複合機6,900円以下

複合機の残存データとは?情報漏洩を防ぐことが重要!


複合機の残存データには細心の注意を払わなければなりません。

 

本記事では、複合機における残存データの取り扱い方法などを解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

各複合機メーカーにおける残存データ取り扱いと対策について解説!

各複合機メーカーにおける残存データ取り扱いと対策について解説!

 

残存データとは、ハードディスクなどのメディアに残存しているデータのこと。残存は、特定のものがなくならないで残っていることを意味します。

 

複合機には、コピーやプリントしたデータを残存データとして記録しておく機能が備わっている機種があります。

 

残存データを記録保存する機能が備わっている機種は、複合機内のメモリーに一定期間、コピーやプリントしたデータやスキャナー機能で取り込んだデータが残っています。

 

そのため、コピーやプリントした部数が足りなかったときに再度、原稿からではなく残存データからコピー・プリントを行うことが可能です。

 

大変便利な機能ですが、複合機に重要なデータがあることから、しっかりとしたセキュリティ対策をしていなければ悪意のある第3者からの攻撃で顧客の個人情報や会社の重要データが流出してしまう危険性があります。

 

また、残存データは一定期間で自動的に削除されるようになってはいますが、データによっては一部が残ったままになっており、悪意のある第3者がそれを狙ってくる可能性もあるのです。

 

そのため、各複合機メーカーでは、残存データに関しての対策を行っています。

 

シャープ、キャノン、富士フイルムビジネスイノベーションが行っている残存データに関しての対策を紹介します。

 

 

『シャープ』

シャープでは、自動削除後も複合機に残ってしまう残存データについて、データセキュリティキットでデータを乱数値にすることより上書する仕組みで対策を行っています。

 

つまり完全には消去できない部分は、分からないように書き換えて復元できないようにしているのです。

 

このデータセキュリティキットも自動的に機能するため、ユーザーが特別な操作を行う必要はありません。

 

 

『キャノン』

キヤノンの複合機には、複合機のハードディスクに不要な残存データを残さないようにする機能が備わっています。

 

このハードディスク完全消去機能を使用するには、ユーザーが操作しなければなりませんが、使用することで自動削除では残ったままになってしまう残存データも完全に消し去ることが可能となります。

 

また、キャノンの複合機には、ハードディスク暗号化チップが標準搭載されている機種もあります。

 

チップ搭載の機種は、自動的にハードディスクそのものを暗号化してくれます。

 

暗号化されたハードディスクは、パスワードや指紋など、何らかの認証をしなければ内部のデータを閲覧・編集することはできません。

 

 

『富士フイルムビジネスイノベーション』

富士フイルムビジネスイノベーションのハードディスクの複合機は、ディスクデータスウィーパーを使用して、残存データを完全に消し去ることができるようになっています。

 

データスウィーパーは、ディスクの空き領域に別のデータを上書きすることで、もとのデータを消去し復元できないようにするソフトウェアです。

 

世界標準8規格を含む全13消去規格に完全準拠して、最大99回の書き込み消去が可能です。

 

 

複合機の残存データにおける安全性とは?情報漏洩するケースを紹介!

複合機の残存データにおける安全性とは?情報漏洩するケースを紹介!

 

自動削除機能でも残ってしまう残存データも完全に消し去れる機種もありますが、そのような複合機を使っていても、情報が漏洩してしまうことがあります。

 

ここでは、複合機で残存データが漏洩するよくあるケースと、その対策について解説しています。

 

 

『人為的ミス』

日本ネットワークセキュリティ協会による調査結果では、「紛失・置き忘れ」「誤操作」「管理ミス」「盗難」といった人為的ミスが情報漏洩の60%以上を占めていました。

 

人為的なミスで、複合機の残存データが漏洩するのを防ぐことはできるのでしょうか。

 

複合機のなかには、個人認証が設定できる機種があります。

 

個人認証が設定できる機種は、個人認証設定を行ったユーザーだけしか使うことはできません。

 

つまり、第3者が使用できないように制限することができるのです。

 

この個人認証を使うことで、複合機の残存データの「誤操作」「管理ミス」「盗難」といった人為的ミスによる漏洩が防げます。

 

 

『スキャンデータの再利用』

スキャンデータを複合機に残しておけば、毎回、原稿を読み込んだりパソコンからデータを出力しなくても済みます。

 

スキャンデータの再利用は大変便利な機能ではありますが、残存データが漏洩する危険性が常にあるということです。

 

実際、再利用のために複合機内に残しておいたデータが狙われ、漏洩したというケースはあります。

 

そのため、情報漏洩を防ぐのであれば、スキャンデータの再利用はできるだけ避けた方がよいでしょう。

 

しかし毎回、原稿を読み取らせると、今度は「紛失・置き忘れ」による漏洩のリスクが高くなってしまいます。

 

「紛失・置き忘れ」による漏洩は、複合機の個人認証設定でも防ぐのが難しいです。

 

結局のところ、防ぐには複合機を使うユーザーが気をつけるしかありません。

 

 

さいごに|複合機の残存データには要注意!

さいごに|複合機の残存データには要注意!

 

今回は、複合機における残存データの取り扱い方法や各メーカーの情報漏洩対策について解説してきました。

 

オフィス内で個人情報を取り扱うこともあることから、漏洩には十分な配慮が必要です。

 

この機会にぜひ、セキュリティ対策に講じてみてはいかがでしょうか。

 

 

無料の予約システム「タダリザーブ」

 

The following two tabs change content below.
業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。 複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。 競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。

取り扱いメーカー

キャノン コニカミノルタ シャープ 富士ゼロックス ムラテック リコー 京セラ 東芝