複合機の新規設置や入れ替えのタイミングはいつが良い？2月・3月が多い！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2023年02月22日

業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円で、リース・販売している株式会社じむやの堀田です。

 

実は複合機の入れ替えや新規導入で悩んでいる方が非常に多いんです。

 

理由としては、「複合機を入れたいけど高いから」「手続きがメンドくさそうだから」などが挙げられます。

 

今回は、複合機を導入するタイミングについての記事です。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

なぜタイミングに合わせて複合機を入れ替える必要があるのか？

 

現在の複合機は、高速・高品質・省エネルギーなどの特徴を備えた機種が増えています。

 

一方、古い複合機ではこれらの機能が備わっていなかったり、セキュリティ対策が不十分であったりするため注意が必要。

 

このようにタイミングに合わせて、複合機を入れ替える必要があることがあります。

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『複合機の故障や動作不良のリスク』

複合機は印刷やコピー、スキャンなどの業務に欠かせないオフィス機器です。

 

しかし使用頻度が高いため、故障や動作不良を起こす可能性があります。

 

特に古い複合機は、部品の劣化や老朽化により故障が多発する傾向があるため注意が必要。故障や動作不良が発生すると、業務の停滞や顧客サービスの遅れを招くことがあります。

 

それにより、企業のイメージが損なわれるリスクも出てくることでしょう。

 

また、修理費用がかさんだり修理が長期化したりする場合もあり、費用や時間的な損失も考えられます。

 

そのため、複合機の故障や動作不良が多発する場合は、新しい機種への入れ替えを検討することが必要です。

 

 

『古い複合機が抱えるセキュリティ上のリスク』

古い複合機は、現在の最新のセキュリティ基準に準拠していない場合があります。

 

そのため、不正アクセスやデータ漏洩などのリスクが高くなることがあります。

 

例えばパスワードやユーザーIDの漏洩、紙の文書の紛失や盗難などが挙げられ、これらのセキュリティ上のリスクは企業の業務に大きな影響を与えるため注意が必要。最新のセキュリティ基準に準拠している複合機に入れ替えることで、セキュリティ面のリスクを低減することができます。

 

 

『新機能が搭載された複合機を利用するため』

新しい複合機には、さまざまな機能や性能が追加されており、業務の効率化や品質向上に貢献します。

 

例えば、下記のような内容です。

 

 

これらの機能を利用することで、業務の生産性や品質を向上させることが可能。また、新しい複合機は、保守やサポート体制も充実しています。

 

メーカーからのサポート体制が整っているため、故障や不具合が発生した場合でもスムーズに対処することができます。

 

さらに、定期的なメンテナンスやアップデートが行われることで、複合機の安定性やセキュリティ性が向上することが期待できます。

 

 

複合機の切り替えのタイミングをご紹介！

 

 

【新規】1日の使用枚数が10枚を超えたタイミング

今は家庭用複合機でも品質の違いは多いにあるものの、基本的なコピーとかプリント機能は一応はできますから、ついついタイミングを見失ってしまうという声は多いです。

 

なので数百台の複合機を入れてきた私が、どのタイミングで入れるのが適切かを解説していきたいと思います。

 

まずは1日10枚印刷するようになったら業務用複合機を導入してもよいと思います。これは新規で複合機の導入を迷っている方向けですね。

 

1日10枚というと非常に少なく感じますが、月に換算すると300枚前後になります。

 

このくらいの企業は家庭用複合機を入れることも多いのですが、家庭用の欠点はどうしても耐久性がないとこなので、半年を過ぎると急にガタがきます。

 

各複合機のメーカーによっては、3ヶ月でガタがくることもありますね。

 

これには複合機の耐久性が関わってきており、半年以上不具合なく使おうとすると家庭用だと月間50枚前後がちょうどよく、それ以上だと業務用の方が作業効率がよいのです。

 

そんなときに、いざ業務用複合機を探そうとしても入れるまでに数日は掛かりますので、業務も止まってしまって甚大な損害が出ることもあります。

 

起業当初でお金がまったくない時期で家庭用でもとりあえず稼働できる業種であれば、流石に家庭用をおすすめますが、そうでなければ業務用をおすすめしますね。

 

 

【新規】自社の決算で利益が出そうなタイミング

こちらも新規向けとなります。

 

実は皆さんが思っているよりも、業務用複合機は導入しやすい商品なんです。

 

どのOA機器業者にも当てはまることとはいえませんが、弊社の複合機は50万円以下で購入ができます。

 

また、それを商品代と工事代などで別々でお支払いができるので1つのお支払いを30万以下にすることができます。

 

そうすることによって、完全に経費で賄うことができ、なおさら業務用複合機は無駄な経費では絶対ないので、このような方法で入れる方も多いです。

 

