複合機のネットワーク接続の設定方法は？無線/有線/USBのやり方を解説！
「複合機のネットワーク接続がよくわからない」
「複合機の設定は面倒で困ってる！」
「複合機のことは、どこに聞けばいいの？」
今、この記事を読んでいる方は、上記のことについて知りたいと思っているのではないでしょうか。
ネットワーク接続や各種設定の手順はトラブルが発生したときが大変だったり、複合機のネットワーク接続や設定は、台数が増えるほど結構面倒だったりするものです。
とくに複合機の初期設定の解説が、もっと簡単で分かりやすい説明だったらと思ったことはありませんか？
本記事では、下記のお悩みについて、基本的なネットワーク接続方法や設定手順を分かりやすく解説しています。
- 複合機とネットワーク接続する方法
- 複合機とネットワーク接続後の各種初期設定
- 複合機のネットワーク接続時に困ったらどうすればいい？
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機とネットワーク接続する方法を紹介！
複合機とネットワーク接続すると聞くだけで、もう既に見るのも嫌になった人もいるのではないでしょうか。
なぜなら取扱説明書には、基本の情報や専門用語の説明が書かれていないことがほとんどで、初めて設定する方にとってはとてもハードルが高く感じやすいからです。
1台のパソコンを1台の複合機と接続するだけならまだしも、オフィスや事務所の移転などのレイアウト変更や、複合機を増やしたり入れ替えしたりする場合など、ネットワーク接続の設定を1からやり直す必要があるので、作業が複雑になり「もうやりたくない」と嫌になってしまうのです。
そもそも、専門的な知識が全くない初めての方にとっては、何から始めればよいのかさえも分からない方もいることでしょう。
ここでは、そんな方向けに基本的なネットワーク接続の仕方について解説しています。
まず最初にパソコンと複合機を接続する方法は1つだけではありません。
これから設置を検討しているオフィスや作業場の環境にあった接続方法を、まず考える必要があります。
そして、自社の状況にあった接続方法は何かを確認することが大事です。
これから、複合機とネットワーク接続する方法を4つのケースに分けて紹介します。
貴社のオフィスや作業場にあう接続方法を考えてみてください。
上記についてそれぞれ詳しくみていきましょう。
『USBケーブルでネットワーク接続する』
最初に、1番簡単な接続方法を説明します。
USBケーブルを使ったネットワーク接続です。
そもそも、USBとは「Universal Serial Bus（ユニバーサルシリアルバス）」の略です。
USBはパソコンから周辺機器をつなぐための規格で、ほとんどのパソコンにはこのUSBコネクターをつなぐポートがあります。
USBケーブルを利用し、複合機とパソコンにあるそれぞれの差し込み口（USBポート）に、USBケーブル（USBコネクター）を差し込むだけで接続が完了します。
接続完了後、複合機のドライバーソフトをパソコンにインストールすれば、すぐに印刷ができるようになるため簡単です。
また、複合機とパソコンはUSBケーブルで直接接続されているので、インターネットの接続がなくても、印刷ができるというメリットがあります。
つまり、インターネットのネットワークの不良や通信障害がなくても問題がないということです。
しかし、デメリットもあるため注意が必要です。
複合機の場所はパソコンからUSBケーブルが届く範囲となるため、設置場所や使い方にも制限が付きます。
また、複合機やパソコンに適応したUSBケーブルを用意する必要があります。最近ではUSBのコネクタの種類が色々あるため、パソコンや複合機にあった端子規格のケーブルを購入する必要もあります。
USBケーブルで複合機をつないで印刷するケースとしては、小規模の事務所や自宅兼作業場など複合機を1台しか設置をしないという場合が好ましく、大きなオフィスなどでは向かないでしょう。
どうしてもUSBケーブルでの印刷をしたいとなれば、印刷用に専用のパソコンを準備して複合機につなげるなどの工夫が必要です。
『有線LANでネットワーク接続する』
USB接続は自宅兼作業場など、1人で仕事するようなシチュエーションに向いた接続方法ですが、複数人のスタッフが同時にオフィスで作業を行うような現場では、USBケーブルではなく有線LAN接続が向いているといえるでしょう。
有線LANを使用してネットワーク接続する場合の接続方法としては、ルーターとハブに対して有線でLANケーブルをつなぎ、ハブから複合機や人数分のパソコンを接続する方法が最も使われる方法です。
