するのにかなりの時間を浪費してしまいます。

 

また、きちんとファイリングされていた書類をばらして、1枚だけコピーするのも手間がかかります。

 

データの共有ができるのはグルーブ化している場合に限られますが、外出先のオフィスの複合機がグループ化できれいれば、そこで必要な書類を印刷することが可能。

 

例えば、グループ会社ならロケーションフリー印刷におすすめです。

 

 

複合機が混雑している

早急に印刷しなければならないのに、すでに他人が使っていてそれも大量に印刷しているケースでは、ロケーションフリー印刷がおすすめです。

 

事業所内にある別の複合機や、グループ化している別オフィスの複合機を使って、ロケーションフリー印刷ができます。

 

 

 

複合機におけるロケーションフリー印刷のメリットを解説!

複合機におけるロケーションフリー印刷のメリットを解説!

 

ここでは、安全にロケーションフリー印刷を活用するための方法やメリットについて解説しています。

 

そもそも、ロケーションフリー印刷には除法漏洩のリスクが伴います。

 

しかし、ICカードリーダーを複合機に搭載することで、その危険性を回避できます。

 

 

『ICカードリーダーの搭載』

ICチップを内蔵したカードを読み取るデバイスであるICカードリーダー。

 

複合機に搭載すると、マイナンバーカードや電子マネー、交通系ICカードを読み取り内部の情報にアクセスができます。

 

また、複合機にICカード認証機能を搭載することで、下記のような情報漏洩の防止が可能です。

 

  • 印刷物の取り違えが防げる
  • 置き忘れを防ぐことができる
  • 使用者を制限できる
  • 役職によって使える機能を制限できる

 

複合機にICカード認証機能を搭載して、ロケーションフリー印刷のデメリットを補いましょう。

コラム:複合機にICカードを使ってセキュリティ対策!従業員毎のアクセス管理が出来る!

 

 

『ログ管理によるセキュリティ強化』

さらに、複合機にICカードリーダーを搭載することで、長期でのログ管理が可能。ログとは、パソコンやシステムのデータ履歴のことです。

 

そのログを収集し管理を行うことで、円滑な業務が行えます。

 

複合機は、電源を入れ電源を落とすまでの操作を記録しています。

 

そのため、複合機の電源を落とすたびにログは失われてしまいますが、ICカード認証を搭載しておけば長期間の従業員の使用ログを把握することが可能。

 

長期間のログ管理ができるメリットからセキュリティが強化でき、情報漏洩を抑止できます。

 

その他、下記のメリットもあります。

 

  • 不正使用が抑止できる
  • 無駄な印刷が減らせる
  • 両面や集約印刷などによるコストの削減
  • 利用状況が把握できる
  • 利用枚数に応じての部門振替ができる
  • プロジェクトごとに印刷コストの振り分けが可能となる

 

ICカード認証機能を複合機に導入して、ロケーションフリー印刷を効率よく活用してください。

 

 

 

さいごに|複合機のロケーションフリー印刷を活用しよう!

さいごに|複合機のロケーションフリー印刷を活用しよう!

 

ロケーションフリー印刷は、必ずしもオフィスで頻繁に使うことはありません。

 

しかし、その特徴や使用方法などを理解していれば、活用できる場面もあることでしょう。

 

これは、コロナ禍社会や働き方改革によって働く場所を選ばなくなった現代において、ぴったりの印刷方法です。

 

今後、テレワークを推奨しようと考えているのなら、ぜひロケーションフリー印刷可能な複合機の導入をおすすめします。

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業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

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