複合機ではがき印刷する方法とは？やり方や注意点についても解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年02月21日

複合機でハガキ印刷するには、手差し機能を活用します。

 

本記事では、複合機のハガキ印刷について解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機のハガキ印刷とは？手差しを使った方法を解説！

 

複合機では、さまざまな種類の用紙に印刷が可能です。

 

印刷可能な用紙は複合機の機種によって異なりますが、通常、300g/m2までの厚さであれば対応しています。

 

ハガキ（官製ハガキ）の厚さは209.5g/m2のため、ほとんどの複合機で印刷することが可能。しかし印刷対応していても、コビー用紙に印刷するときと比べてハガキへの印刷は失敗しやすいです。

 

まずは、ハガキを上手に印刷するコツについてみていきましょう。

 

 

『ハガキを上手に印刷するコツ』

ハガキを印刷する場合は、下記のポイントを意識することが重要です。

 

• 手差しトレイから印刷
• インクジェット用は使わないで普通タイプで印刷
• よくさばいてから印刷

 

複合機の給紙方法には、給紙カセットからと手差しトレイからの2つの方法があります。

 

手差しトレイは、厚かったり薄かったりする用紙、そして定形外のサイズの用紙を印刷する際に利用します。ハガキは、厚くサイズが小さい用紙ですので、給紙カセットからではなく手差しトレイを使いましょう。

 

また、プリンターで印刷する場合にはインクジェット用を使った方が上手に印刷できますが、複合機には適していません。

 

もともとインクジェット用は、印刷にインクを使うタイプのプリンタで綺麗に印刷できるように作られており、インクの定着や発色がよくなるように表面にコーティング加工が施されています。

 

トナーを使って印刷する複合機だと表面の加工が印刷時の熱で溶ける可能性がありますが、そもそもトナータイプだと上手に印刷できません。

 

ハガキのような厚めの用紙は、表面に静電気が発生しやすいため、静電気によって紙送りが上手くいかないことがあります。

 

間に空気を入れるように、よくさばいてからセットしましょう。

 

 

『手差しでハガキ印刷する方法』

手差しトレイから印刷するためには、複合機の設定を変える必要があります。

 

通常、複合機の印刷ボタンを押すと、給紙カセットにセットされている用紙を自動的に使用して印刷します。

 

つまり設定変更をしておかなければ、デフォルトで使用されるのが給紙カセットだということ。手差しトレイを使用するためにも、設定を変更しなければなりません。

 

複合機本体、もしくは繋がっているパソコンから設定を変更できます。

 

 

 

複合機でのはがき印刷の基本は？機種や設定にもう悩まない！

 

はがきを送ろうとは思っても、作業するとなるとなかなか一筋縄ではいかないものです。

 

そんなときに複合機を使えば、はがき印刷は思ったよりずっと簡単にできてしまいます。

 

しかも、見た目はプロが作ったかのようです。

 

まずは基本的な部分として、複合機の選び方と印刷の手順を見ていきましょう。

 

 

『複合機の選び方』

はがき印刷に適した複合機を選ぶポイントは3つあります。

 

• 印刷速度
• 印刷品質
• コストパフォーマンス

 

それぞれ確認していきましょう。

 

 

印刷速度

はがきを大量に印刷するなら、高速印刷が可能な複合機をおすすめします。

 

枚数が多くないようでしたら速度よりも品質を優先して選んでください。

 

 

印刷品質

はがきは直接手に取って見るものなので、きれいに印刷できる複合機を選ぶとよいでしょう。

 

インクジェット式のものはレーザー式と比較して解像度が高く、年賀状や写真に適しています。

 

 

コストパフォーマンス

複合機選びはインクの消費量や初期費用、ランニングコストも考慮に入れて選ぶべきです。

 

特にインクは消耗品のため、都度購入し続ける必要があります。

 

場合によっては、互換性のある安価なインクの使用を検討してよいかもしれません。その際の注意点として、故障時にメーカーの保証が使えないおそれがあります。

 

また、安価なものは当然品質が下がります。ケースに応じて判断してください。

 

 

複合機のハガキ印刷をする際の注意点を解説！

 