モデムと有線ルーターを接続し、インターネットにつなぎます。
最近のルーターにはハブの機能が内蔵されているものが多くあり、そこから複合機とパソコンをLANケーブルでつなげば、印刷ができるようになります。
複数人が同時に複合機を使って印刷をする場合に使われる、基本のネットワーク接続といえるでしょう。
有線接続のためケーブルが届く範囲までという配線のデメリットはありますが、分配するハブの数を増やすことで物理的に問題は回避できます。
しかし、配線が増えたりフロアの見た目も悪くなったりすることで、ケーブルが邪魔といった問題が起こることも考慮し、継続する場合はオフィスのレイアウトを配線の仕方と合わせて考える必要がある場合もあります。
逆によい点として、有線を使用したケーブル接続のため、安定した通信が得られることがメリットといえます。
接続するパソコンの台数にもよりますが、規模が大きくなると複雑な配線となり作業が大掛かりになるため、専門業者に依頼し、コストや作業時間などを事前に計算した上で導入を検討することをおすすめします。
『無線LANでネットワーク接続する』
次に、無線LANでネットワーク接続する方法です。
無線LANとは有線LANケーブルの代わりに、インターネットのWi-Fi環境を利用してネットワーク接続する方法です。
つまり、複合機とパソコンをつなぐケーブルは不要ですが、無線を使用するため、必ずインターネットの環境が必要となります。
USBケーブルや有線LANケーブルでは安定した通信接続がされると前述しましたが、無線LANによるネットワーク接続は、ネットワーク環境により有線に比べれば安定感は劣ります。
無線LANでのネットワーク接続の場合、電波の届く範囲であればどこからでも複合機の使用が可能で、有線ケーブルがなくなるためオフィスの配線はスッキリとし、特殊な形状のフロアや複合機の配置を考える際にケーブル配線の目線で考える必要もありません。
物理的にケーブルがなく見た目もスマートで、Wi-Fi接続によりどこからでもつながるという利便性と手軽さが、無線LANでのネットワーク接続が好まれる理由でもあります。
また、パソコン以外にスマートフォンやタブレットから複合機へアクセスができるため、 資料の作成やデータ印刷を素早くすることもメリットとなるでしょう。
よい点ばかりをお伝えしましたが、インターネットの障害やWi-Fiのトラブルなどがあった場合の対応は、知識のあるスタッフがいなければ解消するのに手間がかかる可能性もあります。
また、インターネットの障害時には、一斉に業務が止まる可能性も考えておかなければいけないため注意が必要です。
『Bluetoothでネットワーク接続する』
次に紹介する接続方法は、Bluetooth（ブルートゥース）によるネットワーク接続です。
Bluetoothとは、近距離の機器との通信に使用する無線通信技術の1つで、Wi-Fiとは有効範囲と通信速度の違いがあります。
Bluetooth接続にはもちろん有線のケーブルは不要で、ルーターの設置もいらないため、気軽にネットワーク接続ができます。
Wi-Fiのように広範囲でネットワーク接続ができないデメリットはあるものの、気軽に近距離での接続ができる点では、Bluetoothの接続もおすすめです。
ちなみに有効範囲は約10mぐらいと言われています。
大規模なオフィスには向きませんが、個人や少人数、マウスの接続など限定的な作業などに使用する接続方法になります。
複合機とネットワーク接続後の各種初期設定の方法を解説！
ここまで、ネットワーク接続の方法を4つ紹介してきましたが、複合機とネットワーク接続が完了しても複合機で印刷をすることはできません。
複合機を使用する前に、複合機側の初期設定の作業が必要です。
複合機の初期設定には専門的な用語や手順があるため、ある程度の知識は必要ですが、最低限の手順さえ知っておけば難しい部分もあります。
しかし、初心者でも基本的には設定は可能です。
繰り返しになりますが、初期設定をしなければ有線ケーブルや無線でネットワークをつないでも、印刷をすることはできないのです。
ここでは、ネットワーク接続後の初期設定について、順を追って解説しています。
- 基本の初期設定
- 複合機の印刷設定
- 複合機のスキャンやFAXの設定
それぞれ詳しくみていきましょう。
『基本の初期設定』
まず最初に、複合機側で行うIPアドレスの設定について説明します。
IPアドレスとは言葉の通り、ネットワーク上にある機器に割り当てられた所在地のようなものです。