車や空調機などは100万単位での経費になってしまうので、中小企業だとなかなか調整しずらいのですが、その点業務用複合機は価格の調節がしやすい製品といえます。

 

ただ、すでに業務用複合機を持っており問題なく使える状態であれば、切り替えはおすすめしません。

 

 

【入替】リースが終わるタイミング

このケースはすでに業務用コピー機を使っている企業のみのケースなりますが、リースが終わるタイミングというのは実は1番BESTなタイミングなんです。

 

人によっては「再リース（約2ヶ月分の料金で1年使える）できるのにもったいない」という方もいることでしょう。

 

しかし、言わせてください。切り替えるべきです！！

 

根拠もありまして、今から6年程前のリースやカウンター単価の相場は今の2倍はしていました。

 

今はモノクロカウンターが1円台でできるところが非常に多くなってきております。

 

弊社であれば、モノクロ0.6円で提供ができます。

 

リースは今契約しようが2年後契約しようが、いずれ払うことになるので、カウンターが半額になるなら絶対に今契約したほうが得ですね。

 

ただ、毎月300枚とかしか使わないようであれば、再リースの方がよいです。

 

 

【新規・入替】代理店の決算のタイミング

新規・切り替え問わずおすすめなのが、複合機の代理店が決算のタイミングです。

 

場合によっては、1番安くなるのがこのタイミングかもしれません。

 

ここで注意しておきたいのが、メーカーの決算ではなく代理店の決算ということです。

 

複合機メーカーには、ノルマというものが存在します。

 

メーカーに「これだけ売るので仕入れ値を安くしてください」という交渉をどこの代理店も行います。

 

その為、決算月で利益に余裕がある場合には、安く売って台数を伸ばす手法を選択することもあります。

 

業務用複合機の粗利は非常に大きいので、こういった調整がしやすいのですね。

 

特に大きい販売店程台数にこだわっているので、決算期のタイミングはおすすめです。

 

ちなみにOA機器会社は基本的に、メーカーに出すノルマが足りてないのが普通ですから、決算月だったら何がなんでも入れたくて通常では絶対出せないような価格破壊の金額で出しているところもあります。

 

逆に、「決算月だから」というトークで普段と変わらないのに安い、と思わせる手法もあるので気をつけてください。

 

 

【新規・入替】季節でのタイミング

 

上の表は、弊社の直近1年間のお問い合わせフォームから複合機見積もり依頼の件数です。

 

※電話によるお問い合わせは含んでおりません。

 

見てわかるとおり、春に近づくにつれお問い合わせが増加していってるのが分かると思います。

 

やはり4月という月は新年度になりますので、そのタイミングで複合機を入れたいという考える企業が多いですね。

 

また、新入社員も迎える時期になりますので、

 

「古い業務用複合機じゃ儲かってないと思われる」

「家庭用のコピー機だとカッコがつかない」

 

という理由で入れて下さった会社さんもありました。

 

 

複合機における寿命のタイミングとは？

 

複合機には、経年劣化による寿命のタイミングがあります。

 

そもそも複合機の寿命とは、使用可能な期間のこと。複合機は、印刷やスキャンなどの機能を持ち、部品が複雑に組み合わさった構造をしています。

 

そのため、長期間の使用により部品の摩耗や不具合が発生する可能性があります。

 

また、複合機の寿命に影響する要因にはいくつか挙げられますが、その内容としては下記のとおりです。

 

• 高い使用頻度による経年劣化
• 使用環境
• 保守管理の状況
• 機種やメーカーが推奨する寿命

 

これらの要因に対処し複合機における寿命のタイミングを延ばすには、適切な保管方法で定期的なメンテンナンスを心掛けることが重要。例えば、保管する前には複合機を綺麗に掃除し、湿気の多い場所から遠ざけて日光や水濡れを避けるようにします。

 

また、保管中は定期的に動作させることで内部の部品を動かし、錆や劣化を防止することができます。

 

複合機の内部には、トナーカートリッジやドラムユニット、フィーダーなどの部品があります。これらの部品は長期間使用すると摩耗や劣化が進み、故障の原因になることがあります。そこで、定期的に清掃や部品交換を行うことで、複合機の寿命を延ばすことができるでしょう。

 

他にも、正しく取り扱うことで、より長く使い続けることができます。

 

 

 

さいごに｜複合機を入れ替えるタイミングを見極めることが重要！

 

今回は、複合機の新規設置や入れ替えるタイミング、メリットなどについて解説してきました。

 

特に、経年劣化から寿命を前に入れ替えることもあるでしょう。

 

本記事を参考にして、適切なタイミングで複合機を入れ替えてください。