複合機でFAXが印刷されなかったときのランプの意味は？代行受信についても解説！
複合機には、FAXが何らかの原因で印刷されなかった際に、代行受信という機能があります。
本記事では、複合機で代行受信が行われる原因と対処法について、また代行受信が行われない場合などについても解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機には代行受信という機能がある！
すべての複合機に備わっている機能ではありませんが、なかには代行受信という機能を搭載している機種があります。
通常、FAXを着信した複合機はすぐに印刷を行いますが、機器が印刷できない状態のときに着信があると機器は着信をキャンセルします。
しかし、代行受信機能を搭載している機種であれば送信情報を一旦、本体内のメモリーが受信。印刷できない状態が回復した後、印刷を行うことも可能です。
複合機の代行受信ランプが点灯する原因と対処法を解説！
本体内のメモリーが代行受信している状態になっていると、ファクスランプが点灯し、ホーム画面のファクス受信文書ウィジェットに「代行受信しました」という表示が出ます。
代行受信機能が作動するのは、無条件で作動するケースと設定に従って作動するケースの2通り。また、どうして機器が印刷できない状態になっていたかで、受信の仕方も異なります。
ここでは、代行受信機能が作動する2つのケースについて、さらには機器が印刷できない状態になっていた原因とその対処法についても解説しています。
『無条件で代行受信するケース』
無条件で代行受信するのは、下記の3つのケースです。
- 複合機が他の機能を使っていた
- 排紙トレイが満杯だった
- 本体のどこかのカバーが開いていた
複合機は、FAX機能の他にコピー機やイメージスキャナー、プリンターの機能を標準搭載しています。
そのどれかの機能を使っていた場合にはFAX機能は使えません。
そもそも、排紙トレイには積載制限があります。
理由は、印刷物が載り切れなくなってトレイから落ちるのを防ぐため。積載制限を超えそうになると、それ以上印刷物が載らないようにするために、検知機能が働いて印刷を中断する機能が作動します。
また、本体のどこかのカバーが開いた状態で印刷などを行うと大変危険です。
故障を引き起こす可能性があるため、「カバーが開いています」という警告の表示とともに、機器は印刷できない状態になります。
これらのケースで代行受信した場合、他の機能を使っていれば、その機能での作業が終わると自動的に印刷を行ってくれます。
排紙トレイが満杯だった場合には、トレイにのっている印刷物を取り除いて積載制限以下にしましょう。
もし本体のどこかのカバーが開いていれば、そのカバーは閉じてください。
『設定に従って代行受信するケース』
設定に従って代行受信するケースは、複合機の機種によって異なります。
機種によって搭載されている機能には違いもあり、操作方法も異なるためです。例えば、一般的な複合機の場合は、下記のケースで設定に従っての代行受信が行われます。
- 給紙トレイが空
- 用紙が詰まりが起きている
- トナー切れが起きている
- 給紙トレーが故障している
給紙トレイが空の場合は、空になっているトレイに用紙を補充すれば、自動的に印刷が行われます。
用紙が詰まりが原因の場合は、詰まっているところから用紙を取り除いてください。
また、用紙の除去する際は、本体内の部品に負担をかけないように丁寧に行いましょう。
あまり乱暴に行うと、不具合や故障の原因となってしまうため注意が必要。分からないときは、取扱説明書で確認できます。
さらにトナー切れが原因の際は、正しくトナーを交換していれば、交換後に印刷が行われます。
交換する際は、必ず印刷機能が停止した状態でトナー交換を行いましょう。
それと、トナーカートリッジのなかには、引火性の物質が含まれているものがあるので交換時は火気厳禁です。
給紙トレーの故障は自分では直せない可能性が高いため、修理業者かリースしているならリース会社に連絡しましょう。
メモリー残量に注意？複合機で代行受信できない時の対処法！
前述した無条件で代行受信する3つのケースでも、代行受信が行われないことはあります。
それは、本体メモリーの残量が少ないときです。
残量0だと、最初から代行受信は行われません。
また、途中で0になった場合には、その時点で通信が終了します。
FAXで受信した文書を機器に蓄積するように設定している場合には、メモリー残量には注意しておきましょう。
メモリー不足で代行受信できないときは、不要な文書はメモリーから削除して残量を回復させれば、また使えるようになります。
さいごに｜複合機における代行受信機能を正しく知ろう！
今回は、複合機でのFAXが印刷されずに代行受信された際の原因と対処法を説明してきました。
場合によっては、代行受信がされないケースもあることを知っていただけたのではないでしょうか。
お手持ちの複合機を上手に活用して、業務効率改善に役立ててみてください。
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