つまり、IPアドレス（Internet Protocol addressの略）とは、簡単にいうとネットワーク上の機器を識別する番号のこと。例えると、相手の住所（複合機の示す番号）が分からなければ、データを送る宛先が分からないことになってしまいます。
このIPアドレスが送り先の場所を示すことで、送りたいデータをどこの複合機に送るのかが分かり印刷できるようになります。
IPアドレスを設定するということは、初期設定では必要不可欠な設定といえます。
では最初に、IPアドレスの種類を2つ紹介します。
IPアドレスは大きく分けて、下記のように次の2つに分類されます。
- プライベートIPアドレス
- グローバルIPアドレス
プライベートIPアドレスとは、オフィスや自宅など特定の範囲や場所で限定的に使用するIPアドレスのことで、ローカルIPアドレスとも呼ばれています。
基本的に会社などで使用する場合は、社内LANのような規模の小さいネットワーク内のユーザーだけが使用するローカルIPアドレスを使います。
グローバルIPアドレスは、インターネットを使用する際に割り振られたIPアドレスで、プライベートIPアドレスとは違いセキュリティが無防備な側面があります。
そのため、会社などの職場では基本的に使用しないことが大半です。
次に、IPアドレスの取得についてですが、自動設定と手動設定の2種類の設定方法があります。
自動設定とは、複合機とルーターを接続したタイミングで自動的にIPアドレスが付与される方法のこと。作業は簡単ですが、ルーターの再起動などでIPアドレスが勝手に変更されてしまい、再度設定が必要になる可能性があります。
逆に手動設定ではIPアドレスを手動で設定するため、設定作業に時間はかかりますがその分、固定されたIPアドレスのため再起動などで勝手に別のIPアドレスへ切り替わることを回避可能です。
設定に時間はかかりますが、手動設定することをおすすめします。
複合機によっては初回出荷時には自動設定となっているケースがあります。
そのため、初期設定時には設定が自動設定のままになっていないか確認が必要です。
基本的に、IPアドレスの設定などについては複合機を設置する専門業者が行う作業のため気にする必要はありませんが、個人で設置をした場合などは認識しておくべきであり注意も必要です。
専門業者に依頼すると細かな設定までやってくれるため、実はとてもお得で便利です。
それでは最後に、IPアドレスの設定の例をご紹介します。
設定はメーカーによって方法が違うため、詳しくは設置するメーカーの設定方法を必ず確認ください。
ちなみに、複合機についてのお問合せから契約、設置から細かな設定まで専門業者に依頼すれば作業は簡単に済みます。
複合機のことに関するお問合せは、株式会社じむやまでお気軽にご連絡ください。
『IPアドレスの設定手順』
それでは、IPアドレスの設定方法の主な手順です。
- 複合機のIPアドレスは、本体にある操作パネルから設定や変更を実施
- システム設定などのボタンから、設定を開始（システム管理者のログインなどが求められるケースがあります）
- ネットワーク設定ボタンからTCP/IP設定ボタンやIPv4ボタンを押下し、IPアドレスの確認・変更ボタンからIPアドレスの入力
- IPアドレスを設定し終了
以上、簡単な流れになりますが、実際に初めて設定するとなった場合、かなり時間がかかる可能性もあります。
そのため、自信がなく難しいと思う場合は何度も言いますが、専門業者に設定まで依頼する方が手軽に済みます。
『複合機の印刷設定』
次に、複合機の印刷設定です。
事前準備としてパソコンには、プリンタードライバーを忘れずインストールしておいてください。
そして、インストールが完了すればパソコンと複合機をつなぎます。
接続方法は有線でも無線でも問題ありません。
最後に、パソコン側で接続した複合機の印刷設定を行い、準備は完了です。
次に、用紙サイズや給紙トレイの設定を行います。
機種によって若干の設定方法が異なりますが、プリンタードライバーの設定から変更が可能です。
デフォルトで自動的に最適な設定になっている場合もあるため、初回の設定時に確認しておいてください。
その他にも製本や両面印刷・ソート設定など、メニューから設定することができます。
用途に合った設定を実施してください。
『複合機のスキャンやFAXの設定』
スキャン設定については、事前にパソコン側で共有フォルダを作成しておく必要があります。
設定が終わっていれば、次に複合機側でする作業はパソコンで作成した共有フォルダにアクセスする設定をするだけで済みます。
また、FAXの設定は電話回線の接続と外線発信番号の設定、最後にどのようにFAXを受信するかを決める設定の順に設定を進めます。
