すぐに印刷しない「留め置き印刷」とは？複合機で活用するメリットについても紹介！
複合機では、ミスプリントを減らすための機能として、留め置き印刷という便利な機能があります。
本記事では、留め置き印刷について詳しく紹介しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
もう複合機印刷で失敗しない！？留め置き印刷を解説！
複合機で印刷結果がミスプリントだった場合、再度修正して印刷しなくてはいけません。
ミスプリントが数枚程度であればそれほど痛手ではないでしょう。
しかし、何百枚もミスプリントであれば用紙とインク代といった印刷コストを無駄にしたことになってしまいます。
また再度、何百枚も印刷するとなれば業務にも影響が出てしまいますし、場合によってはその印刷物が必要となる時間に間に合わないかもしれません。
そうしたミスプリントによるトラブルを防ぐのに役立つ機能が、複合機には搭載されています。
ここでは、ミスプリントを減らすのに役立つ、留め置き印刷とはどんな機能なのかを解説します。
『留め置き印刷とは』
通常、パソコンから印刷データを出力すると、すぐに印刷が行われます。
しかし、留め置き印刷機能を作動させていると、出力された印刷データは一旦、複合機内のHDD・メモリーに保存されます。
つまり、印刷データが複合機に留め置いている状態になるということです。
その留め置いている印刷データは、複合機で印刷指示をしなければ印刷されません。
また、留め置いている印刷データを複合機の操作パネルの画面で確認することも可能。内容の修正はできませんが、一部の設定変更を行うことができます。
『メーカーにより機能の名前は違う』
印刷データが複合機に留め置いている状態になることから、一般的にはこの機能のことを「留め置き印刷」と呼んでいます。
しかし、メーカーによっては別の名前で呼ばれているため注意しなければなりません。
例えば、リコーはこの機能のことを「私書箱印刷」という名前にしています。
そもそも私書箱は、郵便局内に設置された郵便物受取箱のこと。錠付きの箱・ロッカーで、あらかじめ私書箱使用を申し込んでいる人専用のため、申し込み時に渡された鍵を持っていなければ、なかに入れてある郵便物を受け取れません。
リコーの複合機は、パソコンから出力した印刷を複合機が利用者ごとに分けて私書箱と呼ばれる保存場所に蓄積することから、この機能を「私書箱印刷」と呼んでいます。
また、利用者ごとに分けて蓄積された印刷データを印刷するのに、複合機での本人認証を通過した方しか印刷できないようにすることも可能。そのため、「認証印刷」という名前で呼んでいるメーカーもあります。
複合機印刷での困りごとを解決しませんか？留め置き印刷のメリットを紹介！
留め置き印刷の機能を使えば、複合機の方で内容や設定にミスが無いか再確認できるため、ミスプリントを減らすことができます。
さらに、複合機印刷でのいくつかの困りごとの解決にも役立つ機能です。
ここでは、留め置き印刷で解決できる複合機印刷での困りごとの事例を紹介しています。
また、紹介した事例以外の留め置き印刷利用でのメリットについても解説します。
『よくある困りごと事例』
複合機で印刷を行う際に、モノクロで印刷するつもりだったのにカラーで出力してしまったという経験のある方もいるのではないでしょうか。
カウンター契約している場合、モノクロまたはカラーで印刷したかで料金が違います。
モノクロ印刷の単価は1円〜2円程度ですが、カラー印刷は6円〜15円程度と、モノクロの数倍単価です。
そのためモノクロとカラーを間違えてしまうと、印刷コストが何倍もコスト増に陥ってしまうため注意しなければなりません。
留め置いている印刷データは内容の修正はできませんが、一部の設定変更を行うことができ、その設定変更可能なのことのひとつが印刷カラーの変更です。
機種によっては、カラーからモノクロへの変更は可能。しかし、モノクロからカラーへの変更はできないもある点は懸念されます。
また、設定変更のやり方は機種によって違なるのも注意が必要です。
『留め置き印刷を使うメリット』
印刷カラーの変更ができる他にも、下記のようなメリットがあります。
- 自分がすぐに取りに行けるタイミングで機密文書の印刷ができる
- 他の人の印刷物と混ざることが防げる
短時間に複数の人が複合機で印刷を行った場合、自分の前後に行った方の印刷物と自分の印刷物が混ざることがあります。
また、印刷物を取りに来た方に自分が印刷物の内容を見られてしまうことも少なくありません。
そのため、機密文書のようなときには、すぐに取りに行く必要があります。
しかし、留め置き印刷を利用すれば、自分がすぐに取りに行けるタイミングで印刷をスタートさせることができるので、印刷物が他と混ざる心配も内容を見られる心配もありません。
本人認証機能も使っておけば、留め置いている印刷データを他の方に勝手に印刷されることもないでしょう。
さいごに｜留め書き印刷で業務の効率化を図ろう！
今回は、複合機の便利機能である留め書き印刷について解説しました。
印刷時にデータをそのまま出力せずに、一旦複合機に保存することで驚くほど作業効率に変化がおきます。
複合機の留め書き印刷をぜひ活用してみてください。
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