ハガキ印刷に対応している複合機で印刷したのに、上手く印刷できていないことが稀にあります。

 

例えば、下記のような事例です。

 

• 地汚れが出る
• ハガキが詰まる
• 部分的に写らない箇所がある

 

それぞれの事例について、注意すべきポイントをみていきましょう。

 

 

『地汚れが出る』

地汚れとは、非画線部が何らかの原因で局部的に感脂化し、印刷物にインクが付着して汚れること。複合機の内部や外部が汚れていても、表面に地汚れのようなインク汚れが出ることがあります。

 

もし印刷時に何度も地汚れが出るようなら、複合機の用紙設定を確認してみましょう。

 

用紙種類が普通紙になっていたら、それが原因の可能性があります。

 

用紙種類の設定をハガキに変更することで、改善することがあります。

 

変更しても地汚れが出る場合は、複合機の外部・内部が汚れている可能性が高いため、適切な方法でクリーニングしましょう。

 

 

『ハガキが詰まる』

ハガキはコピー用紙と比べて給紙・送紙が困難なため、印刷時に詰まりやすいです。

 

もし何度も繰り返し起こるようなら、下記のことが原因として考えられます。

 

 

よく確認してからハガキを印刷しましょう。

 

 

『部分的に写らない箇所がある』

部分的に写らない箇所がある場合、原因としては使用したハガキが湿気ていた可能性が考えられます。

 

この場合は、新しいハガキと差し替えて印刷しましょう。

 

湿気たハガキを複合機で使うと、前述したように複合機内で詰まりやすくなるため注意が必要。印刷することで、用紙が反り返ってしまうこともあります。

 

そのようなハガキは印刷して使えないため、手書き用として使ったり所定の手数料を支払って新品と交換してもらったりするとよいでしょう。

 

はがきはビジネスでの切り札になる！？3つの活用例で解説！

 

ビジネスでのコミュニケーションはとても難しいものです。

 

営業活動後のフォローやお礼、新商品の案内など、はがきを有効活用していければビジネスでの切り札にもなります。

 

はがきは複合機で簡単に印刷できます。

 

それでは、はがき1枚で顧客との絆を深めていくための具体的な活用例を見ていきましょう。

 

 

『ありがとうが伝わる感謝状』

ビジネスで大切なことのひとつに、顧客への感謝の気持ちを伝えることが挙げられます。

 

はがきは、その際にも活用できます。

 

感謝の言葉を書き込んだはがきを送ることで、顧客とのつながりをより深められるでしょう。

 

特に、レイアウトや文面にもしっかりと気を使った感謝状は真心を伝え、顧客との信頼関係を深めてくれます。

 

感謝状の文面は、具体的なサービスや商品に対する感謝の言葉を含め、顧客がどのような経験をしたかを反映させていることが重要です。

 

 

『イベントの招待状』

会社のイベントに顧客を招待するなら、はがきがおすすめです。

 

封書でももちろんよいのですが、わざわざ開封する作業が必要になります。

 

はがきであれば手軽に確認してもらえるというのがポイントです。

 

招待状の文面は、イベント内容を具体的に伝えるとともに、イベントに参加することで得られる利益や楽しみを強調することが大切になります。

 

 

『大切なお知らせの配布』

新製品の発売など、重要なお知らせを伝えるためにもはがきは有効です。

 

はがきでお知らせを配布することで、有益な情報を顧客に届けます。

 

しっかりと見てもらうためにも、注意を引くためのデザインや文面の書き方などを取り入れることを意識します。

 

また、はがきのメリットは安価で大量に情報を拡散できることにあります。封書と比較して手間もコストもかからないのは大きなアドバンテージとなるでしょう。

 

 

複合機を活用したはがき印刷のコツとアドバイスを紹介！

 

はがき印刷は、一度やってみれば難しいことはありません。

 

ですがもっと上手に、もっと効率的にはがき印刷ができれば、他の作業を圧迫してしまうこともなくなるでしょう。

 

ここでは、複合機を活用したはがき印刷のコツとアドバイスをご紹介します。

 

 

『品質を上げる』

はがき印刷の品質を向上させるために見直すべき、ポイントのひとつとして、いかに複合機をきれいなまま使用し続けられるかがあります。

 