機種によって設定方法が異なるため、例を紹介しました。
複合機のネットワーク接続時に困ったらどうすればいい？
ここまで、複合機のネットワーク接続と接続後の初期設定について前述してきましたが、 ネットワーク接続や初期設定については、マニュアルを参考に手順通り作業を行えばそれほど難しい作業ではありません。
しかし、急にネットワーク障害で接続ができなくなり、複合機で印刷が出来ない場合など、予期せぬ事態が発生し接続ができなくなった場合が、1番不安なことではないでしょうか。
とくに、何が理由で接続エラーになっているのか不明なときに、その問題を切り分けたり解決する対処方法や解決方法を知っていれば慌てることはありません。
ここでは、ネットワーク接続時や困った時の確認方法や対処方法について解説しています。
『ネットワークの問題が発生したときの対処方法』
まず最初に考えなければならないことは、原因がどの部分にあるのかということです。
ネットワーク接続といっても、問題が起こっている箇所を見つけて原因の特定をすることは、問題を素早く問題を解決する手がかりとなるでしょう。
今起こっている状況を冷静に把握し、問題がどこなのか特定するため、すべての要因を考えなければなりません。
次にあげる内容は、問題が起こった際に原因を切り分けるためのチェック項目です。
複合機で印刷が出来ない場合を想定し、次の5項目について確認をしてみてください。
複合機の状態を確認
まず、印刷が出来ない問題が起こったときは、最初に複合機の状態を確認しましょう。
実は電源がOFFになっていることが意外とあります。
次に、複合機の状態を確認します。
パネルにエラー表示がでていないか？給紙の紙詰まりが発生していないか？インクのトナーが切れてはないか？など、チェックすべき項目は意外とあるため注意が必要です。
ケーブル線の確認
次に、ケーブル線の接続状態を確認します。
USBケーブルやLANケーブルなど有線ケーブルが抜けている、もしくは差し込み口が間違っていないかをチェックしてください。
もちろん、ルーターやハブ、モデムの抜けやケーブル線の差し間違いも確認します。
ネットワークの接続状況を確認
電源やエラーの有無、ケーブルの抜け、差し間違いなどの問題がなければ、複合機側のネットワーク接続異常をチェックしてください。
もし異常があれば、IPアドレスが正しく割り振られているか確認しましょう。
ドライバーインストールの状況確認
プリンタードライバーのインストールの状況をチェックしてください。
パソコンのOSをアップデートしたときなど、プリンタードライバーを再インストールする必要があります。
オフィスや作業場内のネットワーク確認
最後に社内のネットワークの問題です。
通信問題の場合、障害が発生している場合もあります。
上記の場合は、物理的な問題が原因ではないため、障害の復旧を待つしかないかもしれません。
焦らず原因を切り分けることで、困ったときにも冷静に対処することが可能です。
『専門業者へ依頼する方法』
ここまで、ネットワーク接続方法や複合機の初期設定方法をみてどのように感じたでしょうか。
実際のところ、複合機のエラーやネットワークに問題が発生した場合は、原因を切り分けることはできないという方も少なくありません。
「言葉では簡単そうだけど、実際に作業するとでは話が違う」
「1人でできるか実は心配」
「正直、詳しい人にやってもらいたい」
そう思った方も多いかも知れません。
しかし、考えることは皆さんも同じです。
専門的な知識を持ったスタッフがいる、専門業者にお任せするのが一番安心で簡単。それでは、どうして相談したり、依頼しようとしないのでしょうか。
簡単なことです。どこに相談すればいいのか分からないからです。
株式会社じむやでは、複合機における設置相談など複合機に関するお悩みにすぐに対応できます。
さいごに｜複合機をネットワーク接続しよう！
今回は、複合機とネットワーク接続をする方法と初期設定の方法、問題が発生した時に行う確認方法と手順、注意点など解説してきました。
複合機の初期設定やネットワーク接続については、やり方次第では知識が少ない人でも作業することは可能かもしれません。
しかし、その後のメンテナンスやアフターフォロー、そもそも複合機に関する契約に至るまでの手続きなど、一環してお願いできる窓口があればが簡単で便利ですよね。
そして、今検討されている複合機の設置や移設、増設やレイアウト変更などオフィスや作業場に問題があるのなら、この記事が少しでも問題の手助け・参考となれば幸いです。
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