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効率アップ!便利な複合機の「まとめてスキャン機能」を紹介!


複合機には、仕事の効率化に役立つさまざまな機能が備わっています。

 

複合機の「まとめてスキャン機能」も、仕事に活用できる機能の1つ。しかし、複合機にそんな機能があることを知らない方もいることでしょう。

 

本記事では、複合機の「まとめてスキャン」機能について解説しています。後半では、Q&Aで疑問にお答えしていますので、ぜひ参考にしてください。

 

大量にスキャンしたい!複合機の「まとめてスキャン機能」とは?

大量にスキャンしたい!複合機の「まとめてスキャン機能」とは?

 

まずは、複合機のスキャン機能とは何なのか、詳しくみていきましょう。

 

 

『便利なスキャン機能とは?』

スキャンは、走査や精査、検査などの意味を持ちます。また、取り込むというニュアンスで使用される場合もあります。

 

複合機におけるスキャン機能とは、搭載されたスキャナで文書やポスターなどの原稿を原稿ガラスや自動原稿送り装置(ADF)で読み取ること。パソコンにデジタルデータ(画像)として取り込むことができます。

コラム:自動両面原稿送り装置(ADF)とは?【複合機の上の部分】

 

現代では、ほとんどの複合機にスキャン機能が備わっているため、業務でスキャン機能を活用する機会も多いでしょう。

 

 

『複合機の「まとめてスキャン機能」は本当に便利?』

一般業務で複合機のスキャン機能を利用する機会もありますが、通常1~2枚程度で収まります。

 

そもそも、スキャン自体それほど時間がかからないため手間もかかりせん。

 

しかし、スキャンする原稿の枚数が多い場合、セットして読み取ることを繰り返し行わなければならないため手間がかかってしまいます。

 

例えば、原稿ガラスを使用してスキャンする場合、ズレないように原稿を丁寧にセットしなければならずストレスによる精神的負担も感じられるでしょう。

 

そのような手間とストレスのかかる作業を、複合機で効率化できる機能が、「まとめてスキャン」です。

 

面倒なスキャンをまとめて行えることは大きな魅力といえるでしょう。

 

 

 

複合機の「まとめてスキャン」に関するQ&A3選

複合機の「まとめてスキャン」に関するQ&A3選

 

それでは、複合機の「まとめてスキャン機能」に関する疑問について紹介していきます。

 

 

『Q)大量のスキャンデータを1つにまとめることはできますか?』

複合機のスキャン機能で取り込んだデータは、パソコンのファイルとして保存することができます。もちろん、スキャンする原稿がADFに入りきらず、複数回に分けて原稿をスキャンした場合などでも、1つのファイルにまとめることができます

 

 

『Q)ファイルを自動分割できますか?』

スキャンした大量のデータを別のファイルに分割して保存したい場合もあることでしょう。スキャン前に分割するページや原稿を指定しておけば、複数の原稿をまとめてスキャンしても、自動的に分割して保存してくれます。

 

 

ちなみに、下記2種類での自動分割が可能です。

 

  • 指定ページずつ分割
  • 白紙ページで分割

 

また、複合機の機種によっては、QRコードバーコードで分割することもできます。

 

 

『Q)サイズの異なる複数の書類をまとめてスキャンする方法は?』

複数の原稿をまとめてスキャンするときに困るケースといえば、原稿のサイズが異なる場合です。

 

スキャンする原稿サイズにA4とA3が混ざっていたり、片面印刷された原稿だけでなく、両面印刷する原稿があったりすれば面倒ですよね。このような場合でも、まとめてスキャンすることができます。

 

ちなみに、原稿の違う用紙の事を混載原稿と言います。

 

例えばA4サイズの原稿の中にB5サイズの原稿が混ざっているような場合でも、原稿を読み取る際にサイズを判別しますので、まとめてコピーしても各々原稿サイズの用紙でコピーできます。
引用:混載原稿対応

 

原稿サイズが異なる複数の原稿をまとめてスキャンするポイントは下記の2つ。

 

  • 原稿の縦幅が同じ場合は、同じ幅の辺を揃えてフィーダーにセット
  • 原稿の縦幅が異なる場合は、フィーダーの奥側に原稿の端を揃えてセット

 

複合機の機種にもよりますが、取扱説明書など確認して操作してください。

 

複合機で原稿をスキャンする際に自動的に原稿の大きさを判別してくれます。

 

また、片面印刷と両面印刷の原稿が混合している場合も、「白紙スキップ機能」で片面印刷の白紙部分を自動的に削除してスキャンしてくれます。

 

 

 

さいごに|複合機の「まとめてスキャン」で業務の効率化を目指そう!

さいごに|複合機の「まとめてスキャン」で業務の効率化を目指そう!

 

複合機で、大量の原稿やそれぞれにサイズが異なる用紙スキャンすることは、手間のかかる作業です。「まとめてスキャン」で業務の効率化を図りましょう

 

とはいえ、すべての複合機に「まとめてスキャン機能」が搭載されているということではありません。事業規模や用途に応じて、機種を選ぶことが大切です。

 

最後に、本記事の内容をまとめます。

 

  • スキャン機能とは、搭載されたスキャナで文書やポスターなどの原稿を読み取ること
  • 複合機の「まとめてスキャン機能」で、原稿をまとめてスキャンできるため業務の負担を軽減できる
  • 複数回に分けて原稿をスキャンした場合などでも、1つのファイルにまとめることができる
  • ファイルを自動分割できる
  • サイズの異なる複数の書類もまとめてスキャンできる

 

本記事が、複合機の「まとめてスキャン機能」について、詳しく知りたい方の参考になれば幸いです。

 

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業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

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