具体的に言えば、はがきは両面印刷するものなので、先にあて名から印刷を済ませるのがポイントです。

 

イラストや目を引くようなフォントの文字など、インクが多く使われる面を先に印刷してしまうと、あて名を印刷する際に複合機内のローラー部などが汚れてしまう可能性が高まります。

 

結果的にはがきが汚れてしまうなど質を落としてしまうことにつながりますし、掃除を途中に挟んだり、印刷し直しなどの手間も出てきます。

 

そのため、印刷はあて名を先に済ませてしまうのが得策です。

 

また、解像度の調整や色の調整など、ちょっとした設定の見直しだけでもはがきの品質は格段に上がります。

 

はがきは直接手に取って見るものなので、きれいな印刷というのは重要なポイント。複合機の設定は都度しっかりと最適化していくことを心がけてください。

 

 

『デザインとレイアウトを工夫する』

はがきをただ印刷するだけじゃつまらないですよね。

 

デザインやレイアウトにこだわりをもって工夫することで、はがきはもっと魅力的になります。

 

例えば、色の選択やイラストの配置などです。

 

特に色は情報を伝えるための重要な要素。色の選択によって、はがきから与えられる雰囲気やメッセージ性は変化します。

 

また、文字のフォントも同様で、フォントの種類や大きさ、配置などを工夫していくことで、はがきの見た目や読みやすさを向上させることができます。

 

そして次にレイアウトの工夫です。よくあるテクニックとして視線の誘導というものがあります。

 

重要な情報は上に配置するのが基本。人の視線は上から下へと下がりますので、Z字のようにレイアウトすることで、はがきはもっと見やすくなります。

 

下の方には補足情報を入れていきますが、右下は視線から外れやすい位置になるので、注意してください。

 

レイアウトの技術は、検索するとたくさんでてきますので、楽しみつつ取り組んでみるのもよいかもしれません。

 

このように、情報の重要度に応じて大きさや位置を変えたりすることで、読者の視線を有益な情報に自然と導くことができます。

 

空間のバランスを考えることで、はがきはより一層魅力的になるのです。

 

 

コミュニケーションの選択肢になり得る！？SNSははがきの代わりになるのか？

 

ビジネスにおけるコミュニケーション手段は、はがきのようなアナログな手法から近年発達したSNSなどを活用する方法までたくさんあります。

 

それでは、その具体的な特徴を見ていきましょう。

 

 

『はがきの利用シーンと特徴』

ビジネスでのはがきの利用シーンは、前項でも解説したとおり顧客への感謝状やお知らせなどが考えられます。

 

送り先が分かっているため確実に相手の手元に届きますし、紙1枚であることから手軽に読んでもらいやすいため、情報提供などが目的であれば有効であることがメリットです。

 

デメリットは、SNSの普及の波に押されぎみであり、準備から発送、顧客の手元に届くまでに比較的時間がかかることが挙げられます。

 

 

『デジタルツールの活用シーンと特徴』

手紙がEメールに進化し、今ではSNSがビジネスでも大いに活用されています。

 

EメールやSNSは情報を迅速に伝えることができ、大量の情報を共有することが可能です。

 

また、これらのツールを活用することで時間や場所を問わずにコミュニケーションを取ることも可能となり、ビジネスの効率性は飛躍的な向上をみせてくれました。

 

メルマガなどはEメールやSNSを活用したほうが、管理も楽になりますし、コストパフォーマンスもはがきや封書よりよいでしょう。

 

しかし、情報過多になりがちな現代社会において、ネットを通して入ってくる情報はすぐに過去のものとなっていく傾向があります。

 

この点、はがきは手元に残り続けます。それぞれのメリットを把握し、上手に活用していくことこそがこれからの時代に求められるのではないでしょうか。

 

 

さいごに｜複合機でハガキを印刷しよう！

 

今回は、複合機のハガキ印刷について解説してきました。

 

手動で手差しトレイに用紙を差し込んだり設定する手間があったりと、いくつかデメリットはありますが、手順通り行えばハガキが印刷できます。

 

複合機の手差し機能を有効活用して、ハガキ印刷しましょう。

 

 

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