複合機でのFAXヘッダーって？役割や設定方法を解説！
仕事をしていて、FAXでの書類上部に書いてある情報を気にしたことはないでしょうか。
本記事では、複合機でのFAXヘッダーについて詳しく解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のFAX機能におけるヘッダーとは？役割やメリットを解説！
複合機にはFAX機能が備わっている機種もあります。
その機能を使って複合機でFAXを相手に送った際、相手先が受信して印刷した書類の上側にもとの原稿にはない情報が書かれていることがあります。
相手先が受信して印刷した書類の上側に書かれた情報はヘッダーと呼ばれているのですが、いったいどういったものなのでしょうか。
ここでは、ヘッダーとはどういったものなのか、またどういったことに役立つ情報なのかを解説します。
『ヘッダーはFAX通信の詳細』
複合機でFAXを相手に送った際に、受信側が印刷した用紙の上部に書かれている情報。これをFAXヘッダーと呼んでいますが、いったいどういった情報が書かれているのかといえば、下記のとおりです。
- 送信元が通信を開始した時刻
- 送信元名
- 宛先名
これらの情報の他にも、設定すれば番号やアドレスを印字することも可能。機種によっては登録してある定型文やヘッダー部分専用の宛先名を書くこともできます。
複合機の初期設定（工場出荷時設定）では、本体に登録した宛先名がそのまま相手先に印字されます。
また、初期設定では印字する設定になっています。
もし、相手先に印字なしで送りたい場合は、設定変更をすれば宛先名を印字しないようにすることが可能。また、機種によっては送信元名や送った時間を印字しないようにできるものもあります。
『ヘッダーは情報管理に役立つ』
本来、複合機などからFAXを送る場合、相手先に送りたい書類の前にFAX送付状を送るのがマナーです。
FAX送付状とは、送った相手に対して、どこから、いつ送られてきたのか、本当に自分のところに送られてきたものなのか、どんな目的なのかといったことを簡潔に伝える役割の重要な文書のこと。FAXヘッダーは、このFAX送付状の簡潔版です。
FAX送付状の簡潔版であるヘッダーは、送られてきたものを保管する場合の情報管理にも役立ちます。
保管しているものにFAX送付状もなく、ヘッダーも無かった場合、それがいつ、どこから送られてきたのかわからなくなる可能性があります。
しかし、ヘッダーが書かれていれば、送信した相手や送信された日時がわからなくなるようなことはありません。
複合機でのFAXヘッダーの設定方法を紹介！
複合機でFAXを送った場合、初期設定では印字する設定になっています。
そのため、送信元が通信を開始した時刻と送信元名は設定しなくても印字されます。
ちなみに宛先名は、複合機のアドレス帳に登録してある名称が印字されます。
また設定すれば番号やアドレスを印字することも可能。この複合機のアドレス帳への相手先の宛先登録の手順や、番号やアドレスを印字するように設定する手順は機種によって異なっています。
一例として、FUJIFILMの複合機「Apeos C7070」での手順を紹介するので参考にしてみてください。
『複合機のアドレス帳への宛先名の登録の手順』
ヘッダーに印字される宛先名を設定する手順を紹介します。
- 複合機の操作パネルのホーム画面で「アドレス帳」を選ぶ
- アドレス帳の中から設定したい宛先を選ぶ
- 編集からFAX、そして「送信ヘッダー宛先名」の順にタップしていく
- 送信ヘッダーに印字したい名称を入力
- 「OK」を選択して決定する
もし、まだアドレス帳に登録していない相手の場合は、画面右上の「連絡先を追加」を選んで登録する相手先の番号を入力しなければなりません。
送信が完了した際には、設定した名称が印字されます。
受け取った相手に失礼にならない名称を設定するようにしてください。
『FAXヘッダーへのアドレスなどを印字する手順』
初期設定のままだと、アドレスも電話も印字されません。
印字するようにしたいのであれば、下記の手順で設定できます。
- 複合機に機械管理者モードでログインする
- 本体の操作パネルの歯車マークを選択
- 設定からアプリ設定し、FAX設定の順にタップしていく
- 「ファックス動作制御」を選択
- 「発信元記録/送信シートの宛先」を選択
- 「宛先（番号/アドレス）を記載」を選択
「OK」で手順はすべて完了です。
さいごに｜複合機FAXにおけるヘッダーの役割を理解しよう！
今回は、FAXヘッダーについて詳しく解説してきました。
ヘッダーの役割とそのメリットについてご理解いただけたのではないでしょうか。
情報を効率よく管理するためにも、ぜひヘッダーについて一度見直してみてください。
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